Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:
1. Cơ sở pháp lý và quy định về xử lý hóa đơn sai sót
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác (như số tiền, thuế suất, quy cách, chất lượng hàng hóa) được xử lý theo quy trình đơn giản, không yêu cầu lập lại hóa đơn mới. Cụ thể, khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ cách xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót về tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế và các thông tin quan trọng khác vẫn đúng.
Ngoài ra, Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025) đã cập nhật thêm một số quy định mới về xử lý hóa đơn sai sót, nhưng vẫn giữ nguyên nguyên tắc cơ bản về việc thông báo sai sót bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp như Anh/Chị đề cập. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý và trả lời câu hỏi về việc có cần người mua ký số trên Mẫu 04/SS-HĐĐT hay không.
2. Quy trình xử lý hóa đơn sai địa chỉ người mua
Khi phát hiện hóa đơn điện tử sai địa chỉ người mua nhưng các thông tin khác (đặc biệt là mã số thuế) vẫn đúng, Anh/Chị cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thông báo cho người mua về sai sót
Người bán phải thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót về địa chỉ. Việc thông báo này có thể thực hiện qua email, văn bản hoặc các hình thức khác, tùy thuộc vào thỏa thuận giữa hai bên. Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và sự đồng thuận giữa người bán và người mua.
Bước 2: Lập và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế
Người bán cần lập Mẫu 04/SS-HĐĐT (Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót) theo Phụ lục IA ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thông báo với cơ quan thuế về sai sót. Mẫu này phải ghi rõ lý do sai sót (ví dụ: sai địa chỉ người mua) và các thông tin liên quan đến hóa đơn sai sót (ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập). Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT là chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) phát sinh hóa đơn sai sót (theo khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC). Lưu ý: Nếu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế, thì không cần thực hiện bước thông báo này.
Bước 3: Gửi kết quả thông báo cho người mua
Sau khi gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế và nhận được phản hồi (thông qua Mẫu 01/TB-SSĐT từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế), người bán cần gửi kết quả này cho người mua để hoàn tất quy trình xử lý sai sót. Không cần lập lại hóa đơn mới trong trường hợp này.
3. Người mua có cần ký số trên Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Về câu hỏi của Anh/Chị, theo quy định hiện hành tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, và các hướng dẫn từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, người mua không bắt buộc phải ký số trên Mẫu 04/SS-HĐĐT trong trường hợp hóa đơn sai địa chỉ nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác. Mẫu 04/SS-HĐĐT là tài liệu do người bán lập và gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót, và chỉ cần chữ ký số của người bán để xác nhận tính hợp pháp.
Tuy nhiên, nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh và có thỏa thuận trước với người bán về việc ký số trên các văn bản liên quan đến sai sót hóa đơn, thì hai bên có thể lập thêm biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót. Biên bản này cần có chữ ký (hoặc chữ ký số) của cả hai bên, nhưng không phải là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật trong trường hợp sai địa chỉ đơn thuần. Việc lập biên bản này thường được thực hiện để đảm bảo sự minh bạch và thống nhất giữa hai bên, đặc biệt khi có kiểm tra từ cơ quan thuế.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!
Để lại một bình luận