Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Tình huống pháp lý khi công ty không hoạt động và chứng thư chữ ký số (CKS) hết hạn
Khi công ty tạm ngừng hoạt động kinh doanh theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, cứng thư, thường là 1-3 năm tùy nhà cung cấp dịch vụ. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, CKS hết hạn sẽ không còn giá trị pháp lý để thực hiện giao dịch điện tử, dẫn đến khó khăn trong việc khôi phục hoạt động sau này, như nộp báo cáo thuế hoặc đăng ký lại kinh doanh.
Nghị định số 23/2025/NĐ-CP quy định tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử (CA) phải hỗ trợ gia hạn CKS ngay cả khi doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động, miễn là doanh nghiệp vẫn tồn tại pháp lý và không bị giải thể. Việc gia hạn giúp duy trì tính liên tục của các giao dịch điện tử, tránh rủi ro pháp lý khi sử dụng CKS hết hạn.
Điều kiện để gia hạn CKS
Để gia hạn CKS trong trường hợp công ty không hoạt động, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau theo Nghị định 23/2025/NĐ-CP:
- Doanh nghiệp vẫn đang tồn tại hợp pháp, chưa bị giải thể hoặc phá sản theo Luật Doanh nghiệp 2020.
- Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Không có tranh chấp hoặc khiếu nại liên quan đến CKS hiện tại từ cơ quan nhà nước hoặc bên thứ ba.
- Thanh toán đầy đủ phí gia hạn theo quy định của nhà cung cấp CA, thường dao động từ 1.500.000 đồng đến 3.000.000 đồng tùy loại CKS (USB Token hoặc đám mây).
Hồ sơ cần chuẩn bị để gia hạn
Hồ sơ gia hạn CKS được quy định chi tiết tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP, bao gồm các tài liệu sau:
- Đơn đề nghị gia hạn chứng thư chữ ký số (theo mẫu của nhà cung cấp CA).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (không cần công chứng nếu nộp trực tuyến).
- Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đại diện pháp luật (bản sao có chứng thực trong vòng 6 tháng).
- Hợp đồng dịch vụ chữ ký số hiện tại hoặc thông báo hết hạn từ CA.
- Giấy ủy quyền nếu người nộp không phải đại diện pháp luật.
Quy trình gia hạn CKS
Quy trình gia hạn CKS được thực hiện theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và Nghị định 23/2025/NĐ-CP, thường mất từ 3-7 ngày làm việc. Doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến qua cổng thông tin của CA hoặc trực tiếp tại văn phòng.
Bước 1: Kiểm tra và chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp kiểm tra thời hạn hết hạn của CKS qua phần mềm quản lý hoặc liên hệ nhà cung cấp CA (như VNPT-CA, BKAV-CA). Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, đảm bảo tính chính xác để tránh từ chối. Nếu công ty tạm ngừng hoạt động, cần xác nhận tình trạng qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Bước 2: Nộp hồ sơ gia hạn
Nộp hồ sơ trực tuyến qua website của CA hoặc trực tiếp tại trụ sở. CA sẽ xác minh thông tin doanh nghiệp qua hệ thống dữ liệu quốc gia. Phí gia hạn phải được thanh toán trước hoặc sau khi nộp, tùy quy định của từng CA.
Bước 3: Xác thực và cấp mới CKS
CA tiến hành xác thực hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu hợp lệ, CA sẽ cấp chứng thư mới và gửi thiết bị CKS (nếu là USB Token) hoặc kích hoạt trực tuyến. Doanh nghiệp kiểm tra và kích hoạt CKS trên hệ thống để sử dụng ngay.
Bước 4: Theo dõi và lưu trữ
Sau khi nhận CKS mới, doanh nghiệp lưu trữ chứng thư cũ và cập nhật thông tin vào hệ thống nội bộ. Nếu có khiếu nại, liên hệ CA trong vòng 30 ngày theo quy định tại Nghị định 23/2025/NĐ-CP.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình gia hạn giúp doanh nghiệp tránh gián đoạn hoạt động sau khi khôi phục, đồng thời đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch điện tử theo Luật Giao dịch điện tử 2023. Điều này giảm thiểu rủi ro phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng nếu sử dụng CKS hết hạn trong giao dịch nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận