Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định pháp lý liên quan
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính chính xác về thông tin người bán và người mua, bao gồm tên công ty và mã số thuế. Sai sót về tên công ty trên hóa đơn điện tử được coi là sai sót về nội dung hóa đơn, được hướng dẫn xử lý tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nếu sai sót không làm thay đổi số lượng hàng hóa, dịch vụ hoặc giá trị tính thuế, có thể xử lý bằng cách điều chỉnh mà không cần hủy hóa đơn gốc.
Các trường hợp sai sót về tên công ty
Sai sót về tên công ty thường xảy ra trên hóa đơn điện tử do lỗi nhập liệu, bao gồm tên người bán hoặc người mua không chính xác (ví dụ: viết tắt, sai chính tả hoặc nhầm lẫn tên giao dịch). Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu sai sót chỉ ảnh hưởng đến thông tin mô tả (như tên công ty) nhưng mã số thuế đúng và không thay đổi nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp không bắt buộc phải hủy hóa đơn mà có thể điều chỉnh. Ngược lại, nếu sai sót dẫn đến thay đổi nghĩa vụ thuế (ví dụ: nhầm tên công ty dẫn đến sai mã số thuế), phải lập hóa đơn thay thế và hủy hóa đơn gốc theo quy trình tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn rằng, doanh nghiệp cần lập biên bản ghi nhận sai sót trước khi xử lý để đảm bảo tính minh bạch.
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử sai tên công ty
Việc xử lý phải tuân thủ nguyên tắc không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh và đảm bảo kê khai thuế đúng hạn. Dưới đây là quy trình chi tiết theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Bước 1: Xác định và lập biên bản ghi nhận sai sót
Doanh nghiệp (người bán hoặc người mua) cần kiểm tra ngay hóa đơn điện tử và xác định mức độ sai sót về tên công ty. Lập biên bản ghi nhận sai sót giữa các bên liên quan (người bán, người mua và cơ quan thuế nếu cần), nêu rõ nội dung sai sót, thời điểm phát hiện và lý do. Biên bản phải được ký xác nhận bởi đại diện pháp lý của các bên. Thời hạn lập biên bản không quá 10 ngày kể từ ngày phát hiện sai sót để tránh phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu chậm trễ).
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Nếu sai sót không thay đổi nghĩa vụ thuế (chỉ sai tên công ty nhưng mã số thuế đúng), lập hóa đơn điện tử điều chỉnh ghi rõ "Điều chỉnh hóa đơn số… ngày… sai sót về tên công ty". Hóa đơn điều chỉnh phải có cùng số hóa đơn gốc, ngày lập mới và gửi cho người mua qua hệ thống hóa đơn điện tử. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi thông tin sai sót cần sửa (tên công ty đúng) mà không cần lặp lại toàn bộ nội dung gốc. Nếu sai sót lớn (thay đổi nghĩa vụ thuế), lập hóa đơn thay thế với số mới, hủy hóa đơn gốc qua thông báo trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Bước 3: Kê khai, nộp và lưu trữ
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, doanh nghiệp kê khai bổ sung vào kỳ thuế phát sinh sai sót theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Gửi hóa đơn đã xử lý cho người mua và cơ quan thuế qua hệ thống điện tử (iHTKK hoặc eTax). Lưu trữ biên bản, hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019. Nếu sai sót do người bán gây ra, người mua có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại nếu phát sinh chi phí kê khai lại.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Biên bản ghi nhận sai sót.
- Hóa đơn điện tử gốc bị sai sót.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế.
- Giấy ủy quyền (nếu đại diện thực hiện).
- Thông báo hủy hóa đơn (nếu áp dụng, gửi Tổng cục Thuế).
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình này giúp tránh rủi ro bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào và giảm thiểu phạt hành chính từ 3.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Đồng thời, đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch kinh doanh, tránh tranh chấp với đối tác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận