Anh chị cho em hỏi, công ty chưa xuất chứng từ khấu trừ thuế năm 2024 cho cộng tác viên, vậy giờ có thể xuất trước chứng từ khấu trừ cho phần thuế thu nhập cá nhân tháng 4, 5, 6 năm 2025 cho cộng tác viên rồi sau đó mới xuất chứng từ cho phần thuế thu nhập cá nhân quá khứ có được không ạ?

Công ty Luật ACC xin gửi đến quý khách hàng thông tin tư vấn pháp lý liên quan đến câu hỏi về việc xuất chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho cộng tác viên theo quy định pháp luật mới nhất năm 2025. Dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành, chúng tôi sẽ giải đáp chi tiết về khả năng xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho các tháng trong năm 2025 trước, sau đó bổ sung chứng từ cho năm 2024.

1. Quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

1.1. Khái niệm và vai trò của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu pháp lý ghi nhận thông tin về khoản thuế TNCN đã khấu trừ từ thu nhập của người lao động hoặc cộng tác viên, do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp theo yêu cầu. Theo Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 1/6/2025), chứng từ này có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, đảm bảo minh bạch và là cơ sở để người lao động quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong việc chứng minh số thuế đã khấu trừ, hỗ trợ người lao động kiểm tra mức thuế phải nộp và đảm bảo quyền lợi khi quyết toán thuế. Đây cũng là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân tự quyết toán, theo Phụ lục I, Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

1.2. Thời điểm lập và cấp chứng từ

Theo Khoản 2, Điều 25, Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại thời điểm khấu trừ hoặc khi người lao động yêu cầu. Với chứng từ điện tử, chữ ký số được sử dụng để đảm bảo tính pháp lý, theo Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Quy định này không giới hạn việc cấp chứng từ theo thứ tự thời gian, nghĩa là không bắt buộc phải cấp chứng từ cho kỳ trước (2024) trước khi cấp cho kỳ sau (2025).

2. Khả năng xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho năm 2025 trước 2024

2.1. Tính hợp pháp của việc xuất chứng từ không theo thứ tự thời gian

Câu hỏi đặt ra là liệu công ty có thể xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho các tháng 4, 5, 6 năm 2025 trước, sau đó mới xuất chứng từ cho năm 2024. Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, không có điều khoản nào cấm xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho kỳ sau trước khi hoàn tất chứng từ cho kỳ trước. Tuy nhiên, công ty cần đảm bảo rằng việc khấu trừ thuế đã được thực hiện đúng quy định tại thời điểm trả thu nhập, và chứng từ phản ánh chính xác số thuế đã khấu trừ.

Việc xuất chứng từ cho các tháng 4, 5, 6 năm 2025 trước là khả thi nếu công ty đã thực hiện khấu trừ thuế TNCN cho các khoản thu nhập của cộng tác viên trong các tháng này. Sau đó, công ty có thể bổ sung chứng từ cho năm 2024, miễn là các chứng từ này được lập đúng mẫu (Mẫu số 03/TNCN, Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và đáp ứng các yêu cầu về thông tin như ngày tháng lập, mã số thuế, số thuế khấu trừ, và chữ ký số (nếu là chứng từ điện tử).

2.2. Lưu ý khi xuất chứng từ muộn cho năm 2024

Việc xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho năm 2024 muộn hơn (sau khi đã xuất chứng từ cho năm 2025) không vi phạm pháp luật, nhưng cần tuân thủ các điều kiện sau:

• Tính chính xác: Chứng từ phải phản ánh đúng số thuế đã khấu trừ trong năm 2024, dựa trên thu nhập chịu thuế của cộng tác viên.
• Thời hạn quyết toán thuế: Theo Khoản 2, Điều 44, Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2024 cho cá nhân tự quyết toán là ngày 5/5/2025 (do ngày 30/4/2025 trùng kỳ nghỉ lễ). Công ty cần cấp chứng từ kịp thời để cộng tác viên hoàn thành quyết toán.
• Trách nhiệm của công ty: Nếu công ty không cấp chứng từ đúng hạn theo yêu cầu của cộng tác viên, cơ quan thuế có thể sử dụng dữ liệu nội bộ để xử lý quyết toán mà không yêu cầu chứng từ, theo Khoản 1, Điều 32, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, điều này không miễn trừ trách nhiệm của công ty trong việc cung cấp chứng từ khi được yêu cầu.

3. Quy trình thực hiện và trách nhiệm của công ty

3.1. Quy trình xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Để xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cả năm 2024 và 2025, công ty cần thực hiện các bước sau:

1. Kiểm tra dữ liệu khấu trừ thuế: Rà soát số thuế TNCN đã khấu trừ từ thu nhập của cộng tác viên trong các kỳ tương ứng (2024 và các tháng 4, 5, 6 năm 2025).
2. Lập chứng từ: Sử dụng Mẫu số 03/TNCN, điền đầy đủ thông tin như tên tổ chức, mã số thuế, số thuế khấu trừ, và ký số (đối với chứng từ điện tử).
3. Cấp chứng từ: Gửi chứng từ cho cộng tác viên qua email, hệ thống điện tử, hoặc bản giấy nếu được yêu cầu.
4. Lưu trữ và báo cáo: Lưu trữ chứng từ theo quy định và báo cáo với cơ quan thuế khi cần thiết, đặc biệt trong trường hợp thanh tra.

3.2. Trách nhiệm pháp lý của công ty

Công ty có nghĩa vụ cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng hạn và chính xác theo yêu cầu của cộng tác viên. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu công ty không thực hiện đúng, có thể bị xử phạt hành chính về hành vi vi phạm quy định quản lý thuế. Ngoài ra, công ty cần chuyển dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 34b, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, để đảm bảo tính minh bạch.

4. Lời khuyên từ Công ty Luật ACC

4.1. Đề xuất giải pháp

Để tránh rủi ro pháp lý, Công ty Luật ACC khuyến nghị công ty nên:

• Ưu tiên cấp chứng từ đúng hạn: Dù có thể xuất chứng từ cho năm 2025 trước, công ty nên hoàn tất chứng từ cho năm 2024 trước thời hạn quyết toán (5/5/2025) để hỗ trợ cộng tác viên.
• Sử dụng phần mềm quản lý thuế: Các phần mềm như MISA AMIS Thuế TNCN hoặc Fast e-Invoice có thể hỗ trợ lập và quản lý chứng từ điện tử, đảm bảo tuân thủ Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
• Tư vấn pháp lý: Tham khảo ý kiến từ các đơn vị tư vấn pháp lý như Công ty Luật ACC để đảm bảo quy trình xuất chứng từ đúng quy định.

4.2. Lưu ý về chuyển đổi số

Từ ngày 1/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP yêu cầu sử dụng chứng từ điện tử và ngừng sử dụng chứng từ giấy còn tồn. Công ty cần chuyển đổi sang hệ thống chứng từ điện tử, đảm bảo tích hợp chữ ký số và kết nối với cơ quan thuế.

Công ty Luật ACC hy vọng rằng thông tin trên đã giải đáp rõ ràng câu hỏi của quý khách hàng. Việc xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho các tháng 4, 5, 6 năm 2025 trước, sau đó bổ sung cho năm 2024 là hoàn toàn khả thi, miễn là tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành. Quý khách hàng cần đảm bảo tính chính xác của chứng từ và thực hiện đúng thời hạn quyết toán để tránh rủi ro pháp lý. Nếu cần hỗ trợ thêm, Công ty Luật ACC luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng quý khách hàng.