Chào anh chị, em là hộ kinh doanh đang nộp thuế theo phương pháp khoán nhưng năm nay em có trúng một gói thầu cung cấp văn phòng phẩm cho trường học và họ yêu cầu phải có hóa đơn điện tử từng lần phát sinh, vậy em có phải chuyển đổi sang phương pháp kê khai không hay chỉ cần ra thuế mua hóa đơn lẻ cho riêng lô hàng đó thôi?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Tình trạng nộp thuế theo phương pháp khoán của hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cá thể đang nộp thuế theo phương pháp khoán được quy định tại Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 18/2026/TT-BTC, áp dụng cho các đối tượng có doanh thu hàng năm dưới 100 triệu đồng hoặc không yêu cầu khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Trong phương pháp này, hộ kinh doanh không bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT cho các giao dịch thông thường, mà chỉ cần ghi sổ sách theo dõi doanh thu và nộp thuế khoán do cơ quan thuế ấn định. Tuy nhiên, khi tham gia đấu thầu, đặc biệt là cung cấp hàng hóa cho cơ quan nhà nước như trường học, yêu cầu về hóa đơn điện tử trở nên bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và khấu trừ thuế theo Luật Đấu thầu 2023 (Điều 15 quy định về năng lực tài chính và hóa đơn chứng từ của nhà thầu).

Yêu cầu hóa đơn điện tử trong gói thầu cung cấp văn phòng phẩm

Theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành Luật Đấu thầu), nhà thầu phải cung cấp hóa đơn điện tử hợp lệ cho từng lần phát sinh giao dịch, đặc biệt với đơn vị mua là trường học (thuộc ngân sách nhà nước). Hóa đơn này phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử tại Thông tư 18/2026/TT-BTC, bao gồm thông tin đầy đủ về người bán, người mua, giá trị hàng hóa và thuế GTGT (nếu áp dụng). Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán không tự xuất hóa đơn GTGT, nhưng có thể đáp ứng yêu cầu này mà không cần chuyển toàn bộ phương pháp thuế, miễn là giao dịch không làm thay đổi ngưỡng doanh thu khoán (dưới 100 triệu đồng/năm theo quy định hiện hành).

Xem thêm: Cho hỏi trong trường hợp cá nhân vừa bán bất động sản vừa có thu nhập từ kinh doanh trong cùng năm, khi quyết toán thuế TNCN thì các khoản thu nhập này xử lý ra sao?

Lựa chọn xử lý: Không bắt buộc chuyển sang phương pháp kê khai

Hộ kinh doanh không bắt buộc phải chuyển sang phương pháp kê khai thuế nếu chỉ thực hiện một gói thầu cụ thể, theo Điều 52 Luật Quản lý thuế 2019. Phương pháp kê khai chỉ áp dụng khi doanh thu vượt ngưỡng khoán hoặc hộ tự nguyện đăng ký để khấu trừ GTGT. Thay vào đó, Anh/Chị có thể sử dụng hóa đơn lẻ do cơ quan thuế cấp cho riêng lô hàng văn phòng phẩm, giúp đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu mà không ảnh hưởng đến phương pháp thuế hiện tại. Việc này tránh được các thủ tục phức tạp như đăng ký mã số thuế GTGT riêng hoặc kê khai hàng tháng/quý.

Quy trình mua hóa đơn lẻ từ cơ quan thuế

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ yêu cầu

Anh/Chị cần chuẩn bị đơn đề nghị mua hóa đơn lẻ (mẫu theo Thông tư 18/2026/TT-BTC), kèm theo hợp đồng trúng thầu, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và bản sao giấy tờ chứng minh giao dịch (như biên bản nghiệm thu hàng hóa). Hồ sơ này chứng minh tính hợp pháp của giao dịch để cơ quan thuế chấp thuận cấp hóa đơn mà không yêu cầu chuyển phương pháp thuế. Thời gian chuẩn bị thường mất 1-2 ngày, đảm bảo hồ sơ đầy đủ để tránh bổ sung.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan thuế

Xem thêm: Cho em hỏi về thuế đối với thu nhập từ tiền lãi gửi tiết kiệm ngân hàng và lãi từ trái phiếu doanh nghiệp, hiện tại cá nhân có phải tự đi kê khai nộp thuế cho những khoản này không hay phía ngân hàng và công ty phát hành trái phiếu đã làm thay cho mình rồi ạ?

Nộp trực tiếp hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại Chi cục Thuế quản lý hộ kinh doanh. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra và cấp hóa đơn lẻ trong vòng 1-3 ngày làm việc, theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP. Hóa đơn lẻ chỉ áp dụng cho giao dịch cụ thể, không dùng cho các hoạt động kinh doanh khác của hộ.

Bước 3: Sử dụng và kê khai hóa đơn

Sau khi nhận hóa đơn lẻ, Anh/Chị xuất trình cho bên mua (trường học) kèm theo chứng từ giao hàng. Bên mua sẽ sử dụng hóa đơn này để kê khai khấu trừ GTGT. Hộ kinh doanh ghi nhận doanh thu từ gói thầu vào sổ sách khoán và báo cáo cơ quan thuế nếu doanh thu tổng vượt ngưỡng, tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019 nếu không tuân thủ.

• Danh sách hồ sơ cần thiết cho mua hóa đơn lẻ:
• Đơn đề nghị mua hóa đơn (mẫu 01/ĐN-HĐ).
• Hợp đồng trúng thầu và phụ lục.
• Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
• Chứng từ chứng minh phát sinh giao dịch (hóa đơn tạm ứng nếu có).
• Bản sao CMND/CCCD của chủ hộ.

Nếu gói thầu lớn dẫn đến doanh thu vượt 100 triệu đồng/năm, Anh/Chị nên cân nhắc chuyển sang phương pháp kê khai để được khấu trừ chi phí đầu vào, theo hướng dẫn tại Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo thanh toán đầy đủ từ gói thầu và duy trì uy tín kinh doanh lâu dài. Đồng thời, hóa đơn hợp lệ hỗ trợ bên mua kê khai thuế chính xác, giảm thiểu tranh chấp sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.