Hóa đơn điều chỉnh giảm quên gửi mẫu 04SS có sao không
Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Yêu cầu gửi mẫu 04SS khi điều chỉnh hóa đơn giảm
Căn cứ Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP của Chính phủ về việc thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử, quy định như sau:
Trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (bao gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế), người bán có trách nhiệm thực hiện xử lý theo quy định. Cụ thể, nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác đều chính xác thì người bán thông báo cho người mua biết về sai sót này và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán phải gửi thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Phụ lục IA của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Đối với các trường hợp hóa đơn có sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng thì người bán được lựa chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
Theo đó, khi người bán thực hiện thông báo hóa đơn điện tử lập sai với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ tự động gửi thông báo tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT ban hành kèm theo Phụ lục IB của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.
Hóa đơn điện tử lập sai nêu trên bao gồm cả hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
Hậu quả pháp lý nếu quên gửi
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn), việc không gửi hoặc gửi muộn thông báo điều chỉnh hóa đơn có thể bị xử phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không lập hoặc lập sai biên bản điều chỉnh.
Ngoài ra, nếu dẫn đến sai sót trong kê khai thuế GTGT, mức phạt có thể tăng lên từ 20% số thuế kê khai sai đến 100% số thuế trốn, tùy theo mức độ vi phạm.
Người mua cũng có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh giảm trừ thuế đầu vào, dẫn đến rủi ro bị truy thu thuế và phạt chậm nộp (0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp theo Luật Quản lý thuế 2019).
Hướng dẫn khắc phục
Để khắc phục tình trạng quên gửi mẫu 04/SS, Anh/Chị cần thực hiện bổ sung theo quy trình sau, đảm bảo tuân thủ thời hạn quy định tại Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (trong vòng 10 ngày kể từ ngày lập hóa đơn điều chỉnh hoặc phát hiện sai sót).
Bước 1: Lập và ký biên bản điều chỉnh
Lập mẫu 04/SS ghi rõ lý do điều chỉnh giảm (như giảm giá, hoàn tiền), số hóa đơn gốc, giá trị điều chỉnh và chữ ký của hai bên (người bán và người mua). Biên bản phải được lập trước khi gửi thông báo đến cơ quan thuế, đảm bảo tính pháp lý theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nếu hóa đơn điện tử, sử dụng phần mềm kê khai để ký số điện tử.
Bước 2: Gửi thông báo bổ sung đến cơ quan thuế
Truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn), chọn chức năng "Thông báo điều chỉnh hóa đơn" và đính kèm file mẫu 04/SS cùng hóa đơn điều chỉnh. Thời hạn gửi là ngay lập tức sau khi lập biên bản, nhưng nếu muộn, cần nộp kèm giải trình lý do chậm trễ để tránh phạt thêm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Cập nhật hồ sơ kê khai thuế
Sau khi gửi thành công, điều chỉnh tờ khai thuế GTGT kỳ phát sinh (theo mẫu 01/GTGT tại Thông tư 80/2021/TT-BTC) và lưu trữ hồ sơ gốc. Nếu đã kê khai sai, nộp bổ sung tờ khai trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát hiện, kèm biên bản điều chỉnh để cơ quan thuế xác nhận.
- Hồ sơ cần chuẩn bị: Bản sao hóa đơn gốc và điều chỉnh; biên bản mẫu 04/SS đã ký; thông báo gửi cơ quan thuế (in từ hệ thống); giải trình nếu chậm nộp.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ kịp thời giúp tránh phạt hành chính, đảm bảo tính hợp lệ của giao dịch và giảm rủi ro kiểm tra thuế sau này. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận