Công ty em có sửa chữa lại một phần của văn phòng đi thuê, có lấy hóa đơn xi măng, gạch, trần thạch cao. Để được ghi nhận vào chi phí hợp lý thì có cần phải có hồ sơ dự toán, nghiệm thu công trình không? Mong anh chị tư vấn ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện ghi nhận chi phí sửa chữa văn phòng thuê

Chi phí sửa chữa văn phòng thuê được coi là chi phí hợp lý, được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng các điều kiện theo quy định tại khoản 2.7 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18 tháng 6 năm 2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10 tháng 10 năm 2014 và Thông tư số 117/2015/TT-BTC ngày 08 tháng 7 năm 2015).

Cụ thể, chi phí này phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, không vượt quá mức cần thiết và phải có chứng từ hợp pháp theo quy định về hóa đơn, chứng từ tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định quy định về hóa đơn, chứng từ. Nếu chi phí sửa chữa làm tăng giá trị tài sản cố định (TSCĐ) của bên thuê, phần tăng giá trị này phải được khấu hao và không được ghi nhận toàn bộ là chi phí ngay lập tức.

Hồ sơ cần thiết để ghi nhận chi phí

Để ghi nhận chi phí sửa chữa văn phòng thuê một cách hợp pháp và được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC và các quy định về hóa đơn tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Các hồ sơ chính bao gồm:

• Hợp đồng thuê văn phòng, trong đó quy định rõ quyền và nghĩa vụ của bên thuê đối với việc sửa chữa, sửa chữa nhỏ lẻ hoặc lớn (nếu hợp đồng cho phép bên thuê sửa chữa mà không cần sự đồng ý của bên cho thuê).
• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp từ nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa, ghi rõ nội dung sửa chữa, số lượng, đơn giá và thuế suất (nếu áp dụng thuế GTGT 10%).
• Biên bản nghiệm thu công trình sửa chữa hoặc biên bản bàn giao hoàn thành, ký xác nhận giữa bên thuê, nhà thầu sửa chữa và (nếu cần) bên cho thuê văn phòng, chứng minh chất lượng và phạm vi công việc thực hiện.
• Chứng từ thanh toán chi phí sửa chữa, bao gồm ủy nhiệm chi (chuyển khoản ngân hàng) hoặc phiếu chi tiền mặt kèm chữ ký người nhận, đảm bảo phù hợp với giá trị trên hóa đơn.
• Các tài liệu liên quan khác như báo giá, dự toán sửa chữa (nếu có) và ảnh chụp trước/sau sửa chữa để chứng minh tính hợp lý của chi phí, đặc biệt nếu cơ quan thuế kiểm tra sau này.

Việc lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo tính toàn vẹn, có thể kiểm tra được trong ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Nếu chi phí sửa chữa vượt quá 20 triệu đồng mỗi lần, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo khoản 3 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC.

Tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN, giảm thiểu phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019 (tương đương từ 2.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm). Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.