Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Ngữ cảnh pháp lý ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Theo Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014 và các năm sau), người lao động có quyền ủy quyền cho tổ chức chi trả thực hiện quyết toán thay nếu chỉ có thu nhập duy nhất tại một nơi. Tuy nhiên, nếu phát sinh thu nhập từ hai nơi trở lên (vượt ngưỡng miễn trừ theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP), cá nhân phải tự quyết toán với cơ quan thuế. Lúc này, công ty có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN để người lao động làm căn cứ kê khai. Việc xuất chứng từ này sau khi đã quyết toán thay là thủ tục hoàn toàn hợp lệ nhằm phục vụ quyền lợi điều chỉnh nghĩa vụ thuế của cá nhân theo Luật Quản lý thuế 2019.
Nội dung ghi chú trên chứng từ
Nội dung ghi chú phải đảm bảo tính liên kết chặt chẽ với báo cáo quyết toán của đơn vị chi trả. Cụ thể, trên chứng từ khấu trừ (Mẫu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP), kế toán cần ghi rõ: “Công ty [Tên công ty] đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà [Tên nhân viên] theo ủy quyền tại dòng số [X] của Phụ lục bảng kê số 05-1/BK-QTT-TNCN”. Thông tin này giúp cơ quan thuế đối soát nhanh chóng dữ liệu trên hệ thống tập trung, tránh việc tính trùng thu nhập hoặc sai lệch số thuế đã nộp, đặc biệt quan trọng khi cá nhân thực hiện hoàn thuế.
Hình thức ghi chú trên chứng từ
Từ năm 2022, việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là bắt buộc theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Do đó, mọi nội dung ghi chú phải được đánh máy trực tiếp trên phần mềm hóa đơn/chứng từ điện tử trước khi ký số và gửi lên hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc ghi tay chỉ được coi là thông tin bổ sung không có giá trị pháp lý thay thế dữ liệu điện tử đã mã hóa. Doanh nghiệp cần đảm bảo phần mềm kế toán đã cập nhật trường thông tin "Ghi chú" để hiển thị đầy đủ nội dung ủy quyền, phục vụ việc lưu trữ điện tử tối thiểu 10 năm theo quy định hiện hành.
Quy trình xuất lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Trong trường hợp người lao động đã ủy quyền nhưng sau đó yêu cầu cấp chứng từ để tự quyết toán, công ty thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận và đối soát dữ liệu gốc
Thời gian: 1-2 ngày làm việc
Bộ phận nhân sự hoặc kế toán tiếp nhận yêu cầu từ người lao động và kiểm tra lại danh sách ủy quyền tại Phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN đã nộp. Cần xác định chính xác số thứ tự dòng (dòng số X) và số tiền thuế đã khấu trừ để đảm bảo chứng từ xuất ra khớp hoàn toàn với báo cáo thuế đã gửi cho cơ quan quản lý trước đó, tránh rủi ro bị phạt do kê khai sai lệch thông tin theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Soạn thảo nội dung và ký số điện tử
Yêu cầu: Đánh máy nội dung ghi chú
Kế toán nhập thông tin vào phần mềm chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, điền đầy đủ các chỉ tiêu về thu nhập chịu thuế và số thuế đã nộp. Tại phần ghi chú, thực hiện đánh máy chính xác nội dung xác nhận đã quyết toán thay như đã hướng dẫn tại mục 2. Sau khi kiểm tra, người có thẩm quyền thực hiện ký số (USB Token hoặc HSM) để chứng từ có giá trị pháp lý theo tiêu chuẩn của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và truyền dữ liệu về Tổng cục Thuế.
Bước 3: Cấp phát và lưu trữ hồ sơ
Xem thêm: Em đang phân vân là nên tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân hay thuê dịch vụ làm cho chính xác hơn?
Trách nhiệm: Lưu trữ tối thiểu 10 năm
Gửi bản điện tử (định dạng .xml hoặc .pdf có chữ ký số) cho người lao động qua email hoặc các phương tiện liên lạc nội bộ của công ty. Công ty có trách nhiệm lưu trữ tệp dữ liệu gốc này trong hệ thống kế toán để phục vụ công tác thanh tra, quyết toán thuế sau này. Việc lưu trữ đúng quy định giúp doanh nghiệp giải trình nhanh chóng khi cơ quan thuế yêu cầu đối chiếu số liệu giữa người lao động và tổ chức chi trả, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính.
Bước 4: Hướng dẫn người lao động và theo dõi
Lưu ý: Hạn chót nộp hồ sơ tự quyết toán
Nhắc nhở người lao động sử dụng chứng từ này để nộp kèm tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/QTT-TNCN trước thời hạn ngày 04/05/2026 (do trùng ngày nghỉ lễ). Nếu sau khi xuất phát hiện sai sót về số liệu, công ty phải thực hiện thủ tục hủy và xuất thay thế ngay lập tức theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019 để tránh việc người lao động bị từ chối hồ sơ hoàn thuế hoặc bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế phát sinh.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ đúng quy trình ghi chú và xuất chứng từ giúp tránh rủi ro phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng do kê khai không chính xác, đồng thời đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế cho người lao động. Đồng thời, nâng cao uy tín của công ty trong quản lý thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận