Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số hợp lệ của người bán để đảm bảo tính pháp lý và tính toàn vẹn dữ liệu. Chữ ký số này phải được tạo ra từ chứng thư số (digital certificate) do cơ quan có thẩm quyền cấp, thường lưu trữ trên thiết bị USB token. Người bán có quyền ủy quyền cho nhân viên, bao gồm kế toán, thực hiện việc ký số trên hóa đơn điện tử, miễn là tuân thủ các quy định nội bộ của doanh nghiệp và không vi phạm nguyên tắc trách nhiệm pháp lý của người bán.
Vai trò của kế toán trong việc ký hóa đơn điện tử
Kế toán có thể sử dụng USB token chứa chứng thư số của mình để ký hóa đơn điện tử thay cho người bán, nếu được ủy quyền hợp pháp theo Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc này giúp đảm bảo quy trình kế toán diễn ra suôn sẻ, nhưng kế toán cần chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn. Trường hợp bên mua là cơ sở kinh doanh và có thỏa thuận ký số với bên bán, hóa đơn có thể có chữ ký số của cả hai bên; nếu không, chỉ cần chữ ký số của người bán là đủ. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, không bắt buộc chữ ký số của người bán nếu đáp ứng các điều kiện tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Yêu cầu kỹ thuật và lưu ý khi sử dụng USB token
Để ký hóa đơn điện tử bằng USB token của kế toán, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Chứng thư số phải được mua từ nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín (như VNPT-CA, BKAV-CA hoặc Viettel-CA), còn hiệu lực và được cập nhật đầy đủ trên phần mềm hóa đơn điện tử.
- Máy tính sử dụng để ký phải được cài đặt driver chữ ký số tương thích với USB token, đảm bảo kết nối an toàn và không bị lỗi kỹ thuật.
- Phần mềm hóa đơn điện tử phải hỗ trợ tích hợp chữ ký số theo tiêu chuẩn XML-DSig hoặc tương đương, và doanh nghiệp cần kiểm tra định kỳ để tránh gián đoạn.
Kế toán viên cần nắm vững các quy định này để tránh hóa đơn bị từ chối hoặc xử phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2019, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp lệ.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy định về chữ ký số giúp hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quy trình kế toán. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch và an toàn dữ liệu kinh doanh. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận