Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Xử lý hóa đơn điện tử bị trùng mã số
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 41/2022/NĐ-CP), hóa đơn điện tử bị trùng mã số được coi là sai sót thuộc trường hợp phải xử lý theo Điều 19. Sai sót này có thể phát sinh do lỗi hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử hoặc nhà cung cấp hàng hóa/dịch vụ, dẫn đến hóa đơn không hợp lệ và không được sử dụng để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Bên nhận hóa đơn (đơn vị kế toán của Anh/Chị) không được tự xử lý mà phải phối hợp với nhà cung cấp để khắc phục, nhằm đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị cơ quan thuế từ chối kê khai. Việc xử lý cần được thực hiện kịp thời, trước khi lập báo cáo thuế kỳ liên quan, để tránh các chế tài hành chính theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định số 102/2021/NĐ-CP), với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không xử lý hóa đơn sai sót.
Quy trình xử lý hóa đơn bị trùng mã
Việc xử lý được thực hiện chủ yếu bởi nhà cung cấp (bên bán), với sự phối hợp từ bên nhận. Dưới đây là các bước cụ thể theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Bước 1: Phát hiện sai sót và thông báo
Bên nhận hóa đơn (đơn vị của Anh/Chị) phát hiện trùng mã số khi đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế (qua Cổng thông tin điện tử hóa đơn). Ngay lập tức, kế toán gửi thông báo bằng văn bản (email hoặc công văn) cho nhà cung cấp, nêu rõ mã số hóa đơn bị trùng, thời điểm phát hành và nội dung sai sót. Bước này giúp ghi nhận sự việc và tránh sử dụng hóa đơn sai để kê khai thuế, đồng thời tạo cơ sở cho biên bản sau này. Thời hạn thông báo nên trong vòng 2-3 ngày làm việc để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Bước 2: Lập biên bản ghi nhận sai sót
Nhà cung cấp nhận thông báo và tự lập biên bản ghi nhận sự việc sai sót theo mẫu tại Phụ lục II Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Biên bản phải nêu rõ lý do trùng mã (ví dụ: lỗi phần mềm), thời gian phát hành hóa đơn sai và cam kết xử lý. Biên bản được ký điện tử bởi người đại diện nhà cung cấp và gửi cho bên nhận trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo. Nếu nhà cung cấp không hợp tác, bên nhận có thể báo cáo cơ quan thuế quản lý trực tiếp để yêu cầu can thiệp, tránh ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai thuế của mình.
Bước 3: Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh
Sau khi lập biên bản, nhà cung cấp hủy hóa đơn sai sót trên hệ thống (nếu chưa chuyển giao) hoặc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo Điều 19 khoản 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hóa đơn mới phải có mã số khác, nội dung giống hóa đơn cũ nhưng ghi chú "Thay thế hóa đơn số [mã cũ] ngày [ngày cũ] do trùng mã". Hóa đơn thay thế được ký điện tử và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế, sau đó gửi cho bên nhận để cập nhật sổ sách kế toán. Bên nhận chỉ sử dụng hóa đơn mới để kê khai thuế GTGT đầu vào, và lưu trữ biên bản cùng hóa đơn cũ làm chứng từ hỗ trợ.
Bước 4: Kê khai và lưu trữ
Sau khi nhận hóa đơn hợp lệ, kế toán cập nhật vào hệ thống kế toán và kê khai thuế theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (biên bản, hóa đơn cũ và mới) ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Nếu sai sót xảy ra sau khi kê khai thuế, cần lập tờ khai bổ sung theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 và nộp phạt chậm nộp nếu có (0,03%/ngày trên số tiền chậm).
- Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Biên bản ghi nhận sai sót (bản gốc điện tử).
- Hóa đơn điện tử bị trùng mã (bản sao dữ liệu).
- Hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh (bản gốc).
- Thông báo sai sót từ bên nhận (nếu có).
- Chứng từ liên quan đến giao dịch gốc (hợp đồng, biên bản giao hàng).
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Tuân thủ quy trình này giúp đảm bảo hóa đơn được cơ quan thuế chấp nhận, tránh mất quyền khấu trừ thuế GTGT và giảm thiểu rủi ro kiểm tra sau. Việc xử lý đúng quy định không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ uy tín doanh nghiệp trước các cơ quan quản lý. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận