Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào? Cập nhật

Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải trong quá trình kê khai thuế và hạch toán kế toán. Việc hóa đơn bị loại không chỉ ảnh hưởng đến chi phí mà còn có thể dẫn đến rủi ro về thuế. Hiểu rõ cách xử lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại và tuân thủ đúng quy định. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết để nắm bắt thông tin cập nhật nhất.

1. Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào? Cập nhật

Hóa đơn bị loại hạch toán xảy ra khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán xác định hóa đơn không đủ điều kiện để ghi nhận chi phí hợp lý. Theo Luật Quản lý thuế 2019, hóa đơn phải đáp ứng các tiêu chí về tính hợp pháp, hợp lệ và hợp lý mới được chấp nhận. Khi hóa đơn bị loại, doanh nghiệp không được trừ chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Thông tư 96/2015/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rõ các trường hợp hóa đơn không được sử dụng để hạch toán, bao gồm hóa đơn không có nguồn gốc hoặc thiếu thông tin bắt buộc. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi nhận để tránh tình trạng này. Việc cập nhật quy định mới giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý chứng từ.

2. Các trường hợp hóa đơn thường bị loại hạch toán

Hóa đơn bị loại hạch toán thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân liên quan đến tính hợp lệ của chứng từ.

• Thứ nhất, hóa đơn không đúng quy định về hình thức như thiếu mã số thuế hoặc thông tin người bán không khớp.
• Thứ hai, hóa đơn không có chứng từ thanh toán hợp lệ theo yêu cầu của Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Thứ ba, hóa đơn liên quan đến hàng hóa dịch vụ không phục vụ hoạt động kinh doanh. Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế có quyền loại bỏ các hóa đơn không đáp ứng điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Doanh nghiệp cần rà soát danh sách hóa đơn định kỳ để phát hiện sớm các trường hợp bất thường. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro khi thanh tra thuế.

Xem thêm: Báo cáo kiểm toán là gì? Tìm hiểu chi tiết

3. Hậu quả khi hóa đơn bị loại hạch toán

Khi hóa đơn bị loại hạch toán, doanh nghiệp phải chịu nhiều hậu quả trực tiếp về tài chính và pháp lý. Chi phí không được trừ sẽ làm tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị phạt vi phạm hành chính theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 125/2020/NĐ-CP nếu không điều chỉnh kịp thời.

Các văn bản pháp luật hiện hành cũng quy định rằng việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến việc không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Về lâu dài, điều này ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp khi làm việc với đối tác và cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần chuẩn bị phương án xử lý ngay từ đầu để hạn chế thiệt hại.

Xem thêm: Kế toán thuế là gì? Thông tin chi tiết

4. Cách xử lý khi hóa đơn bị loại hạch toán

Doanh nghiệp cần thực hiện các bước xử lý một cách có hệ thống khi phát hiện hóa đơn bị loại.

Bước 1: Rà soát và xác định nguyên nhân

Doanh nghiệp kiểm tra chi tiết hóa đơn theo các tiêu chí của pháp luật hiện hành để xác định lý do bị loại. Việc này cần thực hiện ngay khi có thông báo từ cơ quan thuế hoặc qua quá trình kiểm tra nội bộ.

Bước 2: Thu thập chứng từ bổ sung

Doanh nghiệp thu thập các giấy tờ liên quan như hợp đồng, biên bản nghiệm thu để chứng minh tính hợp lý của chi phí theo Luật Quản lý thuế 2019. Các chứng từ này phải được lưu trữ đầy đủ và rõ ràng.

Bước 3: Điều chỉnh sổ sách kế toán

Doanh nghiệp điều chỉnh bút toán hạch toán và nộp bổ sung tờ khai thuế nếu cần thiết theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019. Việc điều chỉnh phải tuân thủ đúng thời hạn quy định để tránh phạt chậm nộp.

Bước 4: Liên hệ cơ quan thuế giải trình

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ giải trình và làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để được xem xét lại. Kết quả giải trình sẽ quyết định việc khôi phục chi phí hay không.

5. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn bị loại hạch toán có được khôi phục không?

Theo Luật Quản lý thuế 2019, hóa đơn bị loại có thể được xem xét khôi phục nếu doanh nghiệp cung cấp đủ chứng từ bổ sung chứng minh tính hợp lý. Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ giải trình trong thời hạn quy định. Việc này giúp giảm thiểu thiệt hại về thuế.

Thời hạn xử lý hóa đơn bị loại hạch toán là bao lâu?

Doanh nghiệp cần thực hiện khai bổ sung càng sớm càng tốt theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra. Việc xử lý chậm trễ có thể dẫn đến phạt hành chính theo quy định. Doanh nghiệp nên ưu tiên giải quyết sớm.

Hóa đơn bị loại hạch toán ảnh hưởng đến báo cáo tài chính như thế nào?

Hóa đơn bị loại sẽ làm tăng chi phí không hợp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận sau thuế. Doanh nghiệp cần điều chỉnh báo cáo tài chính kịp thời để đảm bảo tính chính xác. Việc này tuân thủ đúng quy định của Luật Quản lý thuế 2019 và chuẩn mực kế toán.

Hóa đơn bị loại hạch toán thế nào là vấn đề cần được xử lý kịp thời để tránh rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra và tuân thủ quy định để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ. Liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan.