Mọi người ơi cho em hỏi: Công ty em trích khoản tiền nhỏ để mua sữa, tã, bánh… làm từ thiện. Vậy thì em cần làm gì để được tính là chi phí hợp lý và em hạch toán như thế nào ạ. Em xin cảm ơn ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Phân tích chi phí từ thiện theo quy định pháp luật thuế

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hiện hành, cụ thể là Điều 9 Luật số 32/2013/QH13 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 71/2014/QH13) và Thông tư 78/2014/TT-BTC (được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí từ thiện có thể được coi là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện về tính hợp lý, hợp lệ và có đầy đủ chứng từ theo quy định. Đối với khoản chi mua sữa, tã, bánh… để làm từ thiện, doanh nghiệp cần đảm bảo các yêu cầu sau để khoản chi này được xem là chi phí hợp lý:

• Mục đích từ thiện, phúc lợi xã hội: Chi phí từ thiện phải phục vụ các hoạt động như hỗ trợ cộng đồng, người khó khăn, hoặc các chương trình phúc lợi xã hội được pháp luật công nhận.
• Chứng từ hợp lệ: Phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp (hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng) đứng tên doanh nghiệp cho các khoản mua sắm như sữa, tã, bánh… Ngoài ra, cần có biên bản bàn giao hàng hóa từ thiện, xác nhận của tổ chức nhận hoặc chính quyền địa phương (nếu có).
• Không thuộc khoản chi bị khống chế: Chi phí từ thiện không nằm trong danh mục các khoản chi không được trừ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, miễn là đáp ứng điều kiện về chứng từ và mục đích sử dụng.

2. Điều kiện để chi phí từ thiện được xem là chi phí được trừ

Để khoản chi mua sữa, tã, bánh… làm từ thiện được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện cụ thể như sau:

• Hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Các khoản chi phải có hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp, ghi rõ tên, mã số thuế, địa chỉ của doanh nghiệp. Nếu mua từ các cá nhân, tổ chức không xuất hóa đơn, cần lập bảng kê thu mua hàng hóa theo mẫu 01/TNDN (ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC).
• Biên bản bàn giao hàng hóa: Cần lập biên bản bàn giao hàng hóa từ thiện, trong đó ghi rõ nội dung, số lượng, giá trị hàng hóa, và có chữ ký xác nhận của bên nhận (tổ chức từ thiện, cá nhân, hoặc chính quyền địa phương). Nếu quyên góp trực tiếp cho cá nhân, cần có xác nhận của chính quyền địa phương hoặc tổ chức đoàn thể tại nơi nhận.
• Mục đích từ thiện rõ ràng: Doanh nghiệp cần chứng minh khoản chi phục vụ mục đích từ thiện, không phải chi phí phục vụ lợi ích cá nhân hay mục đích khác. Văn bản xác nhận từ tổ chức nhận hoặc chính quyền địa phương sẽ giúp củng cố tính minh bạch.
• Hạn mức chi phí: Theo quy định, chi phí từ thiện không bị khống chế về mức trần, nhưng phải hợp lý và phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Cơ quan thuế có thể kiểm tra tính hợp lý nếu chi phí này chiếm tỷ lệ lớn bất thường so với tổng chi phí.

3. Cách hạch toán khoản chi từ thiện

Việc hạch toán khoản chi mua sữa, tã, bánh… làm từ thiện cần tuân theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) và phù hợp với bản chất giao dịch. Dưới đây là hướng dẫn hạch toán:

Khi mua hàng hóa để làm từ thiện

Nếu mua bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, ghi nhận chi phí mua hàng vào tài khoản chi phí phù hợp, thường là tài khoản 641 (Chi phí bán hàng) hoặc 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp), tùy thuộc vào mục đích sử dụng:

• Nợ TK 641/642: Giá trị hàng hóa (chưa bao gồm thuế GTGT khấu trừ)
• Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn GTGT)
• Có TK 111/112: Tiền mặt/tiền gửi ngân hàng

Nếu hàng hóa là hàng tồn kho của doanh nghiệp, cần xuất kho trước khi bàn giao:

Nợ TK 641/642: Giá trị hàng hóa xuất kho

Có TK 156: Giá trị hàng tồn kho

Khi bàn giao hàng hóa từ thiện

Ghi nhận việc bàn giao hàng hóa thông qua biên bản bàn giao, không cần ghi sổ kế toán bổ sung nếu đã hạch toán chi phí khi mua hoặc xuất kho. Biên bản này sẽ là cơ sở để chứng minh khoản chi khi cơ quan thuế kiểm tra.

Lưu ý về thuế GTGT: Nếu doanh nghiệp sử dụng hàng hóa để làm từ thiện, thuế GTGT đầu vào của các hàng hóa này vẫn được khấu trừ nếu có hóa đơn hợp lệ và doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Tuy nhiên, nếu hàng hóa không có hóa đơn GTGT (ví dụ, mua từ cá nhân), thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ và toàn bộ giá trị hàng hóa được tính vào chi phí.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!