Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Yêu cầu pháp lý về mã QR trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, hóa đơn điện tử phải có mã QR để đảm bảo tính xác thực và dễ dàng tra cứu thông tin. Mã QR chứa dữ liệu tóm tắt của hóa đơn, giúp cơ quan thuế và người mua kiểm tra nhanh chóng qua ứng dụng hoặc hệ thống điện tử. Nếu mã QR bị sai sót (như không hiển thị đúng thông tin hoặc bị lỗi kỹ thuật), hóa đơn có thể không được chấp nhận đầy đủ giá trị pháp lý, dẫn đến rủi ro về khấu trừ thuế hoặc kiểm tra sau này.
Hậu quả của việc hóa đơn sai mã QR
Hóa đơn điện tử với mã QR sai sót không được coi là hợp lệ hoàn chỉnh theo Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Người bán có thể bị từ chối khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc chịu phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (liên quan xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn). Người mua cũng gặp khó khăn trong việc chứng minh giao dịch hợp pháp. Do đó, cần kịp thời điều chỉnh để tránh tranh chấp và đảm bảo quyền lợi.
Quy trình xử lý hóa đơn sai mã QR
Việc xử lý sai sót về mã QR trên hóa đơn điện tử phải tuân thủ hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) và Thông tư 32/2025/TT-BTC. Người bán cần kiểm tra mức độ sai sót và thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra và xác định sai sót
Xác định cụ thể lỗi mã QR (ví dụ: thông tin không khớp với nội dung hóa đơn hoặc lỗi kỹ thuật tạo mã). Lập biên bản ghi nhận sai sót giữa người bán và người mua (nếu có), kèm theo hóa đơn gốc. Bước này giúp làm cơ sở pháp lý cho việc điều chỉnh, tránh tranh chấp sau này và đảm bảo tính minh bạch theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Bước 2: Lập thông báo sai sót và gửi cơ quan thuế
Sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 78/2021/TT-BTC để lập thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót. Gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi phát hiện sai sót. Thông báo phải nêu rõ số hóa đơn, ngày lập, nội dung sai sót về mã QR và lý do. Việc này là bắt buộc để cơ quan thuế ghi nhận và hướng dẫn cụ thể, tránh phạt bổ sung.
Bước 3: Điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn
Sau khi nhận phản hồi từ cơ quan thuế (thường trong 2-3 ngày), lập hóa đơn điều chỉnh theo Điều 20 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nếu sai sót không ảnh hưởng đến số tiền, hoặc lập hóa đơn thay thế nếu cần thiết. Gửi hóa đơn mới cho người mua qua hệ thống điện tử và cập nhật mã QR chính xác. Đồng thời, hủy hóa đơn cũ trên hệ thống theo hướng dẫn của Thông tư 32/2025/TT-BTC để tránh sử dụng kép.
Bước 4: Lưu trữ và báo cáo
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (biên bản, thông báo, hóa đơn điều chỉnh) ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019. Báo cáo tình hình hóa đơn sai sót trong kỳ kê khai thuế nếu thuộc trường hợp cần thiết. Bước này đảm bảo tuân thủ kiểm tra định kỳ của cơ quan thuế và giảm rủi ro pháp lý lâu dài.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Tuân thủ quy định về hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo khấu trừ thuế hợp lệ và duy trì uy tín kinh doanh. Việc xử lý kịp thời còn hỗ trợ dòng tiền ổn định và giảm thiểu tranh chấp với đối tác. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận