Người bán xuất hóa đơn sai mã số thuế cho công ty khác, xong lại thay thế hóa đơn đó cho mã số thuế của công ty em. Như vậy hóa đơn có hợp lệ không ą?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Phân tích tình huống xuất hóa đơn sai mã số thuế và thay thế hóa đơn

Việc người bán xuất hóa đơn sai mã số thuế cho một công ty khác, sau đó thay thế bằng hóa đơn mới với mã số thuế của công ty Anh/Chị, là tình huống thường gặp trong giao dịch thương mại. Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn thay thế được phép lập để sửa chữa sai sót, nhưng phải tuân thủ các điều kiện cụ thể để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp. Tính hợp lệ của hóa đơn thay thế phụ thuộc vào việc người bán có thực hiện đúng quy trình điều chỉnh, thông báo sai sót và cung cấp đầy đủ chứng từ liên quan hay không.

Trong trường hợp này, hóa đơn thay thế có thể hợp lệ nếu đáp ứng các yêu cầu pháp lý, nhưng Anh/Chị cần kiểm tra kỹ để tránh rủi ro về thuế, đặc biệt liên quan đến khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc tính chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

2. Điều kiện để hóa đơn thay thế hợp lệ

Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 78/2021/TT-BTC), hóa đơn thay thế phải đáp ứng các điều kiện sau:

• Hóa đơn gốc có sai sót: Hóa đơn ban đầu ghi sai mã số thuế của công ty Anh/Chị, dẫn đến việc cần lập hóa đơn thay thế.
• Lập biên bản thu hồi và thông báo sai sót: Người bán phải lập biên bản thu hồi hóa đơn sai hoặc biên bản điều chỉnh, trong đó nêu rõ nội dung sai sót (mã số thuế), số hóa đơn, ngày lập hóa đơn gốc, và thông tin hóa đơn thay thế. Biên bản này cần có chữ ký của cả hai bên (người bán và công ty Anh/Chị).
• Hóa đơn thay thế phải đúng quy định: Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Hóa đơn thay thế cho hóa đơn số… ngày…”, kèm đầy đủ thông tin chính xác của công ty Anh/Chị, bao gồm mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, và nội dung giao dịch phù hợp.
• Nộp thông báo cho cơ quan thuế: Người bán phải gửi thông báo về hóa đơn sai sót (mẫu 04/SS-HĐĐT) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi phát hiện sai sót, theo khoản 4 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Nếu các điều kiện trên được đáp ứng, hóa đơn thay thế sẽ được coi là hợp lệ để sử dụng cho mục đích khấu trừ thuế GTGT hoặc tính chi phí hợp pháp.

3. Các bước kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn thay thế

Để đảm bảo hóa đơn thay thế hợp lệ, Anh/Chị cần thực hiện các bước sau:

• Kiểm tra biên bản thu hồi/điều chỉnh: Yêu cầu người bán cung cấp biên bản thu hồi hóa đơn sai hoặc biên bản điều chỉnh. Biên bản cần ghi rõ lý do sai sót, thông tin hóa đơn gốc, và xác nhận của cả hai bên. Nếu không có biên bản, hóa đơn thay thế có nguy cơ bị cơ quan thuế từ chối.
• Kiểm tra thông tin trên hóa đơn thay thế: Đối chiếu thông tin trên hóa đơn thay thế (mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, giá trị giao dịch) với hợp đồng, chứng từ giao dịch, và thông tin đăng ký kinh doanh của công ty Anh/Chị. Đảm bảo hóa đơn có ký hiệu “Hóa đơn thay thế” và tham chiếu đúng hóa đơn gốc.
• Tra cứu hóa đơn trên hệ thống eTax: Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn, vào mục “Tra cứu hóa đơn” để kiểm tra trạng thái hóa đơn thay thế. Hóa đơn phải được người bán nộp lên hệ thống thuế điện tử và không bị báo cáo sai sót bởi cơ quan thuế. Nếu hóa đơn gốc vẫn tồn tại trên hệ thống mà chưa được hủy, cần yêu cầu người bán hoàn tất thủ tục hủy.
• Lưu trữ chứng từ: Lưu giữ hóa đơn thay thế, biên bản thu hồi/điều chỉnh, và các chứng từ liên quan (hợp đồng, phiếu giao hàng, biên lai thanh toán) để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!