Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định chung về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, hóa đơn điện tử bị sai sót về ngày giờ ký số được coi là lỗi về thông tin trên hóa đơn. Việc xử lý phụ thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót và tình trạng hóa đơn (đã giao cho người mua hay chưa, có mã của cơ quan thuế hay không). Trong trường hợp hóa đơn đã được gửi cho khách hàng (nghĩa là đã giao), không được phép sửa trực tiếp mà phải áp dụng biện pháp điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn sai để lập hóa đơn mới, nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của giao dịch. Sai sót về ngày giờ ký số có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn nếu không được xử lý kịp thời, dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Các trường hợp xử lý sai sót
- Nếu hóa đơn chưa giao cho người mua: Có thể hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới đúng theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Thời hạn xử lý là trước khi giao hóa đơn.
- Nếu hóa đơn đã giao cho người mua (như trường hợp của Anh/Chị): Không cần hủy hóa đơn mà ưu tiên lập biên bản điều chỉnh sai sót giữa bên bán và bên mua, sau đó xuất hóa đơn điều chỉnh. Hủy hóa đơn chỉ áp dụng nếu sai sót nghiêm trọng (ví dụ: sai thông tin người mua, giá trị giao dịch) và phải có sự đồng ý của cơ quan thuế. Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, việc điều chỉnh giúp giữ nguyên hiệu lực giao dịch mà không làm gián đoạn chứng từ kế toán.
Quy trình xử lý hóa đơn sai sót về ngày giờ ký số sau khi đã gửi cho khách
Vì hóa đơn đã được gửi cho khách hàng, Anh/Chị nên áp dụng quy trình điều chỉnh theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Quy trình được thực hiện như sau:
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót
Bên bán và bên mua (khách hàng) cùng lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, ghi rõ nội dung sai sót (ngày giờ ký số không đúng), lý do phát hiện và thời điểm phát hiện. Biên bản phải được ký điện tử hoặc chữ ký tay, kèm theo hóa đơn gốc bị sai. Thời hạn lập biên bản là ngay khi phát hiện, nhưng không quá 10 ngày kể từ ngày phát hiện sai sót theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Biên bản này là cơ sở để xuất hóa đơn điều chỉnh và báo cáo cơ quan thuế nếu cần.
Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh
Sau khi có biên bản, bên bán xuất hóa đơn điện tử điều chỉnh với nội dung ghi rõ "Điều chỉnh hóa đơn số [số hóa đơn gốc] ngày [ngày gốc]", chỉ sửa phần ngày giờ ký số đúng và các thông tin liên quan. Hóa đơn điều chỉnh phải có mã của cơ quan thuế nếu hóa đơn gốc có mã, và gửi cho bên mua qua hệ thống hóa đơn điện tử. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điều chỉnh không thay đổi giá trị giao dịch mà chỉ khắc phục lỗi thông tin, đảm bảo tính pháp lý.
Bước 3: Thông báo và lưu trữ
Gửi thông báo điều chỉnh đến cơ quan thuế qua hệ thống điện tử (nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế) trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày xuất hóa đơn điều chỉnh, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC. Lưu trữ biên bản, hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh trong hồ sơ kế toán ít nhất 10 năm. Nếu không thông báo kịp thời, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Lưu ý rằng nếu sai sót về ngày giờ ký số dẫn đến hóa đơn không hợp lệ (ví dụ: ký số trước ngày lập hóa đơn), cơ quan thuế có thể yêu cầu hủy toàn bộ và lập hóa đơn mới, nhưng trường hợp này thường được xử lý bằng điều chỉnh nếu không ảnh hưởng đến thuế. Anh/Chị nên kiểm tra hệ thống ký số để tránh lặp lại lỗi.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình xử lý sai sót giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu thuế, phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch. Đồng thời, duy trì uy tín với khách hàng và cơ quan quản lý thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận