Dạ cho em hỏi, hộ kinh doanh có doanh thu từ cho thuê máy móc, thiết bị có cần phải mua hóa đơn lẻ của cơ quan thuế không hay chỉ cần hợp đồng là đủ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ lập hóa đơn đối với hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể hoạt động trong lĩnh vực cho thuê máy móc, thiết bị được coi là cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Do đó, hộ kinh doanh có nghĩa vụ lập và xuất hóa đơn cho khách hàng khi thực hiện giao dịch, nhằm chứng minh doanh thu và đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế. Theo Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hóa đơn là chứng từ bắt buộc phải có trong mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Việc chỉ dựa vào hợp đồng mà không có hóa đơn sẽ không đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý, vì hợp đồng chỉ là cơ sở thỏa thuận, không thay thế vai trò của hóa đơn trong việc ghi nhận giá trị giao dịch và nộp thuế.

Phương thức lập và xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải mua hóa đơn lẻ từ cơ quan thuế nếu đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Điều 9 Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh có thể lựa chọn một trong các phương thức sau:

• Sử dụng hóa đơn điện tử do mình tự lập: Hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua phần mềm kế toán hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận. Phương thức này phổ biến, giúp tự động hóa quy trình và không cần mua lẻ, miễn là hộ kinh doanh có thiết bị kết nối internet và tuân thủ định dạng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Mua hóa đơn lẻ từ cơ quan thuế: Chỉ áp dụng nếu hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử (ví dụ: quy mô nhỏ, không có hệ thống phần mềm) hoặc theo yêu cầu cụ thể của cơ quan thuế địa phương. Theo Điều 32 Thông tư 32/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh nộp hồ sơ mua lẻ tại Chi cục Thuế quản lý trực tiếp, với số lượng hóa đơn phù hợp doanh thu dự kiến. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với hầu hết hộ kinh doanh, trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế hướng dẫn riêng.

Hợp đồng cho thuê máy móc, thiết bị chỉ đóng vai trò bổ trợ, làm cơ sở để lập hóa đơn (ghi nhận thông tin bên mua, giá trị dịch vụ, thời gian thuê), nhưng không thay thế hóa đơn. Nếu khách hàng là tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh, họ có quyền yêu cầu hóa đơn để khấu trừ thuế đầu vào, theo Điều 15 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.

Hậu quả nếu không tuân thủ

Việc không lập hoặc xuất hóa đơn đúng quy định có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Cụ thể, mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hoặc từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng nếu sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Ngoài ra, cơ quan thuế có thể truy thu thuế và tính tiền chậm nộp, ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh của hộ kinh doanh.

Việc tuân thủ quy định về hóa đơn giúp hộ kinh doanh tránh rủi ro pháp lý, dễ dàng kê khai thuế chính xác và xây dựng lòng tin với khách hàng. Đồng thời, sử dụng hóa đơn điện tử còn hỗ trợ quản lý doanh thu hiệu quả hơn, giảm chi phí in ấn và lưu trữ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.