Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử sai mã số thuế khách hàng
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (Điều 19) và Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành (Điều 7), việc xử lý hóa đơn điện tử bị sai mã số thuế (MST) của khách hàng phụ thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót và tình trạng giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Không phải lúc nào cũng cần hủy và lập lại toàn bộ, mà có thể chỉ lập biên bản điều chỉnh hoặc thay thế để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro thuế. Dưới đây là phân tích chi tiết theo từng trường hợp chính.
Trường hợp 1: Phát hiện sai sót trước khi giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ
Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa thực hiện giao dịch, người bán có thể hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới để sửa chữa sai sót MST.
Bước 1: Lập biên bản hủy hóa đơn
Người bán lập biên bản ghi nhận sai sót, nêu rõ lý do (sai MST khách hàng) và thời điểm phát hiện. Biên bản phải có chữ ký của người bán và người đại diện pháp luật (nếu có). Biên bản này làm cơ sở để hệ thống hóa đơn điện tử ghi nhận hủy.
Bước 2: Thực hiện hủy trên hệ thống
Thông qua phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế, người bán gửi thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế và người mua. Hóa đơn sẽ được đánh dấu "Hủy" và không còn hiệu lực. Thời hạn thực hiện là trước khi giao hàng.
Bước 3: Lập hóa đơn mới
Lập hóa đơn điện tử mới với thông tin MST chính xác, gửi cho người mua và cơ quan thuế. Hóa đơn mới phải ghi rõ liên quan đến hóa đơn đã hủy (số hóa đơn cũ, ngày lập). Không cần kê khai bổ sung nếu chưa kê khai thuế kỳ trước.
Lợi ích của cách xử lý này là tránh phát sinh nghĩa vụ thuế sai, đảm bảo hóa đơn hợp lệ từ đầu.
Trường hợp 2: Phát hiện sai sót sau khi giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ
Nếu đã giao hàng/dịch vụ và hóa đơn đã được sử dụng để kê khai thuế, không cần hủy mà chỉ lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn điều chỉnh để sửa MST. Điều này áp dụng khi sai sót không ảnh hưởng đến số tiền, thuế suất.
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Người bán và người mua cùng lập biên bản ghi nhận sai sót MST, nêu rõ nội dung sai (MST cũ và MST đúng), ngày giao hàng và xác nhận không thay đổi giá trị giao dịch. Biên bản phải có chữ ký của cả hai bên và lưu trữ để kê khai thuế.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Gửi hóa đơn điện tử điều chỉnh (hoặc thay thế nếu cần) qua hệ thống, chỉ sửa phần MST mà không thay đổi các thông tin khác. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi tham chiếu đến hóa đơn gốc (số, ngày). Thời hạn gửi là trước khi kê khai thuế kỳ phát hiện sai sót.
Bước 3: Kê khai bổ sung với cơ quan thuế
Nếu đã kê khai thuế cho kỳ hóa đơn gốc, người bán điều chỉnh tờ khai thuế GTGT theo mẫu quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, kèm biên bản và hóa đơn điều chỉnh. Người mua cũng cập nhật để khấu trừ thuế đầu vào chính xác.
Theo quy định, nếu không xử lý kịp thời, người bán có thể bị phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Hồ sơ cần chuẩn bị chung cho cả hai trường hợp
- Biên bản hủy hoặc điều chỉnh hóa đơn (bản gốc).
- Hóa đơn điện tử gốc và hóa đơn mới/điều chỉnh (file XML và PDF).
- Thông báo gửi cơ quan thuế qua hệ thống iHTKK hoặc eTax.
- Chứng từ chứng minh giao dịch (hợp đồng, biên bản giao hàng nếu có).
Việc tuân thủ giúp tránh tranh chấp thuế, đảm bảo quyền lợi khấu trừ cho người mua và giảm thiểu rủi ro kiểm tra từ cơ quan thuế.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận