Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định về hóa đơn điện tử và yêu cầu kỹ thuật
Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và có thể tra cứu theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Cụ thể, tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lập dưới dạng file dữ liệu XML có cấu trúc chuẩn, kèm theo chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý và khả năng kiểm tra dữ liệu tự động. File XML là thành phần bắt buộc, chứa thông tin chi tiết về giao dịch, giúp cơ quan thuế và người mua xác minh tính hợp lệ. Nếu file XML bị lỗi không mở được, hóa đơn sẽ không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, dẫn đến không thể sử dụng cho mục đích kê khai thuế hoặc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Điều 7 quy định rõ định dạng file XML phải tuân thủ chuẩn của Tổng cục Thuế, đảm bảo không bị hỏng hoặc lỗi khi truyền nhận. Trường hợp file XML lỗi, hóa đơn được coi là có sai sót về hình thức, thuộc phạm vi xử lý theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và người mua có quyền từ chối sử dụng.
Có cần yêu cầu xuất lại hóa đơn không?
Có, Anh/Chị cần yêu cầu nhà cung cấp xuất lại hóa đơn điện tử mới để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro pháp lý. Theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi hóa đơn điện tử có sai sót (bao gồm lỗi kỹ thuật như file XML không mở được), nhà cung cấp phải xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, tùy theo mức độ sai sót. Nếu lỗi chỉ ở file XML mà nội dung giao dịch không thay đổi, việc xuất lại hóa đơn mới là giải pháp phù hợp, giúp người mua có cơ sở hợp lệ để kê khai thuế. Thông tư 32/2025/TT-BTC tại Điều 15 nhấn mạnh rằng hóa đơn không đáp ứng yêu cầu kỹ thuật sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận, dẫn đến có thể bị từ chối khấu trừ GTGT hoặc phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Việc không yêu cầu xuất lại có thể gây khó khăn trong việc đối chiếu dữ liệu với hệ thống kế toán và báo cáo thuế, đặc biệt khi cơ quan thuế kiểm tra qua hệ thống hóa đơn điện tử quốc gia.
Quy trình yêu cầu xuất lại hóa đơn
Để xử lý hiệu quả, Anh/Chị nên thực hiện theo các bước sau dựa trên quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 15 Thông tư 32/2025/TT-BTC:
Bước 1: Kiểm tra và thông báo lỗi cho nhà cung cấp
Ngay khi phát hiện file XML lỗi, Anh/Chị cần kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn (bao gồm file PDF và dữ liệu ký số) để xác định lỗi chỉ ở XML hay toàn bộ. Sau đó, gửi thông báo bằng văn bản (email hoặc công văn) cho nhà cung cấp trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hóa đơn, nêu rõ lỗi cụ thể (ví dụ: "File XML không mở được do lỗi định dạng"). Điều này giúp nhà cung cấp nhanh chóng xác nhận và tránh tranh chấp sau này.
Bước 2: Yêu cầu xuất lại hóa đơn mới
Gửi yêu cầu chính thức yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn điện tử thay thế, giữ nguyên thông tin giao dịch gốc (số lượng, giá trị, thuế suất). Nhà cung cấp phải lập hóa đơn mới theo mẫu quy định tại Phụ lục Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ký số và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Thời hạn xử lý sai sót là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nếu nhà cung cấp chậm trễ, Anh/Chị có thể báo cáo cơ quan thuế địa phương để hỗ trợ.
Bước 3: Nhận và xác nhận hóa đơn mới
Sau khi nhận hóa đơn thay thế, kiểm tra file XML có mở được và dữ liệu khớp với giao dịch gốc không. Lưu trữ hóa đơn mới vào hệ thống kế toán và hủy hóa đơn lỗi (ghi nhận lý do hủy theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Nếu cần, cập nhật dữ liệu với cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử để đảm bảo tính liên tục trong kê khai.
Tuân thủ quy định này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị cơ quan thuế từ chối hóa đơn, đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế và duy trì uy tín giao dịch. Việc xử lý kịp thời còn giảm thiểu chi phí hành chính và tránh phạt bổ sung nếu phát sinh kiểm tra sau.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận