Hóa đơn chiếu lệ là gì? Tìm hiểu thêm

Hóa đơn chiếu lệ đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế và minh bạch hóa các giao dịch. Hiểu rõ khái niệm này giúp tránh rủi ro pháp lý cũng như tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Bài viết sau đây sẽ phân tích chi tiết chủ đề cùng Công ty Luật ACC.

1. Hóa đơn chiếu lệ là gì?

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là chứng từ do người bán lập nhằm cung cấp thông tin dự kiến về giao dịch như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, điều kiện thanh toán hoặc điều kiện giao hàng trước khi phát sinh giao dịch chính thức.

Khác với hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật thuế, hóa đơn chiếu lệ không phải là chứng từ kế toán, không có giá trị thay thế hóa đơn và không được sử dụng để kê khai thuế giá trị gia tăng hoặc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Theo quy định về quản lý hóa đơn tại Luật Quản lý thuế 2025 và các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chỉ được sử dụng hóa đơn hợp pháp do pháp luật quy định để ghi nhận doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.

2. Đặc điểm của hóa đơn chiếu lệ

Hóa đơn chiếu lệ có một số đặc điểm cơ bản như sau:

• Được lập trước khi giao dịch chính thức hoàn tất, thường dùng trong hoạt động xuất nhập khẩu, báo giá hoặc xác nhận thông tin giao dịch;
• Không thể hiện nghĩa vụ thanh toán bắt buộc như hóa đơn thương mại hoặc hóa đơn thuế;
• Không được dùng làm căn cứ khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào;
• Có thể bao gồm các thông tin như tên người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá dự kiến và điều kiện giao dịch.

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hóa đơn chiếu lệ với hóa đơn điện tử hợp pháp. Việc sử dụng nhầm hóa đơn chiếu lệ thay cho hóa đơn bán hàng có thể dẫn đến sai sót trong kê khai thuế và hạch toán kế toán.

Xem thêm: Tiền phạt vi phạm hợp đồng có xuất hóa đơn không? Mới

3. Ý nghĩa của hóa đơn chiếu lệ trong hoạt động kinh doanh

Mặc dù không có giá trị thay thế hóa đơn thuế, hóa đơn chiếu lệ vẫn có vai trò nhất định trong hoạt động thương mại.

Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, hóa đơn chiếu lệ thường được sử dụng để cung cấp thông tin ban đầu cho đối tác, ngân hàng hoặc cơ quan liên quan trước khi lập chứng từ chính thức. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng loại chứng từ này để thống nhất các điều khoản về giá cả, số lượng và phương thức giao dịch.

Tuy nhiên, khi hàng hóa, dịch vụ đã được bán hoặc cung cấp theo quy định, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử để ghi nhận giao dịch và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử trường mầm non tư thục

4. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn chiếu lệ

Doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn chiếu lệ cần lưu ý:

• Không sử dụng hóa đơn chiếu lệ để thay thế hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Không kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào dựa trên hóa đơn chiếu lệ;
• Không sử dụng hóa đơn chiếu lệ làm chứng từ hợp pháp để ghi nhận doanh thu hoặc chi phí tính thuế;
• Cần lưu trữ, quản lý riêng để tránh nhầm lẫn với hóa đơn chính thức.

Theo quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp phải đảm bảo việc lập, sử dụng và quản lý hóa đơn đúng mục đích, đúng loại chứng từ theo quy định.

5. Câu hỏi thường gặp

Hóa đơn chiếu lệ có được dùng để kê khai thuế không?

Trả lời: Không. Hóa đơn chiếu lệ chỉ có tính chất tham khảo, cung cấp thông tin giao dịch dự kiến và không phải là hóa đơn hợp pháp để kê khai thuế. Doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định để ghi nhận doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.

Hóa đơn chiếu lệ có thay thế được hóa đơn giá trị gia tăng không?

Trả lời: Không. Hóa đơn chiếu lệ không có giá trị thay thế hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng. Khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Hóa đơn chiếu lệ có bắt buộc phải lập không?

Trả lời: Không. Pháp luật thuế hiện hành không quy định doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn chiếu lệ. Đây là chứng từ thương mại được doanh nghiệp sử dụng tùy theo nhu cầu giao dịch với đối tác.

Hóa đơn chiếu lệ là công cụ hỗ trợ quan trọng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật thuế hiệu quả. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ chuyên sâu, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bạn.