Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP), hóa đơn điện tử được coi là đã phát hành khi người bán hoàn tất ký số điện tử và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế qua hệ thống điện tử. Nếu hóa đơn đã phát hành (ký số) nhưng chưa gửi cho người mua và chưa chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể hủy hóa đơn để tránh phát sinh nghĩa vụ thuế không chính xác. Tuy nhiên, nếu đã chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế, việc hủy không được phép mà phải thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sai sót phát hiện phải thuộc các trường hợp như thông tin người mua, số lượng hàng hóa, giá trị, thuế suất, dẫn đến hóa đơn không phản ánh đúng giao dịch thực tế. Việc hủy chỉ áp dụng khi chưa phát sinh giao dịch kinh tế (chưa giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ), nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nguyên tắc ghi nhận doanh thu theo Luật Quản lý thuế 2019.
Quy trình hủy hóa đơn điện tử
Nếu đáp ứng điều kiện hủy, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau để tránh vi phạm và bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP), với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi lập hóa đơn sai sót không xử lý kịp thời.
Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sai sót
Doanh nghiệp lập biên bản nội bộ ghi rõ nội dung sai sót trên hóa đơn, thời điểm phát hành, lý do phát hiện (ví dụ: lỗi nhập liệu thông tin khách hàng hoặc giá trị), và xác nhận chưa gửi hóa đơn cho người mua cũng như chưa chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Biên bản phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật và ít nhất hai nhân viên liên quan, lưu trữ trong hồ sơ kế toán ít nhất 10 năm theo Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bước này giúp làm cơ sở pháp lý để hủy, tránh tranh chấp sau này.
Bước 2: Hủy hóa đơn trong hệ thống phần mềm
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế để xóa hoặc đánh dấu hủy hóa đơn (nếu chưa ký số hoàn tất hoặc chưa gửi dữ liệu). Nếu đã ký số nhưng chưa gửi dữ liệu thuế, hệ thống sẽ tự động vô hiệu hóa hóa đơn mà không cần thông báo riêng. Doanh nghiệp phải sao lưu dữ liệu hủy để đối chiếu, đảm bảo không sử dụng hóa đơn này trong báo cáo thuế kỳ sau theo hướng dẫn tại Phụ lục II Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Bước 3: Lập và phát hành hóa đơn mới
Sau khi hủy, lập hóa đơn điện tử mới với nội dung chính xác, ký số và gửi cho người mua cũng như chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế trong thời hạn quy định (ngày phát sinh giao dịch hoặc chậm nhất cuối ngày kế toán). Hóa đơn mới phải ghi chú tham chiếu đến biên bản sai sót nếu cần, và doanh nghiệp lưu trữ cả hai để kiểm tra. Nếu giao dịch đã xảy ra, áp dụng quy trình thay thế hóa đơn theo Điều 19 khoản 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thay vì hủy hoàn toàn.
Hồ sơ cần lưu trữ
- Biên bản ghi nhận sai sót và hủy hóa đơn.
- Bản sao hóa đơn điện tử bị hủy (dữ liệu XML hoặc PDF).
- Hóa đơn điện tử mới thay thế.
- Chứng từ chứng minh chưa gửi hóa đơn cho người mua (như log hệ thống).
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình hủy hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo dữ liệu thuế chính xác và duy trì uy tín kinh doanh. Đồng thời, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế hoặc đối tác. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận