Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định về hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), từ ngày 01/06/2025, việc hủy hóa đơn điện tử đã phát hành khi phát hiện sai sót đã bị bãi bỏ hoàn toàn. Thay vào đó, người bán phải áp dụng các biện pháp điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử để khắc phục sai sót, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch. Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã được phát hành nhưng người mua không nhận hoặc không lấy (ví dụ: không truy cập, không xác nhận), hóa đơn vẫn được coi là đã lập hợp lệ nếu đã được gửi qua hệ thống điện tử theo đúng quy trình. Việc không nhận không làm hóa đơn mất hiệu lực, và người bán không được tự ý hủy mà phải xử lý theo các phương án thay thế dưới đây để tránh vi phạm pháp luật về quản lý hóa đơn.
Các phương án xử lý thay thế hóa đơn
Nếu hóa đơn phát hành có sai sót (bao gồm cả trường hợp người mua không nhận dẫn đến cần làm rõ thông tin), người bán có thể chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Phương án điều chỉnh áp dụng khi sai sót không ảnh hưởng đến số lượng, giá trị hàng hóa/dịch vụ; còn thay thế áp dụng khi sai sót lớn hơn, cần lập hóa đơn mới. Dưới đây là quy trình thực hiện cho từng phương án, phải thông báo cho cơ quan thuế trước khi thực hiện.
Phương án 1: Điều chỉnh hóa đơn điện tử
Bước 1: Xác định sai sót và lập biên bản
Người bán lập biên bản ghi nhận sai sót, nêu rõ nội dung sai, lý do (bao gồm trường hợp người mua không nhận), và các bên liên quan ký xác nhận. Biên bản này phải lưu trữ điện tử và gửi kèm theo hóa đơn điều chỉnh.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh
Trên hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm", chỉ ghi thông tin cần điều chỉnh (ví dụ: thông tin người mua nếu chưa chính xác), và gửi qua hệ thống điện tử đến người mua cũng như cơ quan thuế. Hóa đơn gốc vẫn giữ nguyên hiệu lực.
Bước 3: Thông báo và kê khai
Thông báo cho cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử trong vòng 3 ngày kể từ ngày lập hóa đơn điều chỉnh. Đồng thời, kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế liên quan nếu ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
Phương án 2: Thay thế hóa đơn điện tử
Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn gốc
Lập biên bản ghi nhận việc thay thế, nêu rõ lý do (như người mua không nhận dẫn đến sai thông tin giao dịch), và các bên ký xác nhận. Hóa đơn gốc được coi là không còn hiệu lực từ thời điểm lập biên bản.
Bước 2: Lập hóa đơn thay thế mới
Lập hóa đơn điện tử mới với đầy đủ thông tin chính xác, ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày… tháng… năm", và gửi đến người mua qua hệ thống điện tử. Hóa đơn mới có hiệu lực từ ngày giao dịch thực tế.
Bước 3: Thông báo và xử lý hóa đơn gốc
Thông báo cơ quan thuế trong vòng 3 ngày qua cổng thông tin, đồng thời hủy dữ liệu hóa đơn gốc trên hệ thống nhưng lưu trữ để kiểm tra. Kê khai thuế dựa trên hóa đơn thay thế.
Lưu ý về hậu quả vi phạm
Việc tự ý hủy hóa đơn điện tử mà không tuân thủ quy định có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm, đồng thời có thể bị truy thu thuế nếu hóa đơn không được xử lý đúng. Người bán nên kiểm tra hệ thống hóa đơn điện tử định kỳ để đảm bảo gửi thành công đến người mua, ví dụ qua email hoặc cổng thông tin.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo minh bạch giao dịch và giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Đồng thời, nó hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn trong bối cảnh chuyển đổi số. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận