Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định pháp lý về xử lý hóa đơn bị trùng số
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bị trùng số được coi là hóa đơn có sai sót về thông tin cơ bản. Người bán có quyền và nghĩa vụ xử lý bằng cách thu hồi và hủy bỏ hóa đơn sai sót, đồng thời lập hóa đơn mới để thay thế. Việc này nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong giao dịch và tuân thủ quy định về quản lý hóa đơn điện tử. Không được tự ý hủy mà không lập biên bản, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không xử lý đúng quy trình hóa đơn sai sót.
Quy trình xử lý hóa đơn bị trùng số
Việc xử lý hóa đơn bị trùng số phải tuân thủ quy trình cụ thể tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, với sự thỏa thuận giữa người bán và người mua. Dưới đây là các bước thực hiện:
Bước 1: Lập biên bản thu hồi hóa đơn sai sót
Người bán phối hợp với người mua lập biên bản thu hồi hóa đơn, nêu rõ nội dung sai sót là "hóa đơn bị trùng số" kèm theo số hóa đơn cụ thể, ngày lập và lý do trùng lặp. Biên bản phải được ký xác nhận bởi cả hai bên, có thể dưới dạng văn bản điện tử nếu áp dụng hóa đơn điện tử. Việc này giúp ghi nhận chính thức sai sót và làm cơ sở để hủy hóa đơn cũ, tránh tranh chấp sau này. Thời hạn lập biên bản không quá 3 ngày làm việc kể từ khi phát hiện sai sót.
Bước 2: Thu hồi và hủy hóa đơn bị trùng số
Sau khi có biên bản, người bán thu hồi toàn bộ liên hóa đơn đã phát hành (nếu in giấy) hoặc thông báo hủy qua hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế. Hóa đơn bị hủy phải được lưu trữ kèm biên bản để kiểm tra. Đối với hóa đơn điện tử, người bán gửi thông báo hủy đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Việc hủy đảm bảo hóa đơn không còn giá trị sử dụng, tránh lạm dụng hoặc kê khai thuế sai.
Bước 3: Lập hóa đơn mới thay thế
Người bán lập hóa đơn mới với số hóa đơn đúng, ghi rõ "Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số… ngày… tháng… năm… bị thu hồi do trùng số" ở phần ghi chú. Hóa đơn mới phải phản ánh đúng nội dung giao dịch gốc và giao cho người mua để kê khai thuế. Nếu giao dịch đã hoàn thành, hóa đơn mới chỉ dùng để điều chỉnh mà không thay đổi giá trị. Toàn bộ quy trình phải hoàn thành trong thời hạn quy định để tránh ảnh hưởng đến báo cáo thuế hàng quý hoặc hàng tháng.
Lưu ý khi thực hiện
- Người bán phải thông báo cho cơ quan thuế về việc thu hồi và hủy hóa đơn qua hệ thống điện tử trong vòng 3 ngày làm việc.
- Nếu hóa đơn đã kê khai thuế, người mua cần điều chỉnh tờ khai thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019.
- Trường hợp không thỏa thuận được với người mua, người bán vẫn phải tự xử lý và báo cáo cơ quan thuế để tránh phạt bổ sung lên đến 20.000.000 đồng.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình xử lý hóa đơn bị trùng số giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán và giảm thiểu chi phí phạt hành chính. Đồng thời, nó góp phần nâng cao uy tín trong giao dịch kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận