Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:
1. Quy định pháp luật về ghi mã số thuế người mua trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/6/2025), việc ghi mã số thuế hoặc số định danh cá nhân (CCCD) của người mua trên hóa đơn điện tử không phải lúc nào cũng bắt buộc. Cụ thể, Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định rõ các trường hợp cần ghi thông tin người mua, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, tùy thuộc vào đối tượng mua hàng. Các quy định này nhằm tăng cường minh bạch trong quản lý thuế và đảm bảo hóa đơn hợp lệ để hạch toán chi phí hoặc kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT).
2. Các trường hợp bắt buộc ghi mã số thuế người mua
Việc ghi mã số thuế người mua trên hóa đơn điện tử là bắt buộc trong các trường hợp sau:
- Người mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh có mã số thuế: Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin gồm tên, địa chỉ, mã số thuế theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, đăng ký kinh doanh hoặc thông báo mã số thuế. Điều này giúp đảm bảo hóa đơn hợp lệ để bên mua sử dụng cho mục đích khấu trừ thuế GTGT hoặc hạch toán chi phí.
- Người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách: Hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ ngân sách được cấp, cùng với tên và địa chỉ phù hợp.
- Kinh doanh vận tải qua nền tảng số: Hóa đơn cần ghi mã số thuế hoặc số định danh của người gửi hàng, kèm theo thông tin về hàng hóa và địa chỉ.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán có thể viết tắt một số danh từ thông dụng (ví dụ: “Phường” thành “P”, “Thành phố” thành “TP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”) nhưng phải đảm bảo xác định chính xác thông tin doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh.
3. Các trường hợp không bắt buộc ghi mã số thuế người mua
Theo điểm d khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, một số trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc ghi mã số thuế hoặc thông tin người mua, bao gồm:
- Bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh.
- Bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh.
- Hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng.
Trong các trường hợp này, hóa đơn có thể ghi “khách lẻ” hoặc không cần ghi thông tin người mua nếu người mua không yêu cầu. Tuy nhiên, nếu người mua là cá nhân kinh doanh nhưng không cung cấp thông tin, người bán vẫn phải rà soát và ghi đúng thông tin nếu có căn cứ cho thấy người mua có hoạt động kinh doanh, để tránh vi phạm quy định về lập hóa đơn.
4. Hệ quả và lưu ý khi không tuân thủ quy định
Việc không ghi đầy đủ thông tin bắt buộc, đặc biệt là mã số thuế của người mua là tổ chức, cá nhân kinh doanh, được xem là hành vi vi phạm pháp luật về hóa đơn. Theo Công văn 2921/ĐTTNG-QLDN năm 2025 của Đội thuế thành phố Thái Nguyên, hành vi này có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần rà soát quy trình lập hóa đơn, đặc biệt trong các lĩnh vực bán lẻ, dịch vụ ăn uống, vận tải, để đảm bảo tuân thủ.
Ngoài ra, nếu hóa đơn đã lập sai thông tin người mua (ví dụ: ghi “khách lẻ” khi người mua là cá nhân kinh doanh), doanh nghiệp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
- Lập hóa đơn điều chỉnh nếu hóa đơn đã kê khai thuế.
- Lập hóa đơn thay thế nếu hóa đơn chưa kê khai và không còn giá trị sử dụng.
Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên xây dựng quy trình thu thập thông tin người mua, đặc biệt khi có dấu hiệu người mua có hoạt động kinh doanh (mua số lượng lớn, sử dụng tên giao dịch giống hộ kinh doanh). Việc này đòi hỏi kỹ năng nghiệp vụ của kế toán để nhận diện và xử lý đúng.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải đáp thắc mắc và hỗ trợ giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!
Để lại một bình luận