Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Xử lý hóa đơn đã hủy nhưng vẫn gửi lên cơ quan thuế
Việc hóa đơn đã hủy nhưng vẫn được gửi lên cơ quan thuế có thể phát sinh từ sai sót trong quy trình kê khai hoặc truyền dữ liệu điện tử. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế, việc xử lý phụ thuộc vào thời điểm hủy hóa đơn và nguyên nhân sai sót. Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định bỏ hoàn toàn việc hủy hóa đơn điện tử có sai sót, thay vào đó chỉ áp dụng điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn xử lý cụ thể theo quy trình.
Bước 1: Kiểm tra và xác định nguyên nhân sai sót
Xác định rõ lý do hủy hóa đơn (ví dụ: lập sai thông tin người mua, số lượng hàng hóa hoặc giá trị) và đối chiếu với quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu hóa đơn đã hủy trước khi gửi dữ liệu lên cơ quan thuế, cần kiểm tra hệ thống hóa đơn điện tử để xác nhận dữ liệu chưa được truyền. Việc này giúp tránh các rủi ro pháp lý như hóa đơn bị coi là không hợp pháp theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Nếu sai sót phát hiện sau khi gửi, lập biên bản nội bộ ghi nhận nguyên nhân để làm cơ sở cho các bước tiếp theo.
Bước 2: Lập thông báo cho người mua
Thông báo ngay cho bên mua về việc hóa đơn đã lập sai và hủy theo quy định tại Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông báo phải bằng văn bản điện tử hoặc giấy, nêu rõ nội dung sai sót và các biện pháp khắc phục. Bên mua cần phối hợp cung cấp thông tin để tránh ảnh hưởng đến khấu trừ thuế GTGT đầu vào của họ, đồng thời lưu giữ thông báo này làm chứng từ chứng minh giao dịch thực tế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Bước 3: Thông báo với cơ quan thuế
Gửi thông báo về hóa đơn điện tử đã lập sai và hủy theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Thời hạn gửi là chậm nhất ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh sai sót, qua hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu không thông báo kịp thời, hóa đơn có thể bị loại trừ khỏi hệ thống kê khai, dẫn đến xử phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bước 4: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Lập hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh hoặc thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Với hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm" và chỉ ghi phần sai sót cần sửa. Với hóa đơn thay thế, ghi "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm" và lập toàn bộ nội dung mới. Hóa đơn mới phải được ký số và truyền dữ liệu lên cơ quan thuế ngay lập tức theo Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Bước 5: Kê khai thuế và điều chỉnh
Kê khai điều chỉnh tại kỳ tính thuế có sai sót theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Nếu hóa đơn hủy ảnh hưởng đến doanh thu hoặc chi phí, lập tờ khai bổ sung và nộp kèm chứng từ liên quan. Cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình thêm, vì vậy cần lưu trữ đầy đủ dữ liệu để tránh phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp theo Luật Quản lý thuế.
Lưu ý quan trọng
- Nếu hóa đơn đã kê khai bị hủy mà không thông báo, hóa đơn có thể bị xem là không hợp pháp, dẫn đến bên mua không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không hạch toán chi phí theo khoản 3 Điều 15 Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Bên mua phải phối hợp với bên bán cung cấp hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế (hợp đồng, biên bản giao hàng) khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Lưu giữ đầy đủ chứng từ: thông báo hủy, hóa đơn điều chỉnh/thay thế, biên bản thỏa thuận với bên mua để xuất trình khi cần.
- Từ 01/06/2025, không còn áp dụng hủy hóa đơn; mọi sai sót chỉ xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, giúp đơn giản hóa quy trình và giảm rủi ro pháp lý.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ đúng quy trình xử lý hóa đơn sai sót giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính, đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ và duy trì uy tín với cơ quan thuế. Đồng thời, nó hỗ trợ bên mua khấu trừ thuế chính xác, tối ưu hóa chi phí kinh doanh. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận