Mẫu giấy ủy quyền thay đổi trụ sở mới nhất

Giấy ủy quyền thay đổi trụ sở là tài liệu pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp ủy thác cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục hành chính khi di dời địa điểm kinh doanh, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tránh rủi ro pháp lý. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng, việc thay đổi trụ sở không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động mà còn liên quan đến đăng ký kinh doanh và thuế. Cùng Công ty Luật ACC khám phá để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn.

1. Khái niệm và vai trò của giấy ủy quyền thay đổi trụ sở

Giấy ủy quyền thay đổi trụ sở là văn bản pháp lý mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp lập ra để ủy quyền cho người khác thực hiện các thủ tục liên quan đến việc di dời địa chỉ trụ sở chính hoặc chi nhánh.

Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, văn bản này phải nêu rõ phạm vi ủy quyền, bao gồm việc nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Vai trò của nó đặc biệt quan trọng khi người đại diện không thể trực tiếp tham gia, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh.

Hơn nữa, giấy ủy quyền phải được lập thành văn bản, có chữ ký và dấu xác nhận của bên ủy quyền, đồng thời phù hợp với các điều kiện ủy quyền theo Luật Tổ chức Chính phủ năm 2025, nhấn mạnh trách nhiệm của người được ủy quyền trong việc thực hiện đúng phạm vi. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp sử dụng giấy ủy quyền thay đổi trụ sở để ủy thác cho luật sư hoặc nhân viên, tránh gián đoạn hoạt động khi trụ sở mới ở tỉnh khác.

>> Đọc thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty chi tiết

2. Mẫu giấy ủy quyền thay đổi trụ sở mới nhất

Mẫu giấy ủy quyền thay đổi trụ sở mới nhất được cập nhật theo các quy định hiện hành, đảm bảo tính pháp lý và dễ dàng sử dụng cho doanh nghiệp.

Biểu mẫu này bao gồm các thông tin cơ bản như thông tin bên ủy quyền, bên được ủy quyền, phạm vi công việc cụ thể liên quan đến thay đổi địa chỉ trụ sở, thời hạn ủy quyền và chữ ký xác nhận.

Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh mẫu để phù hợp với tình huống cụ thể, nhưng phải tuân thủ các yêu cầu về hình thức theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

>> Đọc thêm: Thủ tục thay đổi địa chỉ địa điểm kinh doanh chi tiết

3. Hồ sơ cần chuẩn bị khi sử dụng giấy ủy quyền thay đổi trụ sở

Để thực hiện thủ tục thay đổi trụ sở với giấy ủy quyền, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Các tài liệu chính bao gồm:

• Giấy ủy quyền thay đổi trụ sở gốc, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu công ty.
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành.
• Quyết định của chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên về việc thay đổi trụ sở.
• Hợp đồng thuê trụ sở mới hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa chỉ mới.
• Thông báo thay đổi đăng ký thuế nếu địa chỉ mới thuộc quản lý của cơ quan thuế khác, theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.

Hồ sơ phải được lập thành bộ, với giấy ủy quyền thay đổi trụ sở làm tài liệu cốt lõi để chứng minh quyền đại diện của người nộp. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng giúp tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại, đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.

4. Quy trình thực hiện thay đổi trụ sở với giấy ủy quyền

Quy trình thay đổi trụ sở sử dụng giấy ủy quyền thay đổi trụ sở được thực hiện theo các bước rõ ràng, dựa trên hướng dẫn tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần tuân thủ để đảm bảo tính hợp pháp và kịp thời cập nhật thông tin.

Bước 1: Lập và ký giấy ủy quyền thay đổi trụ sở

Người đại diện theo pháp luật lập văn bản ủy quyền, nêu rõ thông tin doanh nghiệp, địa chỉ cũ và mới, phạm vi ủy quyền bao gồm nộp hồ sơ và nhận kết quả. Văn bản phải được ký và đóng dấu, phù hợp với quy định tại Luật Tổ chức Chính phủ số 63/2025/QH15 về điều kiện ủy quyền. Sau đó, chuyển giao cho người được ủy quyền để chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Bước này thường mất 1-2 ngày, giúp xác định rõ trách nhiệm của các bên.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Người được ủy quyền tổng hợp hồ sơ theo danh sách đã nêu, sau đó nộp trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đăng ký. Hồ sơ phải kèm giấy ủy quyền thay đổi trụ sở để chứng minh quyền nộp thay. Thời gian xử lý hồ sơ là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT. Nếu hồ sơ thiếu, cơ quan sẽ thông báo bổ sung trong vòng 3 ngày.

Bước 3: Thông báo thay đổi với cơ quan thuế

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, người được ủy quyền nộp thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở tại Chi cục Thuế quản lý doanh nghiệp cũ trong vòng 10 ngày. Nếu thay đổi sang tỉnh khác, phải đăng ký lại với cơ quan thuế mới theo Thông tư 86/2024/TT-BTC. Hồ sơ bao gồm bản sao Giấy chứng nhận mới và giấy ủy quyền thay đổi trụ sở. Thời gian xử lý là 3-5 ngày làm việc, đảm bảo cập nhật mã số thuế kịp thời.

Bước 4: Nhận kết quả và cập nhật các thủ tục liên quan

Người được ủy quyền nhận kết quả từ Sở Tài chính, sau đó thông báo cho các cơ quan khác như ngân hàng, bảo hiểm xã hội nếu cần. Toàn bộ quy trình thường hoàn tất trong 7-10 ngày, tùy thuộc vào tính phức tạp. Việc sử dụng giấy ủy quyền thay đổi trụ sở giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, như phạt hành chính nếu chậm trễ thông báo.

Giấy ủy quyền thay đổi trụ sở đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo thủ tục diễn ra nhanh chóng và hợp pháp, giúp doanh nghiệp tránh các sai sót không đáng có. Để nhận hỗ trợ chuyên sâu từ mẫu đến tư vấn pháp lý, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn hoàn tất mọi thủ tục một cách hiệu quả nhất. Đừng chần chừ, hành động ngay để doanh nghiệp phát triển bền vững.