Hóa đơn điện tử không có chữ ký số là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện giao dịch và kê khai thuế. Việc xác định đúng trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số hoặc hóa đơn không có chữ ký số nhưng không hợp lệ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và hạn chế rủi ro về thuế. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu sâu hơn về vấn đề này.
1. Hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ khi nào?
Theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, không phải mọi hóa đơn điện tử không có chữ ký số đều không hợp lệ. Việc xác định tính hợp lệ phải căn cứ vào từng loại hóa đơn và trường hợp áp dụng.
Đối với hóa đơn điện tử thuộc trường hợp bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, hóa đơn sẽ không hợp lệ nếu không có chữ ký số hoặc chữ ký số không đáp ứng điều kiện theo quy định, như chứng thư số hết hiệu lực, chữ ký số không đúng chủ thể hoặc dữ liệu hóa đơn bị thay đổi sau khi ký.
Ngược lại, một số trường hợp được pháp luật miễn chữ ký số của người bán, như hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế và các trường hợp khác theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, vẫn có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng loại hóa đơn đang sử dụng để áp dụng quy định về chữ ký số, tránh ảnh hưởng đến việc kê khai, hạch toán và thực hiện nghĩa vụ thuế.
2. Nguyên nhân phổ biến dẫn đến hóa đơn điện tử không có chữ ký số
Nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng hóa đơn điện tử không có chữ ký số hợp lệ do lỗi kỹ thuật trong quá trình phát hành. Nguyên nhân đầu tiên xuất phát từ việc chữ ký số chưa được cập nhật đúng hạn, chứng thư số hết hiệu lực hoặc thông tin chữ ký số không trùng khớp với dữ liệu đăng ký của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, lỗi cấu hình phần mềm hóa đơn điện tử, lỗi kết nối với thiết bị ký số hoặc việc chưa cập nhật thông tin chứng thư số cũng có thể khiến chữ ký số không được ghi nhận hoặc không hợp lệ trên hóa đơn. Ngoài ra, sự cố từ nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số hoặc hệ thống hóa đơn điện tử cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình ký số.
Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên, kiểm tra hệ thống định kỳ và rà soát quy trình phát hành hóa đơn để hạn chế các lỗi phát sinh.
Xem thêm: Quy định về xuất hóa đơn vận chuyển hiện nay
3. Hậu quả pháp lý khi sử dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký số
Việc sử dụng hóa đơn điện tử không có chữ ký số trong trường hợp pháp luật bắt buộc phải có chữ ký số có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp. Hóa đơn không đáp ứng điều kiện hợp lệ có thể ảnh hưởng đến việc kê khai thuế, khấu trừ thuế giá trị gia tăng và hạch toán chi phí.
Trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc xử lý hóa đơn theo quy định. Trường hợp lập hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Do đó, doanh nghiệp cần chủ động rà soát để đảm bảo hóa đơn điện tử thuộc diện bắt buộc đều có chữ ký số hợp lệ.
Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn học phí ngành giáo dục
4. Biện pháp khắc phục hóa đơn điện tử không có chữ ký số
Doanh nghiệp nên thực hiện kiểm tra định kỳ hệ thống phát hành hóa đơn theo hướng dẫn tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bước đầu tiên là xác nhận nguyên nhân khiến hóa đơn không có chữ ký số hoặc chữ ký số không hợp lệ. Tiếp theo, doanh nghiệp cần kiểm tra hóa đơn có thuộc trường hợp được miễn chữ ký số theo quy định hay không.
Trường hợp hóa đơn thuộc diện bắt buộc phải có chữ ký số nhưng chưa được ký số hợp lệ hoặc phát hiện sai sót liên quan đến chữ ký số, doanh nghiệp phải xử lý theo quy định về xử lý hóa đơn điện tử. Tùy từng trường hợp cụ thể, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc thực hiện biện pháp xử lý khác theo quy định; không phải mọi trường hợp đều phải hủy hóa đơn và lập lại.
Việc áp dụng đúng quy trình giúp hóa đơn điện tử được chấp nhận và duy trì tính hợp pháp của chứng từ.
5. Câu hỏi thường gặp
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số có được sử dụng để kê khai thuế không?
Trả lời: Hóa đơn điện tử không có chữ ký số vẫn có thể được sử dụng nếu thuộc trường hợp pháp luật quy định được miễn chữ ký số của người bán theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đối với các hóa đơn thuộc diện bắt buộc phải có chữ ký số, việc không ký số hoặc ký số không hợp lệ có thể ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hóa đơn khi kê khai, hạch toán và thực hiện nghĩa vụ thuế.
Làm thế nào để kiểm tra chữ ký số trên hóa đơn điện tử?
Trả lời: Doanh nghiệp có thể kiểm tra chữ ký số thông qua phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm ký số hoặc chức năng tra cứu hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế (nếu có). Việc kiểm tra giúp xác định chữ ký số có còn hiệu lực, đúng chủ thể ký và bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn theo quy định.
Có bị phạt khi phát hành hóa đơn điện tử không có chữ ký số không?
Trả lời: Có. Trường hợp doanh nghiệp phát hành hóa đơn thuộc diện bắt buộc phải có chữ ký số nhưng không đáp ứng quy định về chữ ký số hoặc lập, sử dụng hóa đơn điện tử không đúng quy định thì có thể bị xử lý theo quy định của pháp luật về hóa đơn và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn. Mức xử lý phụ thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm của từng trường hợp.
Hóa đơn điện tử không có chữ ký số cần được xử lý kịp thời để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia để áp dụng đúng các quy định hiện hành. Liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để được hỗ trợ chi tiết và giải quyết mọi vướng mắc liên quan.
Để lại một bình luận