Anh chị cho em hỏi chút, công ty em trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Giám đốc và vợ thường xuyên chuyển từ tài khoản cá nhân sang tài khoản công ty để trả nợ nhà cung cấp và nhập hàng. Mình hạch toán vào tài khoản nào ạ, em tính đưa vào ba ba tám tám mà không thấy có chuyển từ công ty sang tài khoản cá nhân giám đốc và vợ. Nên nó cứ treo mãi. Mong anh chị chỉ giáo giúp.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Bản chất giao dịch chuyển tiền từ cá nhân sang công ty

Giao dịch chuyển tiền từ tài khoản cá nhân của Giám đốc và vợ vào tài khoản công ty để trả nợ nhà cung cấp hoặc nhập hàng được xem là khoản vay tạm thời hoặc tạm ứng từ cá nhân (chủ sở hữu hoặc người liên quan) cho doanh nghiệp. Theo Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, Giám đốc là người đại diện theo pháp luật và có quyền quyết định các giao dịch tài chính, nhưng phải đảm bảo tính minh bạch để tránh nhầm lẫn với vốn góp hoặc thu nhập cá nhân. Luật Kế toán 2015 (Điều 6) yêu cầu ghi nhận giao dịch dựa trên bản chất kinh tế thực tế, không phải hình thức bề ngoài, nhằm phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu không có hợp đồng vay hoặc biên nhận rõ ràng, giao dịch này có thể bị cơ quan thuế kiểm tra và điều chỉnh, dẫn đến rủi ro về thuế thu nhập cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Xem thêm: Em vào phần nào để nộp thêm danh sách cá nhân đóng thuế theo quý năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu ạ!

Hạch toán kế toán phù hợp

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp), khoản tiền nhận từ cá nhân Giám đốc và vợ không nên hạch toán trực tiếp vào TK 3388 (Phải trả, phải nộp khác) nếu không có chứng từ chứng minh nghĩa vụ trả lại cụ thể, vì TK này dùng cho các khoản phải trả không xác định thời hạn hoặc không phải vay. Thay vào đó, cần phân loại dựa trên thời hạn và bản chất:

• Nếu là khoản vay ngắn hạn (dưới 12 tháng) để chi trả tạm thời: Ghi Nợ TK 112 (Tiền gửi ngân hàng) hoặc TK 111 (Tiền mặt) với giá trị nhận được; Có TK 341 (Vay và nợ thuê tài chính ngắn hạn) để phản ánh nghĩa vụ trả nợ cho cá nhân. Đồng thời, khi sử dụng tiền để trả nhà cung cấp, ghi Nợ TK 331 (Phải trả cho người bán); Có TK 112/111.
• Nếu là khoản tạm ứng từ chủ sở hữu (vì Giám đốc là đại diện chủ sở hữu trong TNHH một thành viên): Có thể ghi Nợ TK 112/111; Có TK 4182 (Nguồn vốn đầu tư của chủ sở hữu) nếu coi như đầu tư tạm thời, nhưng phải điều chỉnh sau khi hoàn trả để tránh làm sai lệch vốn chủ sở hữu theo Điều 35 Luật Doanh nghiệp 2020.
• Đối với khoản từ vợ Giám đốc (người liên quan): Phải tách riêng, sử dụng TK 338 (Phải trả người bán hoặc khác) với mã con phù hợp (ví dụ: 3387 – Kinh phí công đoàn, nhưng ưu tiên 3388 chỉ khi không phải vay), và lập hợp đồng vay nội bộ để chứng minh, tránh bị coi là giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.

Việc hạch toán vào TK 3388 mà không có chuyển khoản ngược từ công ty sang cá nhân dẫn đến số dư treo là do thiếu chứng từ hoàn trả, vi phạm nguyên tắc đối ứng kép trong kế toán (Điều 7 Luật Kế toán 2015). Để xử lý, doanh nghiệp cần lập biên bản đối chiếu công nợ với cá nhân, điều chỉnh số dư cuối kỳ bằng cách ghi nhận lãi vay nếu có (theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Điều 18), hoặc hoàn trả thực tế để xóa treo.

Xem thêm: Năm hai nghìn không trăm hai mươi lăm thì cửa hàng bán điện thoại của chúng tôi được đứng tên của chồng em. Và cửa hàng giày chỉ bán online tại nhà cũng được đứng tên của chồng em nhưng sang năm hai nghìn không trăm hai mươi sáu. Giờ em muốn tách riêng ra hai hộ kinh doanh khác nhau vì em không bán giày nữa chỉ có chồng em bán thôi. Hai địa chỉ tại hai cơ sở khác nhau. Hai mặt hàng khác nhau. Chồng em có lên đóng giấy phép kinh doanh lại thì cán bộ thuế tại khu vực báo nếu để người nhà là em mà lại đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa điểm chồng em vừa hủy giấy phép kinh doanh thì có nguy cơ vi phạm lách thuế. Nhưng bây giờ em muốn tách riêng để quản lý rõ ràng, cũng như kê khai thuận tiện. Và thực tế chúng tôi không tham gia vào công việc kinh doanh của nhau. Nếu gộp chung vào như vậy rất bất cập cho hai vợ chồng. Em gọi hotline thuế thì họ bảo tách được. Mà cán bộ thuế tại khu vực thì lại dọa. Giờ em phải làm sao nhỉ.

Rủi ro và khuyến nghị tuân thủ

Nếu tiếp tục treo số dư mà không điều chỉnh, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung) về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán. Khuyến nghị lập hợp đồng vay tiền bằng văn bản (theo Bộ luật Dân sự 2015, Điều 463) giữa công ty và cá nhân, kèm biên nhận chuyển khoản, để làm cơ sở hạch toán và kê khai thuế. Đồng thời, kiểm toán nội bộ định kỳ để đảm bảo tuân thủ Thông tư 99/202/TT-BTC, tránh rủi ro kiểm tra thuế.

Việc tuân thủ đúng quy định kế toán giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác tình hình tài chính, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quản lý dòng tiền. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.