Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định pháp lý về ký hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), hóa đơn điện tử phải được ký số bởi người bán hoặc người được ủy quyền trước khi phát hành và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Cụ thể, Điều 13 Nghị định này yêu cầu việc ký hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và không thể thay đổi nội dung sau khi ký.
Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP tại Điều 7 quy định chi tiết về quy trình ký điện tử, sử dụng chữ ký số hợp pháp theo Luật Giao dịch điện tử 2005. Việc ký phải được thực hiện qua hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử được chứng nhận, đảm bảo kết nối liên tục với cơ quan thuế để truyền dữ liệu.
Tác động của việc mất mạng khi đang ký hóa đơn điện tử
Trong trường hợp mất mạng internet trong quá trình ký hóa đơn điện tử, quy trình ký có thể bị gián đoạn, dẫn đến việc ký không thành công hoặc không hoàn tất, tùy thuộc vào thiết kế của hệ thống cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC, hệ thống phải hỗ trợ ký ngoại tuyến tạm thời ở một số trường hợp, nhưng việc truyền dữ liệu đến cơ quan thuế yêu cầu kết nối ổn định; nếu mất mạng, dữ liệu ký có thể bị lỗi hoặc không được xác nhận, khiến hóa đơn không hợp lệ.
Doanh nghiệp cần kiểm tra ngay lập tức nhật ký hệ thống (log) để xác định lỗi cụ thể, chẳng hạn như mã lỗi kết nối hoặc thời gian gián đoạn. Nếu hóa đơn chưa được ký hoàn chỉnh, nó sẽ không được coi là hợp lệ theo Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và doanh nghiệp phải thực hiện ký lại từ đầu để tránh rủi ro bị từ chối khi kê khai thuế. Không có quy định phạt trực tiếp cho lỗi kỹ thuật này, nhưng nếu dẫn đến chậm trễ phát hành hóa đơn, có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi chậm nộp hồ sơ thuế liên quan.
Để khắc phục, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng hệ thống có tính năng dự phòng kết nối (backup connection) và sao lưu dữ liệu tạm thời. Nếu lỗi xảy ra, hãy thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra và khôi phục kết nối mạng ngay lập tức, sau đó thử ký lại hóa đơn trên cùng phiên làm việc nếu hệ thống cho phép.
- Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như VNPT, Viettel hoặc các đơn vị được Tổng cục Thuế chứng nhận) để hỗ trợ kỹ thuật và xác nhận tính toàn vẹn dữ liệu.
- Lưu giữ bằng chứng lỗi (ảnh chụp màn hình, log hệ thống) để giải trình với cơ quan thuế nếu cần, theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Việc tuân thủ các quy định này giúp đảm bảo hóa đơn điện tử luôn hợp lệ, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh và giảm thiểu rủi ro pháp lý.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy định về ký hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, giảm chi phí in ấn và dễ dàng quản lý dữ liệu thuế. Đồng thời, tránh các rủi ro bị phạt hành chính hoặc từ chối kê khai. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận