Dạ cho em hỏi, em là giáo viên tự do có nhận dạy thỉnh giảng tại nhiều trung tâm ngoại ngữ khác nhau, mỗi nơi họ đều trừ 10% thuế TNCN của em trước khi chi trả thù lao nhưng thực tế tổng thu nhập cả năm của em cộng lại vẫn chưa đến mức phải nộp thuế do em có giảm trừ gia cảnh cho hai con nhỏ, vậy bây giờ em muốn làm thủ tục xin hoàn lại số tiền thuế đã bị khấu trừ tạm tính đó thì em nên nộp hồ sơ tại chi cục thuế nơi em đăng ký hộ khẩu thường trú hay nơi em đang tạm trú ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân từ thu nhập thỉnh giảng

Cá nhân là giáo viên, giảng viên có thu nhập từ hoạt động dạy thỉnh giảng tại các trung tâm ngoại ngữ, trường học được xác định là thu nhập từ tiền lương, tiền công mang tính chất tiền thù lao, vãng lai.

• Cơ sở pháp lý điều chỉnh: Nghĩa vụ thuế và quyền hoàn thuế được điều chỉnh bởi Điều 2, Điều 19, Điều 20 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025
• Cơ chế khấu trừ và ngưỡng giảm trừ gia cảnh: Căn cứ theo quy định hiện hành, khi chi trả thù lao từ 2.000.000 đồng/lần trở lên cho giáo viên thỉnh giảng không ký hợp đồng lao động dài hạn, các trung tâm bắt buộc phải khấu trừ thuế TNCN 10% tại nguồn trên tổng thu nhập. Tuy nhiên, nghĩa vụ thuế thực tế của cá nhân trong năm chỉ phát sinh nếu tổng thu nhập chịu thuế sau khi trừ đi các khoản giảm trừ gia cảnh cho bản thân (11 triệu đồng/tháng, tương đương 132 triệu đồng/năm) và người phụ thuộc (4,4 triệu đồng/tháng/người cho các con nhỏ dưới 18 tuổi theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14) vượt qua ngưỡng chịu thuế. Do đó, nếu tổng thu nhập cả năm của cá nhân chưa đạt đến mức phải nộp thuế nhưng đã bị các trung tâm tạm trừ 10%, cá nhân đủ điều kiện thực hiện quyết toán để cơ quan thuế hoàn lại toàn bộ số tiền thuế đã nộp thừa này.

Thành phần hồ sơ quyết toán và đề nghị hoàn thuế TNCN quy chuẩn

Để cơ quan thuế phê duyệt lệnh hoàn trả dòng tiền nộp thừa, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh theo quy định mới nhất tại Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC, bao gồm (mỗi mục một dòng):

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân Mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
• Bản chính Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (hoặc bản giấy) do các trung tâm ngoại ngữ trích xuất và cấp cho cá nhân.
• Bản sao hợp lệ Giấy khai sinh của hai con nhỏ và Bản đăng ký người phụ thuộc theo Mẫu số 20/ĐK-NPT-TNCN (nếu chưa đăng ký mã số thuế cho con trước đó).
• Bản sao Hợp đồng giảng dạy thỉnh giảng hoặc Bảng kê chi tiết sao kê tài khoản ngân hàng thể hiện dòng tiền nhận thù lao (để phục vụ công tác đối chiếu chéo số liệu thu nhập).
• Bản sao Thẻ Căn cước công dân còn hiệu lực của người nộp thuế.

Xác định cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế năm 2026

Trái ngược với quy định cũ bó buộc tại nơi thường trú, Luật Quản lý thuế 2019 đã mở rộng tối đa quyền lợi về địa điểm nộp hồ sơ hoàn thuế nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người dân.

• Cơ sở pháp lý xác định địa điểm: Thực hiện theo hướng dẫn tại Điểm b Khoản 8 Điều 11 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
• Thẩm quyền tiếp nhận: Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công thỉnh giảng trực tiếp khai quyết toán với cơ quan thuế (thuộc diện không ký hợp đồng lao động tại đâu hoặc chỉ có thu nhập vãng lai bị trừ 10%), nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú. Cá nhân được quyền lựa chọn nộp tại Chi cục Thuế nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc Chi cục Thuế nơi đăng ký tạm trú (nơi có thẻ tạm trú hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú). Cơ quan thuế tại địa bàn tạm trú có đầy đủ thẩm quyền pháp lý để xử lý và ra quyết định hoàn thuế cho cá nhân.

