Hộ kinh doanh mua hóa đơn ở đâu?

Hộ kinh doanh mua hóa đơn là một trong những vấn đề quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và hóa đơn tại Việt Nam. Việc sử dụng hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp hộ kinh doanh hoạt động hợp pháp mà còn hỗ trợ minh bạch hóa các giao dịch kinh doanh, tránh rủi ro pháp lý. Cùng Công ty luật ACC tìm hiểu chi tiết để đảm bảo bạn thực hiện đúng và hiệu quả.

1. Quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh là một loại hình kinh doanh phổ biến tại Việt Nam, phù hợp với các cá nhân hoặc nhóm nhỏ muốn khởi nghiệp với quy mô nhỏ và thủ tục đơn giản. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động hợp pháp, hộ kinh doanh cần tuân thủ các quy định về hóa đơn theo pháp luật hiện hành. Các quy định này được cập nhật thường xuyên để phù hợp với xu hướng chuyển đổi số và quản lý thuế chặt chẽ hơn.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/7/2022, trừ một số trường hợp đặc biệt được sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian tối đa 12 tháng. Hóa đơn điện tử được định nghĩa tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 70/2025/NĐ-CP là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Điều này giúp tăng tính minh bạch và giảm chi phí in ấn, lưu trữ so với hóa đơn giấy truyền thống.

Một số trường hợp đặc biệt, theo Khoản 2, Điều 11, Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn, không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, hoặc không có phần mềm kế toán, được phép sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế cấp trong thời gian tối đa 12 tháng. Thời gian này được tính từ ngày 1/7/2022 đối với các hộ kinh doanh đã hoạt động trước thời điểm này, hoặc từ ngày đăng ký sử dụng hóa đơn đối với hộ kinh doanh mới thành lập.

Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, theo Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh khi có yêu cầu. Điều này nhằm đảm bảo mọi giao dịch kinh doanh đều được ghi nhận và quản lý bởi cơ quan thuế.

Ngoài ra, Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 1/6/2025, đã bổ sung các quy định mới về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, áp dụng cho các hộ kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên hoặc thuộc các lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, vui chơi giải trí. Quy định này nhằm tăng cường quản lý thuế và đảm bảo tính liên kết dữ liệu giữa hộ kinh doanh và cơ quan thuế.

2. Hộ kinh doanh mua hóa đơn bằng cách nào?

Hộ kinh doanh muốn mua hoặc sử dụng hóa đơn cần nắm rõ các quy định và phương thức được pháp luật cho phép. Hiện nay, với sự chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, việc “mua hóa đơn” không còn mang nghĩa truyền thống là mua hóa đơn giấy từ cơ quan thuế, mà thay vào đó là đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc được cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách thức thực hiện.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử do chính mình lập thông qua phần mềm hóa đơn điện tử. Các hộ kinh doanh này cần đăng ký với cơ quan thuế và sử dụng phần mềm được cung cấp bởi các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, chẳng hạn như VNPT, Viettel, hoặc các nhà cung cấp khác đáp ứng tiêu chí tại Khoản 1, Điều 10, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Điều này đòi hỏi hộ kinh doanh phải có thiết bị kết nối internet, chữ ký số, và địa chỉ email để thực hiện các giao dịch điện tử.

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh, theo Điều 6, Thông tư 78/2021/TT-BTC, họ có thể yêu cầu cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Để được cấp hóa đơn, chủ hộ kinh doanh hoặc người được ủy quyền cần xuất trình giấy chứng minh nhân dân/căn cước công dân và nộp hồ sơ theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT (Phụ lục IA, Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Cơ quan thuế sẽ cấp mã hóa đơn trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo sau khi nộp đủ thuế phát sinh.

Hộ kinh doanh thuộc các lĩnh vực như bán lẻ, ăn uống, hoặc dịch vụ có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên, hoặc sử dụng máy tính tiền, hoặc đáp ứng tiêu chí doanh nghiệp siêu nhỏ, phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Điều này đòi hỏi hộ kinh doanh phải trang bị máy tính tiền hoặc phần mềm tích hợp khả năng xuất hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế. Các nhà cung cấp như KiotViet, VNPT, hoặc EasyInvoice có thể hỗ trợ triển khai giải pháp này.

