Dạ, cho em hỏi, em mới bán quần áo trên thương mại điện tử, trung bình tháng doanh thu chưa tới 2 triệu đồng. Nhưng theo thông tin em được biết khi kê khai phải có hóa đơn đầu vào. Em đang nhập hàng quần áo bên Trung Quốc theo line thương mại điện tử nhờ logistics đi dạng tiểu ngạch do em nhập ít ạ. Thì em có hỏi với bên logistics có thể xuất hóa đơn cho em được không thì họ bảo không. Vậy làm thế nào em có hóa đơn đầu vào được đây ạ? Em hoang mang quá, nếu không có chắc em dừng kinh doanh luôn.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về hóa đơn đầu vào khi kinh doanh hàng hóa

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), người bán hàng hóa phải lập hóa đơn giao cho người mua và kê khai thuế theo quy định. Hóa đơn đầu vào là chứng từ quan trọng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chứng minh chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập cá nhân/doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ như trường hợp của Anh/Chị (doanh thu trung bình dưới 2 triệu đồng/tháng), nếu không thuộc diện phải nộp thuế GTGT (theo ngưỡng miễn thuế tại Luật Thuế GTGT 2008, sửa đổi bổ sung), việc thiếu hóa đơn đầu vào không bắt buộc phải có để kê khai cơ bản, nhưng vẫn cần chứng minh nguồn gốc hàng hóa để tránh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Theo quy định hướng dẫn thi hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn đầu vào phải là hóa đơn hợp pháp theo quy định pháp luật Việt Nam. Trường hợp không có hóa đơn đầu vào, người kinh doanh có thể sử dụng các chứng từ khác để chứng minh chi phí và nguồn gốc hàng hóa, tránh bị loại trừ khi quyết toán thuế.

Đặc thù với hàng nhập khẩu tiểu ngạch từ Trung Quốc

Hàng nhập khẩu theo hình thức tiểu ngạch (biên mậu, không qua thủ tục hải quan chính ngạch) thường không được xuất hóa đơn GTGT đầu vào từ nhà cung cấp nước ngoài hoặc đơn vị logistics, vì đây là giao dịch không chính thức và không thuộc hệ thống hóa đơn điện tử Việt Nam. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP logistics chỉ xuất hóa đơn cho dịch vụ vận chuyển nếu họ là doanh nghiệp Việt Nam đăng ký kinh doanh hợp pháp, nhưng trong trường hợp tiểu ngạch, họ thường không cung cấp hóa đơn đầy đủ do tính chất giao dịch nhỏ lẻ. Việc thiếu hóa đơn không làm hàng hóa trở thành "không hợp pháp", nhưng Anh/Chị cần lưu giữ các chứng từ thay thế để chứng minh nguồn gốc, tránh bị coi là hàng lậu hoặc không rõ xuất xứ khi bán trên nền tảng thương mại điện tử (TMĐT).

Các biện pháp thay thế để chứng minh nguồn gốc hàng hóa và kê khai thuế

Để giải quyết tình trạng thiếu hóa đơn đầu vào, Anh/Chị có thể sử dụng các chứng từ sau đây theo hướng dẫn, giúp kê khai thuế và chứng minh chi phí hợp lý:

• Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp Trung Quốc (dù bằng tiếng Trung, cần dịch công chứng nếu kiểm tra).
• Biên nhận chuyển tiền quốc tế (như qua ngân hàng hoặc ví điện tử) chứng minh thanh toán cho nhà cung cấp.
• Chứng từ vận chuyển từ logistics, bao gồm vận đơn, biên bản giao nhận hàng, hoặc hóa đơn phí vận chuyển (nếu có).
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng hóa như nhãn mác, tem nhập khẩu tiểu ngạch (nếu áp dụng theo quy định biên giới), hoặc chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu nhà cung cấp cung cấp.
• Biên bản kiểm kê hàng hóa nội bộ, ghi rõ số lượng, giá trị nhập và ngày tháng.

Với doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (tương đương dưới 2 triệu đồng/tháng như trường hợp của Anh/Chị), Anh/Chị thuộc diện hộ kinh doanh cá thể không phải nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (theo Luật Thuế GTGT), mà chỉ kê khai thuế khoán hoặc môn bài. Khi kê khai trên TMĐT, Anh/Chị cần đăng ký mã số thuế cá nhân với Chi cục Thuế địa phương và sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Nếu thiếu chứng từ đầu vào, cơ quan thuế có thể kiểm tra và yêu cầu bổ sung, nhưng không dẫn đến mức phạt nặng nếu chứng minh được giao dịch hợp lý (mức phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu vi phạm về chứng từ theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Lời khuyên thực tiễn để tiếp tục kinh doanh

Anh/Chị không cần dừng kinh doanh do lo ngại này, vì pháp luật cho phép linh hoạt với quy mô nhỏ. Nên chuyển dần sang nhập khẩu chính ngạch qua các nền tảng như Alibaba với đơn vị logistics uy tín để có hóa đơn đầy đủ, hoặc hợp tác với nhà cung cấp Việt Nam phân phối hàng Trung Quốc. Đồng thời, lưu trữ đầy đủ chứng từ thay thế và kê khai thuế đúng hạn để tránh rủi ro. Nếu doanh thu tăng, cần chuyển sang phương pháp kê khai thuế GTGT để khấu trừ đầu vào.

Việc tuân thủ quy định về hóa đơn và chứng từ giúp bảo vệ quyền lợi kinh doanh, tránh phạt hành chính và xây dựng uy tín trên TMĐT. Đồng thời, nó hỗ trợ Anh/Chị mở rộng quy mô bền vững mà không gặp trở ngại pháp lý. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.