Việc xác định danh tính chủ thể là bước khởi đầu mang tính quyết định trong mọi quy trình công chứng giao dịch. Nhằm bảo đảm tính xác thực, phòng ngừa rủi ro mạo danh và phù hợp với tiến trình số hóa quản lý dân cư, pháp luật đã có những điều chỉnh, chuẩn hóa rõ ràng về danh mục các loại giấy tờ tùy thân được chấp nhận khi lập hồ sơ công chứng. Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC sẽ phân tích toàn diện các loại giấy tờ tùy thân hợp pháp, điều kiện sử dụng cũng như cơ chế khai thác dữ liệu điện tử thay thế trong hoạt động công chứng hiện nay.
1. Yêu cầu pháp lý về xác thực nhân thân và xu hướng công nhận giấy tờ tùy thân
Căn cứ quy định tại Luật 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu chính xác thông tin nhân thân của người yêu cầu công chứng, người làm chứng và người phiên dịch trước khi thực hiện việc ký chứng nhận. Giấy tờ tùy thân là căn cứ vật lý hoặc dữ liệu pháp lý duy nhất để ghi nhận sự tồn tại, năng lực hành vi và tư cách chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch.
Cùng với sự phát triển của Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và ứng dụng định danh điện tử, khái niệm giấy tờ tùy thân trong hồ sơ công chứng không còn giới hạn ở các giấy tờ dạng thẻ cứng hay sổ giấy truyền thống. Việc kết nối dữ liệu trực tiếp giúp tối giản thủ tục nhưng đồng thời đòi hỏi khắt khe hơn về tính còn giá trị sử dụng và độ chính xác của thông tin nhân thân.
2. Danh mục các giấy tờ tùy thân dạng vật lý truyền thống được chấp nhận
Đối với các giao dịch thực hiện trực tiếp hoặc trình diện giấy tờ gốc, công chứng viên chấp nhận các loại giấy tờ tùy thân vật lý do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp theo khoản 11 Điều 1 Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng năm 2026.
- Thẻ Căn cước / Thẻ Căn cước công dân: Giấy tờ tùy thân cơ bản và phổ biến nhất của công dân Việt Nam, còn thời hạn sử dụng và thông tin, hình ảnh không bị mờ nhòe.
- Hộ chiếu Việt Nam còn giá trị: Được sử dụng thay thế thẻ Căn cước đối với công dân Việt Nam, đặc biệt là người Việt Nam định cư ở nước ngoài hoặc người chưa đổi thẻ Căn cước mới.
- Hộ chiếu nước ngoài và giấy tờ cư trú hợp pháp: Áp dụng đối với cá nhân là người nước ngoài, kèm theo thị thực, thẻ tạm trú hoặc giấy miễn thị thực còn thời hạn lưu trú tại Việt Nam.
- Giấy chứng minh sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp: Giấy tờ nhân thân chuyên biệt do ngành quân đội, công an cấp (trong các trường hợp pháp luật ngành có quy định riêng hoặc công nhận tương đương).
>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn thay đổi tên, trụ sở Văn phòng công chứng tại đây.
3. Sự xuất hiện của giấy tờ tùy thân điện tử và cơ chế khai thác dữ liệu
Sự bùng nổ của chuyển đổi số mang đến hình thức xác thực nhân thân hoàn toàn mới thông qua hệ thống định danh điện tử quốc gia.
- Tài khoản định danh điện tử VNeID mức độ 2: Thông tin Căn cước điện tử hiển thị trên ứng dụng VNeID mức độ 2 có giá trị pháp lý tương đương việc xuất trình thẻ Căn cước bản cứng.
- Khai thác trực tiếp từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: Công chứng viên tra cứu, đối chiếu thông tin nhân thân của công công dân trên hệ thống dữ liệu liên thông mà không bắt buộc nộp bản sao giấy.
- Mã số định danh cá nhân: Sử dụng để tra cứu toàn bộ thông tin về lai lịch, nhân thân, nơi cư trú và tình trạng hôn nhân đã được tích hợp trên Cơ sở dữ liệu tập trung.
- Căn cước điện tử cấp cho người gốc Việt Nam chưa xác định quốc tịch: Giấy tờ tùy thân đặc thù giúp nhóm đối tượng này tham gia các giao dịch dân sự, kinh tế hợp pháp tại Việt Nam.
>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng tại đây.
4. Điều kiện hợp lệ và các trường hợp giấy tờ tùy thân bị từ chối tiếp nhận
Không phải mọi giấy tờ tùy thân do người dân mang đến đều được công chứng viên chấp nhận đưa vào hồ sơ công chứng.
- Giấy tờ hết hạn sử dụng: Thẻ Căn cước, Hộ chiếu đã quá thời hạn lưu hành ghi trên giấy tờ tại thời điểm yêu cầu công chứng.
- Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa, hư hỏng: Văn bản bị rách nát, bong tróc, mờ ảnh, mờ số Căn cước hoặc có dấu hiệu bị can thiệp, chỉnh sửa thông tin.
- Giấy tờ không do cơ quan có thẩm quyền cấp: Sử dụng giấy tờ giả mạo hoặc các loại thẻ/giấy tờ nội bộ không có giá trị chứng minh nhân thân theo pháp luật dân sự.
- Thông tin nhân thân không thống nhất: Có sự sai lệch về họ tên, ngày tháng năm sinh, số định danh giữa giấy tờ tùy thân với giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu tài sản.
Sự sai lệch nhỏ về thông tin nhân thân hay việc sử dụng giấy tờ tùy thân hết hạn có thể khiến giao dịch công chứng bị ngưng trệ, gây ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ hợp đồng của khách hàng. Với kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực tư vấn và hỗ trợ thủ tục công chứng, Công ty Luật ACC sẽ hỗ trợ khách hàng rà soát tính hợp lệ của toàn bộ giấy tờ tùy thân, hướng dẫn khai thác dữ liệu VNeID/Cơ sở dữ liệu dân cư, tư vấn thủ tục điều chỉnh sai lệch thông tin và đại diện làm việc với tổ chức hành nghề công chứng để bảo đảm giao dịch diễn ra nhanh chóng, an toàn và đúng quy định pháp luật; hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được giải đáp thắc mắc chi tiết.
Để lại một bình luận