Hướng dẫn hạch toán tiền đang chuyển chi tiết

Hạch toán tiền đang chuyển đóng vai trò then chốt trong việc theo dõi dòng tiền của doanh nghiệp, đảm bảo số liệu kế toán phản ánh đúng thực tế các khoản tiền đang di chuyển giữa các tài khoản hoặc đơn vị. Thủ tục này giúp hạn chế sai sót, hỗ trợ kiểm soát tài chính hiệu quả. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu rõ hơn về cách thực hiện.

1. Hướng dẫn hạch toán tiền đang chuyển chi tiết

Tiền đang chuyển được hiểu là các khoản tiền mặt hoặc chuyển khoản đang trong quá trình di chuyển từ đơn vị này sang đơn vị khác nhưng chưa đến nơi nhận. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phải ghi nhận khoản tiền này vào tài khoản 113 – Tiền đang chuyển để phản ánh đúng tình hình tài chính. Việc hạch toán cần tuân thủ nguyên tắc ghi nhận khi có chứng từ hợp lệ và cập nhật kịp thời khi tiền đến nơi.

Doanh nghiệp cần xác định rõ thời điểm phát sinh khoản tiền đang chuyển, bao gồm cả tiền mặt gửi qua bưu điện hoặc chuyển khoản liên ngân hàng. Tài khoản 113 được sử dụng để theo dõi chi tiết từng khoản tiền, bao gồm số tiền, ngày gửi, đơn vị nhận và lý do chuyển. Khi tiền đến nơi, kế toán phải chuyển sang tài khoản tương ứng như 111 hoặc 112.

Quy trình hạch toán đòi hỏi kiểm tra chứng từ gốc như giấy báo có, lệnh chuyển tiền hoặc biên nhận. Mỗi khoản tiền đang chuyển cần được theo dõi riêng biệt để tránh nhầm lẫn. Việc cập nhật thường xuyên giúp báo cáo tài chính chính xác và hỗ trợ quyết định quản lý.

2. Các trường hợp phát sinh tiền đang chuyển

Tiền đang chuyển thường xuất hiện trong các tình huống như chuyển tiền giữa các chi nhánh cùng công ty, gửi tiền mặt qua đơn vị bưu chính hoặc thực hiện chuyển khoản nhưng tài khoản nhận chưa cập nhật. Mỗi trường hợp đều yêu cầu ghi nhận ngay vào tài khoản 113 để đảm bảo tính liên tục của số liệu kế toán.

Trong trường hợp chuyển tiền mặt, doanh nghiệp phải lập phiếu chi và theo dõi thời gian di chuyển. Đối với chuyển khoản, giấy báo nợ của ngân hàng gửi đi là căn cứ để hạch toán. Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định rõ việc phản ánh khoản tiền này phải có đầy đủ chứng từ và được kiểm tra định kỳ.

Một số trường hợp đặc biệt như tiền gửi để thanh toán hóa đơn hoặc chuyển vốn giữa công ty mẹ và công ty con cũng được ghi nhận tương tự. Việc phân loại đúng giúp doanh nghiệp nắm bắt dòng tiền thực tế và tránh sai lệch trong báo cáo.

Xem thêm: Định mức là gì? Tìm hiểu thêm

3. Tài khoản và bút toán hạch toán tiền đang chuyển

Tài khoản chính sử dụng là 113 – Tiền đang chuyển, được chi tiết theo từng khoản tiền cụ thể. Khi phát sinh, kế toán ghi nợ tài khoản 113 và có tài khoản 111 hoặc 112 tùy theo nguồn tiền. Khi tiền đến nơi nhận, bút toán ngược lại được thực hiện để đóng khoản tiền đang chuyển.

Ví dụ, khi chuyển 50 triệu đồng từ tài khoản ngân hàng sang chi nhánh khác, bút toán là nợ 113 và có 112. Sau khi chi nhánh xác nhận nhận tiền, kế toán ghi nợ 112 và có 113. Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu các bút toán này phải kèm theo chứng từ gốc và được lưu trữ đầy đủ.

Doanh nghiệp cần mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản tiền đang chuyển, bao gồm ngày phát sinh, số tiền, đối tượng nhận và trạng thái hiện tại. Việc đối chiếu định kỳ với ngân hàng hoặc đơn vị nhận giúp phát hiện sai sót sớm.

Xem thêm: Hạch toán thuế là gì? Tìm hiểu chi tiết

4. Lưu ý khi thực hiện hạch toán tiền đang chuyển

Kế toán cần đảm bảo mọi khoản tiền đang chuyển đều có chứng từ hợp lệ và được ghi nhận đúng kỳ kế toán. Việc chậm trễ cập nhật có thể dẫn đến sai lệch số dư tài khoản tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Thông tư 99/2025/TT-BTC nhấn mạnh nguyên tắc thận trọng và trung thực trong ghi nhận.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ, bao gồm phân công trách nhiệm giữa người lập chứng từ và người kiểm tra. Đồng thời, cần đối chiếu thường xuyên với các đơn vị liên quan để xác nhận trạng thái khoản tiền. Việc tuân thủ đúng quy định giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính.

Ngoài ra, khi lập báo cáo tài chính, số dư tài khoản 113 phải được trình bày rõ ràng trong bảng cân đối kế toán. Các khoản tiền đang chuyển quá hạn cần được xem xét và xử lý kịp thời theo quy định hiện hành.

5. Câu hỏi thường gặp

Tiền đang chuyển được hạch toán vào tài khoản nào theo Thông tư 99/2025/TT-BTC?

Tiền đang chuyển được hạch toán vào tài khoản 113. Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản tiền đang di chuyển giữa các đơn vị hoặc tài khoản ngân hàng. Khi tiền đến nơi, kế toán chuyển sang tài khoản 111 hoặc 112 tương ứng.

Khi nào cần thực hiện bút toán hạch toán tiền đang chuyển?

Bút toán được thực hiện ngay khi có chứng từ chứng minh khoản tiền đã rời khỏi tài khoản gửi nhưng chưa đến nơi nhận. Thông thường là khi lập phiếu chi hoặc nhận giấy báo nợ từ ngân hàng.

Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ hạch toán tiền đang chuyển trong bao lâu?

Chứng từ liên quan đến hạch toán tiền đang chuyển phải được lưu trữ theo quy định về chứng từ kế toán, thường là ít nhất 10 năm. Việc lưu trữ giúp phục vụ kiểm tra, đối chiếu và giải trình khi cần thiết. Doanh nghiệp nên sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian để dễ tra cứu.

Hạch toán tiền đang chuyển giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền minh bạch và tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán. Để được hỗ trợ chi tiết và tư vấn chuyên sâu, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để được hướng dẫn cụ thể.