Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Loại hóa đơn phù hợp để xử lý hàng trả lại do lỗi
Trong trường hợp hàng hóa bị lỗi dẫn đến trả lại, người bán cần xuất hóa đơn để ghi nhận việc điều chỉnh doanh thu, đảm bảo phản ánh đúng thực tế giao dịch. Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, người bán có thể lựa chọn xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn gốc đã lập trước đó. Hóa đơn điều chỉnh được sử dụng để ghi nhận sự thay đổi về số lượng, giá trị hàng hóa trả lại (giảm doanh thu tương ứng), trong khi hóa đơn thay thế áp dụng khi cần hủy bỏ hoàn toàn hóa đơn gốc và lập mới để phản ánh giao dịch thực tế sau khi đổi hàng. Lựa chọn loại hóa đơn phụ thuộc vào mức độ thay đổi: nếu chỉ giảm một phần giá trị do trả lại, ưu tiên hóa đơn điều chỉnh để đơn giản hóa thủ tục; nếu toàn bộ lô hàng được đổi mới, hóa đơn thay thế sẽ phù hợp hơn. Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Khoản 6 Điều 14 quy định rõ, hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh (như "điều chỉnh giảm do hàng lỗi trả lại") và không được lập hóa đơn mới nếu chưa có cơ sở thực tế.
Xử lý thời điểm lập hóa đơn không trùng với thực tế
Việc nhà sản xuất yêu cầu đổi hàng trước khi xuất chứng từ hoàn trả có thể dẫn đến thời điểm hóa đơn không khớp với thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ (thời điểm trả hàng). Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn phải dựa trên thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa thực tế, không phụ thuộc vào chứng từ hoàn trả muộn.
Do đó, Anh/Chị cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tại thời điểm phát sinh sự thay đổi kinh tế (ví dụ: thời điểm nhận hàng đổi về hoặc xác nhận trả lại từ nhà sản xuất), và ghi chú rõ lý do chênh lệch thời điểm trong hóa đơn (như "thời điểm điều chỉnh do chờ chứng từ hoàn trả từ nhà sản xuất"). Thông tư 32/2025/TT-BTC tại Khoản 2 Điều 9 hướng dẫn, nếu thời điểm không trùng khớp, người bán phải lưu trữ chứng từ liên quan (biên bản trả hàng, hợp đồng đổi hàng) để làm cơ sở kê khai thuế, tránh rủi ro bị cơ quan thuế bác bỏ. Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT), tránh phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
Quy trình xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Vì câu hỏi liên quan đến xử lý thực tế, quy trình xuất hóa đơn cần tuân thủ các bước sau để phù hợp quy định:
Bước 1: Xác nhận cơ sở thực tế trả hàng
Thu thập và lưu trữ chứng từ chứng minh hàng lỗi và việc đổi hàng, bao gồm biên bản kiểm tra hàng lỗi, biên bản bàn giao hàng đổi, và thông báo hoàn trả từ nhà sản xuất. Các chứng từ này phải được ký xác nhận bởi cả hai bên để làm cơ sở pháp lý, theo yêu cầu tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thời gian thực hiện bước này nên ngay sau khi nhận hàng đổi, tránh chậm trễ ảnh hưởng đến kê khai thuế kỳ.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn, ghi rõ thông tin hóa đơn gốc (số, ngày lập), nội dung điều chỉnh (giảm số lượng/giá trị do trả lại), và thời điểm thực tế phát sinh. Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC tại Điều 14, hóa đơn phải gửi cho người mua trong vòng 2 ngày kể từ ngày lập, và không được lập nếu chưa có chứng từ hỗ trợ. Nếu chọn hóa đơn thay thế, phải hủy hóa đơn gốc bằng thông báo hủy trước khi lập mới.
Bước 3: Gửi hóa đơn và kê khai thuế
Gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua hệ thống của Tổng cục Thuế, đồng thời cập nhật vào sổ sách kế toán và tờ khai thuế GTGT kỳ phát sinh. Lưu ý kê khai điều chỉnh giảm doanh thu tại kỳ thuế tiếp theo nếu thời điểm lập muộn, theo hướng dẫn tại Khoản 4 Điều 16 Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nếu phát hiện sai sót sau khi gửi, có thể lập biên bản điều chỉnh bổ sung để tránh phạt.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Đồng thời, nó hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả hơn khi ghi nhận chính xác doanh thu thực tế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận