Tôi đang quản lý chuỗi cửa hàng và muốn dồn hết số hóa đơn mua hàng về một trung tâm để tiện kê khai thuế nhưng nhà cung cấp luôn xuất hóa đơn theo từng cửa hàng khiến tôi quản lý chồng chéo vậy tôi có được gom hóa đơn về một địa điểm hạch toán duy nhất không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về xuất hóa đơn từ nhà cung cấp

Theo quy định tại Điều 4 và Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm xuất hóa đơn theo từng lần giao dịch cụ thể, bao gồm thông tin về người mua, địa chỉ nhận hàng và các chi tiết liên quan.

Trong trường hợp chuỗi cửa hàng, nhà cung cấp thường xuất hóa đơn theo địa chỉ từng cửa hàng riêng lẻ để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với hợp đồng giao dịch. Việc này không thể thay đổi trực tiếp từ phía người mua, trừ khi doanh nghiệp đàm phán với nhà cung cấp để chỉ định một địa chỉ nhận hàng chung (nếu mô hình logistics cho phép), nhưng phải tuân thủ nguyên tắc hóa đơn phải phản ánh đúng thực tế giao dịch theo Điều 5 Luật Quản lý thuế số 2019.

Quy định về quản lý và hạch toán hóa đơn của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quyền tổ chức hạch toán kế toán theo mô hình phù hợp với quy mô hoạt động, bao gồm việc tập trung hóa đơn đầu vào về một trung tâm hạch toán duy nhất để kê khai thuế, miễn là đảm bảo tính toàn vẹn và traceability của chứng từ.

Theo Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải kê khai, nộp thuế dựa trên toàn bộ chứng từ hợp pháp, và có thể áp dụng hạch toán tập trung nếu đăng ký với cơ quan thuế về mô hình tổ chức kế toán (ví dụ: đơn vị chính và các đơn vị phụ thuộc). Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ quy định hóa đơn điện tử phải được lưu trữ và quản lý điện tử, cho phép doanh nghiệp sử dụng hệ thống phần mềm để tổng hợp hóa đơn từ các cửa hàng về một điểm trung tâm mà không làm thay đổi nội dung hóa đơn gốc.

Điều kiện để gom hóa đơn về một địa điểm hạch toán duy nhất

Doanh nghiệp được phép gom hóa đơn về một trung tâm hạch toán nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Đăng ký mô hình hạch toán tập trung với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp, theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP do để cơ quan thuế chấp nhận kê khai thuế thống nhất.
• Sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, cho phép truyền dữ liệu tự động từ các cửa hàng về trung tâm mà không cần vận chuyển vật lý, đảm bảo hóa đơn được lưu trữ ít nhất 10 năm theo Điều 30 của Nghị định này.
• Thiết lập quy trình nội bộ kiểm soát, ghi nhận hóa đơn theo từng cửa hàng nhưng tổng hợp cho mục đích kê khai, tránh tình trạng trùng lặp hoặc mất mát chứng từ, phù hợp với nguyên tắc kế toán theo Luật Kế toán 2015.

Nếu không đăng ký, việc tự ý gom có thể dẫn đến rủi ro khi kiểm tra thuế, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý, giảm thiểu sai sót kê khai thuế và tránh các rủi ro pháp lý. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong hạch toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.