Anh chị cho em hỏi hóa đơn đầu vào bị sai tên công ty nhưng đúng mã số thuế thì có được khấu trừ thuế không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hóa đơn đầu vào

Theo quy định tại Thông tư số 69/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 181/2025/NĐ-CP, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có hóa đơn GTGT hợp pháp, hợp lệ theo quy định pháp luật về hóa đơn.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (trừ trường hợp đặc biệt theo quy định).
• Hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT.
• Doanh nghiệp thực hiện kê khai, nộp thuế đầy đủ và đúng hạn.

Hóa đơn được coi là hợp lệ nếu tuân thủ các quy định về hình thức, nội dung và thời điểm lập theo Nghị định số 101/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, và Thông tư số 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành các nghị định về hóa đơn.

Xử lý trường hợp hóa đơn đầu vào sai tên công ty nhưng đúng mã số thuế

Trong trường hợp hóa đơn đầu vào ghi sai tên công ty người mua nhưng đúng mã số thuế (MST), hóa đơn vẫn có thể được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng các yếu tố sau:

• MST là thông tin cốt lõi để xác định người nộp thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 106/2016/QH13 ngày 06/04/2016), vì MST liên kết trực tiếp với hồ sơ đăng ký kinh doanh và tài khoản thuế của doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải chứng minh được giao dịch thực tế xảy ra với chính mình, thông qua các chứng từ bổ sung như hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ, chứng từ thanh toán (chuyển khoản ngân hàng ghi rõ nội dung phù hợp), hoặc biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
• Theo hướng dẫn tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, nếu hóa đơn có sai sót về nội dung không làm thay đổi bản chất giao dịch (như sai tên nhưng đúng MST và địa chỉ), doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc hóa đơn thay thế theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP, nhưng phù hợp với các văn bản tham chiếu). Việc điều chỉnh này giúp hóa đơn trở nên hợp lệ hoàn toàn, tránh rủi ro khi kiểm tra thuế.

Nếu không điều chỉnh kịp thời, cơ quan thuế có thể chấp nhận khấu trừ dựa trên MST đúng và chứng từ chứng minh, nhưng doanh nghiệp nên chủ động liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể, tránh tình huống bị loại trừ khi quyết toán thuế. Trường hợp hóa đơn bị hủy hoặc không hợp lệ do sai sót nghiêm trọng, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ và có thể bị truy thu thuế kèm phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.

Lưu ý khi kê khai và sử dụng hóa đơn

• Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh (hóa đơn gốc, hợp đồng, chứng từ thanh toán) ít nhất 10 năm theo quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế 2019.
• Khi kê khai thuế GTGT hàng quý hoặc tháng, ghi nhận hóa đơn vào bảng kê hóa đơn đầu vào theo đúng MST, và giải trình rõ ràng nếu có sai sót trong phần thuyết minh.
• Nếu phát hiện sai sót sau khi kê khai, doanh nghiệp phải lập biên bản điều chỉnh và kê khai bổ sung theo Thông tư số 32/2025/TT-BTC để tránh phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ khấu trừ thuế, giảm thiểu chi phí phát sinh từ phạt hành chính và đảm bảo dòng tiền ổn định. Đồng thời, điều này góp phần nâng cao uy tín với cơ quan thuế và đối tác. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.