Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hóa đơn bị mất dấu của bên bán
Hóa đơn GTGT đầu vào bị mất dấu của bên bán vẫn có thể được khấu trừ thuế nếu hóa đơn đáp ứng các điều kiện hợp lệ theo quy định pháp luật. Cụ thể, theo Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn và chứng từ, hóa đơn điện tử (dạng phổ biến hiện nay) in ra giấy được coi là hợp lệ nếu phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung gốc mà không yêu cầu đóng dấu. Việc thiếu dấu không làm hóa đơn trở thành không hợp lệ, miễn là không có dấu hiệu giả mạo, tẩy xóa hoặc ghi sai thông tin cơ bản như tên, mã số thuế, địa chỉ của bên bán và bên mua, giá trị giao dịch thực tế.
Ngoài ra, theo Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, hàng hóa, dịch vụ mua vào phải phục vụ sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT để được khấu trừ toàn bộ. Hóa đơn phải kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), theo Khoản 3 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC. Nếu hóa đơn giấy truyền thống (ít sử dụng hiện nay), thiếu dấu có thể dẫn đến nghi vấn tính hợp lệ, nhưng có thể khắc phục bằng xác nhận từ bên bán.
Tóm lại, hóa đơn bị mất dấu vẫn được khấu trừ nếu các yếu tố trên được đảm bảo, tránh trường hợp hóa đơn khống hoặc giả bị loại trừ theo Khoản 4 Điều 15 Thông tư 39/2014/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC).
Tính hóa đơn vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Hóa đơn bị mất dấu của bên bán có thể được tính vào chi phí hợp lý nếu chứng minh được tính thực tế và hợp pháp của giao dịch. Theo Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 12/2015/NĐ-CP về quản lý chi phí, hóa đơn phải là chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ. Việc thiếu dấu không tự động loại trừ nếu hóa đơn điện tử (không bắt buộc dấu theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và có biên bản xác nhận từ bên bán về tính chân thực.
Các khoản chi phải phát sinh thực tế từ hoạt động kinh doanh, có đầy đủ chứng từ thanh toán và không thuộc trường hợp loại trừ (như chi phí không hợp lý hoặc giả tạo). Theo Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, chi phí được khấu trừ phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Nếu giá trị giao dịch lớn, cần chứng từ ngân hàng để tránh bị loại khỏi chi phí hợp lý, với mức phạt hành chính từ 20% số thuế GTGT khấu trừ sai (tối thiểu 2.000.000 đồng) theo Điều 22 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Quy trình xử lý hóa đơn bị mất dấu
Trong trường hợp hóa đơn bị mất dấu, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau để đảm bảo tính hợp lệ và tránh rủi ro khi kê khai thuế, theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Quy trình này giúp bổ sung xác nhận, tránh bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ hoặc ghi nhận chi phí.
Bước 1: Lập biên bản xác nhận với bên bán
Liên hệ ngay bên bán để lập biên bản ghi nhận sự việc mất dấu trên hóa đơn, nêu rõ nội dung giao dịch, giá trị và lý do mất dấu (ví dụ: do in ấn hoặc lưu trữ). Biên bản phải có chữ ký của đại diện hợp pháp hai bên và đóng dấu (nếu bên bán có dấu). Tài liệu này chứng minh tính chân thực, thay thế cho dấu bị mất, theo Khoản 5 Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Giữ bản sao biên bản để lưu trữ hồ sơ thuế.
Bước 2: Thông báo cho cơ quan thuế
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ khi phát hiện, nộp Thông báo mất hóa đơn (theo Mẫu TB01/AC tại Phụ lục Thông tư 78/2021/TT-BTC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phải kèm hóa đơn gốc (hoặc bản in nếu điện tử) và biên bản xác nhận. Cơ quan thuế sẽ hướng dẫn bổ sung nếu cần, tránh phạt chậm trễ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Bước 3: Bổ sung hồ sơ và kê khai thuế
- Biên bản xác nhận mất dấu từ bên bán.
- Hóa đơn gốc hoặc bản in đầy đủ nội dung (nếu điện tử).
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (nếu áp dụng).
- Các chứng từ liên quan khác như hợp đồng mua bán.
Sau đó, kê khai khấu trừ GTGT theo Thông tư 69/2025/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Luật Thuế GTGT) và chi phí TNDN theo Thông tư 96/2015/TT-BTC. Nếu cơ quan thuế yêu cầu, cung cấp thêm giải trình để hoàn tất.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu thuế, phạt hành chính và đảm bảo dòng tiền ổn định từ khấu trừ hợp pháp. Việc xử lý kịp thời còn nâng cao uy tín với cơ quan thuế, giảm thiểu tranh chấp sau này. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận