Tổ chức đoàn người thực hiện quảng cáo là hình thức truyền thông trực quan đầy ấn tượng, giúp hình ảnh thương hiệu tiếp cận trực tiếp và nhanh chóng với cộng đồng. Tuy nhiên, do phương thức này tác động trực tiếp đến không gian công cộng và trật tự an toàn giao thông, pháp luật quy định tổ chức, cá nhân bắt buộc phải gửi hồ sơ thông báo đến cơ quan quản lý nhà nước trước khi triển khai. Để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kế hoạch, Công ty Luật ACC xin phân tích chi tiết toàn bộ các tài liệu, giấy tờ bắt buộc phải có trong hồ sơ thông báo tổ chức đoàn người thực hiện quảng cáo.
1. Khai thác đúng biểu mẫu Văn bản thông báo tổ chức đoàn người thực hiện quảng cáo
Văn bản thông báo là tài liệu khởi đầu mang tính pháp lý cốt lõi, thể hiện đầy đủ cam kết của đơn vị tổ chức trước cơ quan quản lý chuyên môn. Căn cứ theo quy định tại Thông tư 12/2026/TT-BVHTTDL Quy định chi tiết một số điều của Luật Quảng cáo và Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật Quảng cáo , văn bản này được lập theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Thông tư.
Nội dung trong văn bản thông báo không được kê khai chung chung mà phải minh bạch các thông số vận hành thực tế. Tổ chức, cá nhân phải nêu rõ tên đơn vị thực hiện, mã số thuế hoặc số Căn cước công dân, địa chỉ trụ sở, người liên hệ trực tiếp và phương thức liên lạc. Đặc biệt, văn bản phải ghi cụ thể số lượng người tham gia đoàn, phương tiện giao thông sử dụng (xe đạp, xe máy, ô tô, diễu hành bộ…), tuyến đường di chuyển chi tiết, thời gian bắt đầu và kết thúc chương trình trong ngày.
2. Thiết kế ma-két và bản mô tả trang phục, phương tiện của đoàn quảng cáo
Khác với các hình thức quảng cáo cố định, hình ảnh của đoàn diễu hành bao gồm cả trang phục con người và vật dụng đi kèm. Do đó, hồ sơ bắt buộc phải bao gồm hình ảnh trực quan để cơ quan chức năng kiểm duyệt về mặt thẩm mỹ và nội dung.
- Ma-két sản phẩm quảng cáo: Bản in màu thể hiện chính xác thông điệp, hình ảnh, khẩu hiệu (slogan), màu sắc và nhãn hiệu sản phẩm dự định thể hiện. Ma-két phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về ngôn ngữ, chữ viết và không chứa các nội dung vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc điều cấm của Luật Quảng cáo.
- Hình ảnh/mô tả trang phục và phương tiện: Hồ sơ cần gửi kèm hình ảnh thiết kế hoặc ảnh chụp thực tế đồng phục của người tham gia, các vật dụng cầm theo (băng rôn, cờ, biểu ngữ) và hình ảnh dán/gắn sản phẩm quảng cáo trên phương tiện giao thông. Việc này giúp xác định hình thức diễu hành không gây cản trở tầm nhìn hoặc nguy hiểm cho người tham gia giao thông.
>>> Xem thêm bài viết: Dịch vụ thực hiện yêu cầu thẩm định sản phẩm quảng cáo tại đây.
3. Bộ tài liệu chứng minh tư cách pháp nhân và tính hợp pháp của nội dung quảng cáo
Cơ quan nhà nước chỉ tiếp nhận thông báo khi đơn vị tổ chức chứng minh được năng lực pháp lý và tính xác thực của sản phẩm, dịch vụ được thực hiện quảng cáo.
- Giấy tờ về tư cách chủ thể: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động hoặc Quyết định thành lập đối với tổ chức; bản sao Căn cước công dân đối với cá nhân thực hiện.
- Giấy tờ chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ: Bản sao các văn bản xác nhận chất lượng, giấy phép lưu hành sản phẩm, tài liệu chứng minh quyền sở hữu trí tuệ đối với nhãn hiệu hoặc bản quyền hình ảnh sử dụng trong chiến dịch.
- Văn bản chấp thuận đặc thù (nếu có): Trường hợp sản phẩm quảng cáo thuộc các lĩnh vực đặc thù như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, dịch vụ khám chữa bệnh… hồ sơ phải gửi kèm Văn bản xác nhận nội dung quảng cáo do cơ quan y tế hoặc quản lý chuyên ngành tương ứng cấp.
>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn sử dụng từ “nhất”, “duy nhất” trong quảng cáo tại đây.
4. Các văn bản thỏa thuận phụ trợ bảo đảm an toàn giao thông và trật tự công cộng
Đoàn người quảng cáo khi lưu thông trên đường phố có nguy cơ tác động trực tiếp đến hạ tầng và trật tự đô thị. Vì vậy, hồ sơ cần bổ sung các văn bản cam kết và phương án phối hợp để bảo đảm việc diễu hành diễn ra an toàn.
- Phương án bảo đảm trật tự, an toàn giao thông: Văn bản giải trình chi tiết về kế hoạch di chuyển, khoảng cách giữa các xe/người trong đoàn, phương án phân luồng hoặc tránh các giờ cao điểm trên các tuyến phố chính nhằm không gây ùn tắc giao thông.
- Hợp đồng thuê phương tiện hoặc nhân sự: Bản sao hợp đồng thuê đoàn người diễu hành, hợp đồng thuê xe hoặc văn bản ủy quyền thực hiện dịch vụ quảng cáo giữa chủ thương hiệu và đơn vị tổ chức sự kiện.
- Cam kết tuân thủ quy định về âm thanh: Văn bản cam kết không sử dụng loa phóng thanh, thiết bị phát âm thanh vượt quá chuẩn kỹ thuật cho phép về tiếng ồn tại khu vực công cộng.
Chuẩn bị đầy đủ và chuẩn hóa từng thành phần hồ sơ theo Thông tư 12/2026/TT-BVHTTDL Quy định chi tiết một số điều của Luật Quảng cáo và Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật Quảng cáo là chìa khóa giúp doanh nghiệp hoàn thành thủ tục thông báo nhanh chóng, tránh trường hợp bị cơ quan quản lý ra văn bản yêu cầu tạm dừng hoặc xử phạt hành chính.
Công ty Luật ACC là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn và thực hiện thủ tục pháp lý về quảng cáo. Chúng tôi mang đến giải pháp toàn diện cho khách hàng:
- Rà soát tính hợp pháp của ma-két, kịch bản diễu hành và các tài liệu chứng minh đính kèm.
- Soạn thảo Mẫu Văn bản thông báo tổ chức đoàn người thực hiện quảng cáo đúng chuẩn pháp lý.
- Đại diện khách hàng nộp hồ sơ, làm việc và giải trình với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tại địa phương tổ chức.
- Tư vấn phương án vận hành đoàn diễu hành đúng quy định, phòng ngừa tối đa rủi ro bị xử phạt khi lưu thông trên đường.
Nếu quý khách hàng có nhu cầu tư vấn chi tiết hoặc sử dụng dịch vụ lập hồ sơ thông báo tổ chức đoàn người thực hiện quảng cáo, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được phục vụ tận tâm và hiệu quả.
Để lại một bình luận