Em có hóa đơn ngày lập và ngày ký khác nhau 1 ngày, nghĩa là ngày 4/8 lập, ngày 5/8 ký, thì có sao không cả các bác?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thời điểm lập hóa đơn theo quy định pháp luật

Căn cứ Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể theo từng loại hoạt động như sau:

Đối với bán hàng hóa (bao gồm bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Riêng đối với xuất khẩu hàng hóa (kể cả gia công xuất khẩu), người bán tự xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

Đối với cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ các khoản đặt cọc, tạm ứng nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng đối với một số dịch vụ chuyên môn như kế toán, kiểm toán, tư vấn, khảo sát, thiết kế, giám sát, lập dự án đầu tư xây dựng.

Trường hợp giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ theo nhiều lần, nhiều hạng mục, mỗi lần giao hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị thực tế.

Đối với các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh thường xuyên, khối lượng lớn và cần đối soát số liệu (như điện, nước, nhiên liệu hàng không, logistics, viễn thông, công nghệ thông tin, ngân hàng, chứng khoán, thương mại điện tử, bưu chính – chuyển phát…), thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng liền kề sau tháng phát sinh hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ đối soát theo thỏa thuận.

Riêng dịch vụ viễn thông và dịch vụ công nghệ thông tin có kết nối, đối soát cước, thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát theo hợp đồng, nhưng tối đa không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước. Trường hợp bán thẻ trả trước hoặc thu cước hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn, cơ sở kinh doanh được lập hóa đơn tổng hợp theo ngày hoặc theo kỳ trong tháng.

Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, hóa đơn được lập tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành.

Đối với kinh doanh bất động sản, xây dựng hạ tầng, xây nhà để bán hoặc chuyển nhượng:

• Nếu chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền theo tiến độ hoặc theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Nếu đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng thì thực hiện theo quy định chung đối với bán hàng hóa.

Đối với vận tải hàng không, dầu khí, điện, xăng dầu, bảo hiểm, xổ số, casino, taxi, y tế, thu phí đường bộ điện tử không dừng và các hoạt động đặc thù khác, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm đối soát, nghiệm thu, ghi nhận doanh thu hoặc theo kỳ hạn thu tiền, nhưng đều có mốc thời gian tối đa cụ thể theo từng loại hình, bảo đảm chậm nhất không vượt quá thời hạn kê khai, nộp thuế theo quy định pháp luật.

Như vậy, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) đã quy định chi tiết và linh hoạt về thời điểm lập hóa đơn, phù hợp với đặc thù của từng ngành nghề, hoạt động kinh doanh, đồng thời bảo đảm yêu cầu quản lý thuế và minh bạch doanh thu.

Phân tích trường hợp hóa đơn lập ngày 4/8 nhưng ký ngày 5/8

Trong trường hợp hóa đơn được lập ngày 4/8 (tức là thời điểm ghi nhận giao dịch) nhưng ký ngày 5/8, cần phân biệt rõ giữa "ngày lập" và "ngày ký". Nếu ngày ký ngày 5/8 chỉ là hành vi xác nhận nội bộ hoặc ký điện tử bổ sung mà không thay đổi thời điểm lập hóa đơn (ngày 4/8), thì không phát sinh vấn đề pháp lý, miễn là ngày lập hóa đơn phù hợp với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành cung cấp hàng hóa/dịch vụ theo thỏa thuận giữa các bên. Lúc này, hóa đơn vẫn hợp lệ và được cơ quan thuế chấp nhận, vì quy định pháp luật ưu tiên thời điểm giao dịch thực tế hơn là hình thức ký sau.

Tuy nhiên, nếu ngày ký ngày 5/8 được hiểu hoặc ghi nhận là ngày lập hóa đơn chính thức (ví dụ: do lỗi hệ thống hoặc cách ghi chép), thì có thể tồn tại rủi ro về thời điểm lập hóa đơn không đúng quy định. Cụ thể, nếu thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc hoàn thành cung cấp xảy ra trước ngày 5/8 (ví dụ: ngày 4/8 hoặc sớm hơn), việc ghi ngày lập muộn hơn có thể bị coi là vi phạm, dẫn đến hóa đơn không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng hoặc bị từ chối kê khai.

Trong trường hợp này, người bán cần kiểm tra lại thỏa thuận hợp đồng với người mua để xác định thời điểm chính xác, và có thể phải lập hóa đơn bổ sung hoặc điều chỉnh theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tự động ghi nhận thời điểm lập ngay tại giao dịch, đảm bảo tính nhất quán giữa ngày lập và ngày ký.

Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh các chế tài hành chính, đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên. Đồng thời, nó góp phần nâng cao uy tín kinh doanh và giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.