Quy trình 3 bước kê khai và nhận tiền hoàn thuế trực tuyến năm 2026

Người nộp thuế thực hiện trọn vẹn quy trình hoàn thuế bằng phương thức điện tử qua các bước chuẩn hóa hành chính dưới đây:

Bước 1: Kê khai tờ khai quyết toán trực tuyến trên hệ thống thuế điện tử Cá nhân tiến hành sử dụng tài khoản giao dịch thuế điện tử đã được phê duyệt để đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn). Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn người nộp thuế lựa chọn chức năng kê khai trực tuyến Tờ khai Quyết toán thuế TNCN Mẫu số 02/QTT-TNCN, điền chính xác tổng thu nhập nhận được từ tất cả các trung tâm và số thuế 10% đã bị khấu trừ dựa trên các chứng từ giấy thu thập được. Người nộp thuế tích chọn mục giảm trừ gia cảnh cho bản thân và nhập thông tin của hai con nhỏ vào bảng kê người phụ thuộc để hệ thống tự động tính toán ra số thuế âm (số tiền nhà nước phải hoàn trả). Hệ thống sẽ tự động cấu hình và định tuyến cơ quan thuế tiếp nhận dựa trên việc người nộp thuế lựa chọn địa chỉ thường trú hay tạm trú của mình trong năm 2026.

Bước 2: Gửi hồ sơ điện tử đính kèm chứng từ khấu trừ gốc Sau khi hoàn thành việc nhập liệu và nhấn lệnh "Hoàn thành kê khai", hệ thống sẽ xuất file tờ khai định dạng XML để người nộp thuế ký số bằng mã OTP gửi qua điện thoại.Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn cá nhân tiếp tục thực hiện tải các tệp ảnh scan hoặc file PDF chứa chứng từ khấu trừ thuế 10% của các trung tâm và giấy khai sinh của con lên phần đính kèm chứng từ giải trình của cổng eTax. Người nộp thuế phải kiểm tra độ rõ nét của chứng từ điện tử để bảo đảm cán bộ thuế có thể đối chiếu trực quan với dữ liệu thu nhập đã được các trung tâm báo cáo tập trung trên hệ thống quản lý ngành thuế. Khâu nộp điện tử này giúp xác lập ngày tiếp nhận hồ sơ chính thức, làm căn cứ tính thời hạn giải quyết nghĩa vụ hoàn trả của cơ quan nhà nước.

Bước 3: Cơ quan thuế phê duyệt quyết định và Kho bạc giải ngân tiền hoàn Chi cục Thuế nơi tiếp nhận tiến hành phân công cán bộ rà soát hồ sơ, đối chiếu dữ liệu dòng tiền, thời hạn xử lý tối đa đối với diện hồ sơ hoàn thuế trước kiểm tra sau là 06 ngày làm việc kể từ ngày thông báo chấp nhận hồ sơ hợp lệ. Đoạn văn giải thích 3-5 dòng này hướng dẫn cơ quan thuế sau khi xác định hồ sơ chuẩn chỉnh sẽ ban hành Quyết định hoàn thuế thu nhập cá nhân gửi trực tiếp về hòm thư điện tử của người nộp thuế. Quyết định này được luân chuyển sang Kho bạc Nhà nước cùng cấp để thực hiện lệnh chi quỹ, chuyển tiền hoàn thuế trực tiếp vào số tài khoản ngân hàng cá nhân mà người nộp thuế đã đăng ký ở Bước 1. Quá trình giải ngân tiền hoàn được thực hiện minh bạch, người nộp thuế không phải trả bất kỳ khoản chi phí hành chính nào để nhận lại tiền của mình.

Việc tuân thủ quyết toán thuế giúp Anh/Chị tránh các chế tài phạt chậm nộp (từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm theo Điều 137 Luật Quản lý thuế 2019) và đảm bảo quyền lợi được hoàn thuế đầy đủ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.