Tôi đang xử lý hồ sơ hoàn thuế của một khách hàng nước ngoài và họ cung cấp chứng từ thanh toán qua cổng quốc tế không hiển thị đủ thông tin người chuyển khiến tôi lo cơ quan thuế không chấp nhận vậy tôi phải bổ sung tài liệu gì để thể hiện đúng rằng tiền được chuyển từ khách hàng đó?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý liên quan đến chứng từ thanh toán trong giao dịch quốc tế

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2020, các khoản thu nhập từ hoạt động kinh doanh phải được chứng minh nguồn gốc rõ ràng để xác định thu nhập chịu thuế và thực hiện hoàn thuế. Cụ thể, quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trong đó nhấn mạnh yêu cầu chứng từ thanh toán hợp lệ, đặc biệt với giao dịch quốc tế phải đảm bảo tính minh bạch và traceability (khả năng truy vết nguồn gốc).

Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, yêu cầu đối với các khoản thu trên 20 triệu đồng phải có chứng từ không dùng tiền mặt, và trong trường hợp giao dịch qua cổng quốc tế, cần bổ sung tài liệu để cơ quan thuế xác minh nguồn tiền không bị từ chối khấu trừ hoặc hoàn thuế.

Các tài liệu cần bổ sung để chứng minh nguồn gốc khoản thanh toán

Khi chứng từ thanh toán qua cổng quốc tế (như PayPal hoặc Stripe) không hiển thị đầy đủ thông tin người chuyển, Anh/Chị cần bổ sung các tài liệu sau để cơ quan thuế chấp nhận, chứng minh rõ ràng rằng khoản tiền xuất phát từ khách hàng nước ngoài cụ thể. Các tài liệu này phải được dịch công chứng nếu bằng tiếng nước ngoài và lưu trữ đầy đủ trong hồ sơ hoàn thuế:

• Hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ/dịch vụ với khách hàng nước ngoài: Tài liệu này thể hiện rõ thông tin bên mua (tên, địa chỉ, quốc tịch), nội dung giao dịch và điều khoản thanh toán, giúp liên kết khoản tiền nhận được với khách hàng cụ thể. Theo quy định hợp đồng là chứng từ gốc bắt buộc để xác minh tính hợp pháp của thu nhập.
• Hóa đơn thương mại (invoice) do khách hàng nước ngoài cung cấp:

Hóa đơn phải ghi rõ số tiền, ngày thanh toán, thông tin người trả (tên, địa chỉ, tài khoản nếu có), và liên kết với chứng từ cổng thanh toán. Điều này đáp ứng yêu cầu tại Nghị định 218/2013/NĐ-CP về chứng từ chứng minh nguồn thu nhập chịu thuế.

• Xác nhận từ cổng thanh toán quốc tế: Yêu cầu cổng thanh toán cung cấp báo cáo chi tiết (transaction report) bao gồm ID giao dịch, thông tin người gửi (email, tên tài khoản liên kết), và số tiền chuyển. Nếu cổng không cung cấp trực tiếp, có thể sử dụng email xác nhận từ hệ thống cổng để bổ sung.
• Sao kê ngân hàng nhận tiền và xác nhận từ ngân hàng: Sao kê tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp nhận tiền, kèm theo thư xác nhận từ ngân hàng (nếu cần) về nguồn gốc chuyển khoản quốc tế. Theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008, sửa đổi, sao kê này giúp truy vết dòng tiền từ cổng quốc tế đến tài khoản doanh nghiệp.
• Tài liệu trao đổi bổ sung (email, thư xác nhận từ khách hàng): Các email hoặc thư từ khách hàng nước ngoài xác nhận việc thực hiện thanh toán, kèm thông tin chi tiết về giao dịch. Những tài liệu này hỗ trợ chứng minh tính chân thực theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, đặc biệt khi thông tin cổng thanh toán hạn chế.

Việc bổ sung các tài liệu trên cần được thực hiện trước khi nộp hồ sơ hoàn thuế, và nếu cơ quan thuế yêu cầu bổ sung thêm, Anh/Chị có thể giải trình dựa trên các quy định nêu trên để tránh rủi ro từ chối hoàn thuế hoặc phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Tuân thủ các quy định này giúp đảm bảo hồ sơ hoàn thuế được chấp nhận nhanh chóng, tránh tranh chấp với cơ quan thuế và bảo vệ quyền lợi kinh doanh của doanh nghiệp. Việc bổ sung tài liệu kịp thời còn giảm thiểu rủi ro kiểm tra sau hoàn thuế, từ đó tối ưu hóa dòng tiền. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.