Trong trường hợp hộ kinh doanh tại địa bàn khó khăn, không đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, họ có thể mua hóa đơn giấy từ cơ quan thuế theo Khoản 2, Điều 11, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Mỗi lần mua, hộ kinh doanh được mua tối đa 50 số hóa đơn và phải cam kết về địa chỉ kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp tạm thời trong thời hạn 12 tháng, và các hộ kinh doanh cần chuyển đổi sang hóa đơn điện tử sau đó.

3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là bước bắt buộc đối với hầu hết các hộ kinh doanh, đặc biệt từ ngày 1/7/2022. Quy trình này được đơn giản hóa để hỗ trợ các hộ kinh doanh, nhưng vẫn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Dưới đây là các bước cụ thể để đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 1: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và hồ sơ cần thiết
Hộ kinh doanh cần đảm bảo có thiết bị kết nối internet (máy tính, laptop, hoặc điện thoại thông minh), địa chỉ email, và chữ ký số hợp lệ theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử 2005. Hồ sơ đăng ký bao gồm Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA, Nghị định 70/2025/NĐ-CP), bản sao giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, và chứng minh nhân dân/căn cước công dân của người đại diện. Những giấy tờ này cần được chuẩn bị đầy đủ để nộp cho cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh cần chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, đáp ứng các tiêu chí tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, chẳng hạn như VNPT, Viettel, KiotViet, hoặc EasyInvoice. Các nhà cung cấp này sẽ hỗ trợ hộ kinh doanh trong việc lập hóa đơn, truyền dữ liệu đến cơ quan thuế, và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ 24/7. Một số nhà cung cấp, như KiotViet, còn cung cấp chính sách miễn phí cho việc sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số, giúp giảm chi phí cho các hộ kinh doanh.

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký
Hồ sơ có thể được nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý hoặc thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu sử dụng dịch vụ của nhà cung cấp, họ sẽ thay mặt hộ kinh doanh nộp hồ sơ. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký trong vòng 1 ngày làm việc qua email đã đăng ký. Nếu được chấp nhận, hộ kinh doanh sẽ nhận được tài khoản và mật khẩu để truy cập hệ thống hóa đơn điện tử.

Bước 4: Ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy (nếu có)
Sau khi được chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy các hóa đơn giấy đã mua từ cơ quan thuế nhưng chưa sử dụng, theo Khoản 3, Điều 15, Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Quy trình tiêu hủy cần được thực hiện đúng quy định và báo cáo với cơ quan thuế để tránh vi phạm.

Bước 5: Triển khai sử dụng hóa đơn điện tử
Hộ kinh doanh sử dụng phần mềm của nhà cung cấp để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Hóa đơn cần bao gồm các thông tin bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, số hóa đơn, và các chi tiết giao dịch, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Hóa đơn điện tử được ký số và gửi cho người mua qua phương thức điện tử, đồng thời truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

>>> Xem thêm tại đây: Thành lập hộ kinh doanh

4. Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc hộ kinh doanh mua hóa đơn, cùng với câu trả lời chi tiết để giúp bạn hiểu rõ hơn:

Hộ kinh doanh có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc khai thuế theo từng lần phát sinh có thể yêu cầu cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh. Tuy nhiên, các hộ kinh doanh ở địa bàn khó khăn được phép sử dụng hóa đơn giấy trong tối đa 12 tháng.

Hộ kinh doanh có được xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) không?

Theo Khoản 1, Điều 8, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Khoản 2, Điều 10, Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 (sửa đổi 2013), hộ kinh doanh không thuộc đối tượng sử dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT, do đó không được xuất hóa đơn GTGT. Họ chỉ được sử dụng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.

Chi phí mua hóa đơn điện tử là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Một số nhà cung cấp, như KiotViet, cung cấp dịch vụ miễn phí cho việc sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số từ ngày 1/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, hộ kinh doanh cần đầu tư vào thiết bị kết nối internet và chữ ký số, với chi phí chữ ký số thường dao động từ 1-3 triệu đồng/năm tùy nhà cung cấp.

Việc hộ kinh doanh mua hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn điện tử, là một yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tuân thủ pháp luật và minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Với các quy định mới, hộ kinh doanh cần nhanh chóng chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để tránh các rủi ro pháp lý. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu hoặc tư vấn chi tiết, hãy liên hệ Công ty luật ACC để được hướng dẫn cụ thể.

>>> Xem thêm tại đây: Dịch vụ đăng ký hộ kinh doanh cá thể trọn gói, giá rẻ