Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:
1. Cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử và nghĩa vụ đăng tải
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử (HĐĐT) phải được lập, ký số và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (CQT) để xác thực và cấp mã (nếu là HĐĐT có mã).
Cụ thể, người bán có trách nhiệm gửi dữ liệu HĐĐT đến Tổng cục Thuế qua Cổng thông tin điện tử hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT trong thời hạn quy định: hàng ngày hoặc theo kỳ (tùy loại hóa đơn). Dữ liệu này phải được đăng tải công khai trên hệ thống tra cứu của Tổng cục Thuế để người mua có thể kiểm tra tính hợp pháp.
Hệ thống tra cứu HĐĐT (truy cập tại https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/) cho phép bất kỳ ai xác minh hóa đơn bằng cách nhập mã số thuế người bán, ký hiệu, số hóa đơn và tổng tiền thanh toán. Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết, bao gồm mã của CQT (nếu áp dụng). Việc không hiển thị trên hệ thống có thể chỉ ra vấn đề về tính hợp lệ hoặc tuân thủ, dẫn đến rủi ro cho người mua khi khấu trừ thuế hoặc chứng minh giao dịch.
2. Các vấn đề tiềm ẩn khi HĐĐT không hiển thị trên hệ thống
Việc người bán gửi file PDF HĐĐT cho Anh/Chị nhưng hóa đơn không xuất hiện trên Cổng thông tin HĐĐT có thể phát sinh một số vấn đề pháp lý và thực tiễn sau.
Thứ nhất, hóa đơn có thể chưa được gửi dữ liệu đến CQT hoặc chưa được cấp mã xác thực. Theo Điều 17 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, HĐĐT có mã phải được cấp mã trước khi giao cho người mua; nếu không có mã, hóa đơn coi như chưa hợp lệ và không được sử dụng để kê khai thuế. Trong trường hợp này, file PDF chỉ là bản sao nội bộ, không có giá trị pháp lý đầy đủ.
Thứ hai, có thể xảy ra lỗi kỹ thuật từ phía người bán hoặc hệ thống Tổng cục Thuế. Theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, nếu CQT gặp sự cố (như lỗi kết nối dữ liệu), người bán được tạm thời sử dụng hóa đơn tạm thời và bổ sung sau. Tuy nhiên, nếu kéo dài, người bán có thể bị phạt hành chính từ 4-8 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi) vì chậm gửi dữ liệu.
Thứ ba, rủi ro lớn nhất đối với Anh/Chị là hóa đơn không hợp pháp, dẫn đến không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc thu nhập doanh nghiệp. Theo Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi), chỉ HĐĐT được CQT xác nhận mới được chấp nhận làm chứng từ hợp lệ. Nếu cơ quan thuế kiểm tra, Anh/Chị có thể bị loại chi phí, truy thu thuế và phạt chậm nộp (0,03%/ngày).
Cuối cùng, có khả năng hóa đơn bị hủy, điều chỉnh hoặc thuộc trường hợp sai sót (ví dụ: sai thông tin người mua), khiến nó không được đăng tải. Theo quy định, người bán phải thông báo và xử lý trong 3 ngày làm việc.
3. Hướng dẫn kiểm tra và xác minh hóa đơn
Để xác định chính xác vấn đề, Anh/Chị nên thực hiện các bước sau một cách khẩn trương:
- Bước 1: Tra cứu trực tiếp trên hệ thống công khai của Tổng cục Thuế tại https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/. Nhập đầy đủ: mã số thuế người bán, mẫu số hóa đơn, ký hiệu (bắt đầu bằng C hoặc K), số hóa đơn (tối đa 8 chữ số) và tổng tiền thanh toán. Nếu hiển thị "Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp", hóa đơn chưa được đăng tải.
- Bước 2: Yêu cầu người bán cung cấp bằng chứng gửi dữ liệu đến CQT, bao gồm biên bản gửi (nếu qua phần mềm) hoặc mã xác nhận từ tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT (như Viettel, BKAV). Đồng thời, kiểm tra chữ ký số trên file PDF bằng công cụ xác thực của nhà cung cấp.
- Bước 3: Nếu Anh/Chị là doanh nghiệp, đăng nhập vào tài khoản iHTKK hoặc eTax để tra cứu HĐĐT mua vào (qua mục "Tra cứu hóa đơn"). Nếu không có tài khoản, đăng ký tại CQT địa phương theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!
Để lại một bình luận