Hóa đơn bao nhiêu tiền thì phải chuyển khoản?

Hóa đơn bao nhiêu tiền thì phải chuyển khoản là vấn đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ quy định thuế, tránh rủi ro bị truy thu hoặc phạt. Việc xác định ngưỡng giá trị hóa đơn yêu cầu thanh toán chuyển khoản giúp tối ưu hóa chi phí và duy trì hoạt động hợp pháp. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết để áp dụng đúng trong thực tế.

1. Hóa đơn bao nhiêu tiền thì phải chuyển khoản?

Theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, một trong các điều kiện để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào là phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

Cụ thể, Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Do đó, khi phát sinh hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đạt mức giá trị nêu trên, doanh nghiệp không nhất thiết chỉ thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng mà có thể sử dụng các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khác đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật.

Theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định về thanh toán không dùng tiền mặt, không bao gồm trường hợp bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

2. Quy định pháp lý về ngưỡng thanh toán hóa đơn

Doanh nghiệp cần căn cứ vào Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP để xác định nghĩa vụ thanh toán không dùng tiền mặt khi mua hàng hóa, dịch vụ. Trường hợp mua nhiều lần hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp trong cùng một ngày mà tổng giá trị thanh toán đạt từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì cũng phải đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Việc chia nhỏ giao dịch hoặc tách thành nhiều hóa đơn có giá trị thấp hơn nhằm thanh toán bằng tiền mặt có thể dẫn đến rủi ro không được chấp nhận khấu trừ thuế nếu không chứng minh được tính hợp lý, hợp pháp của giao dịch.

Ngoài chuyển khoản ngân hàng, pháp luật còn ghi nhận một số trường hợp thanh toán đặc thù như thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra, thanh toán qua bên thứ ba theo thỏa thuận nếu có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Xem thêm: Xuất hóa đơn khuyến mãi 0 đồng thế nào?

3. Hậu quả khi không tuân thủ quy định chuyển khoản

Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) nhưng không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, khoản thuế GTGT đầu vào tương ứng có thể không đáp ứng điều kiện khấu trừ.

Ngoài ra, việc thiếu chứng từ thanh toán hợp lệ còn có thể ảnh hưởng đến việc chứng minh tính hợp lý, hợp lệ của khoản chi phí khi xác định nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp. Khi kiểm tra, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để chứng minh giao dịch thực tế.

Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình kiểm soát thanh toán đối với các hóa đơn thuộc trường hợp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai, quyết toán thuế.

Xem thêm: Mẫu hóa đơn cước vận chuyển mới

4. Cách thực hiện thanh toán hóa đơn đúng quy định

Doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán hóa đơn theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra giá trị hóa đơn

Doanh nghiệp xác định tổng giá trị thanh toán trên hóa đơn đã bao gồm thuế GTGT để biết có thuộc trường hợp cần thanh toán không dùng tiền mặt hay không.

Bước 2: Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp

Doanh nghiệp thực hiện thanh toán qua tài khoản ngân hàng hoặc phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khác được pháp luật công nhận.

Bước 3: Lưu trữ chứng từ thanh toán

Cần lưu giữ đầy đủ sao kê ngân hàng, chứng từ chuyển khoản, chứng từ điện tử, biên bản đối chiếu công nợ hoặc tài liệu liên quan để chứng minh giao dịch.

Bước 4: Đối chiếu và kiểm tra hồ sơ kế toán

Doanh nghiệp cần kiểm tra sự thống nhất giữa hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và sổ kế toán trước khi thực hiện kê khai thuế.

5. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn bao nhiêu tiền thì phải chuyển khoản?

Trả lời: Theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hàng hóa, dịch vụ mua vào có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định. Pháp luật không chỉ giới hạn ở hình thức chuyển khoản ngân hàng mà còn công nhận các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khác nếu đáp ứng điều kiện.

Hóa đơn dưới 5 triệu đồng có bắt buộc phải chuyển khoản không?

Trả lời: Không. Theo quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 05 triệu đồng không thuộc trường hợp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan để đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kế toán, thuế.

Doanh nghiệp có được thanh toán bằng tiền mặt cho nhiều hóa đơn nhỏ của cùng một nhà cung cấp không?

Trả lời: Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một nhà cung cấp trong cùng một ngày mà tổng giá trị các hóa đơn đạt mức phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định. Việc tách nhỏ hóa đơn để thanh toán bằng tiền mặt có thể dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Hóa đơn bao nhiêu tiền thì phải chuyển khoản là nội dung cần được các doanh nghiệp quan tâm thường xuyên để đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch và tuân thủ pháp luật. Liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến hóa đơn, thuế.