Em cần hoàn thuế thu nhập cá nhân nhưng hồ sơ bị thiếu hợp đồng lao động vì công ty chưa ký hợp đồng. Anh chị có cách nào không ạ, hướng dẫn em với.

Hoàn thuế thiếu hợp đồng lao động: Có cách nào không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Khả năng hoàn thuế khi thiếu hợp đồng lao động

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2012 và 2014), cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công bị khấu trừ thuế thừa vẫn có quyền quyết toán thuế để được hoàn lại, ngay cả khi thiếu hợp đồng lao động.

Hợp đồng lao động không phải là chứng từ bắt buộc duy nhất; người nộp thuế có thể sử dụng các tài liệu thay thế để chứng minh thu nhập và số thuế đã khấu trừ.

Việc này giúp tránh tình trạng mất quyền lợi do thiếu giấy tờ hình thức, miễn là có cơ sở chứng minh hợp pháp. Tuy nhiên, cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác, tránh lạm dụng.

Điều kiện để được hoàn thuế

Để đủ điều kiện hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trong trường hợp thiếu hợp đồng lao động, cá nhân phải đáp ứng các yêu cầu sau theo Thông tư 92/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính:

• Có thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm dương lịch vượt mức khấu trừ gia cảnh (hiện tại là 11 triệu đồng/tháng cho bản thân và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc).
• Số thuế TNCN đã khấu trừ tại nguồn lớn hơn số thuế phải nộp thực tế sau khi quyết toán.
• Không thuộc trường hợp thu nhập từ hai nơi trở lên mà tổng thu nhập chưa đến mức phải nộp thuế.
• Các chứng từ thay thế phải hợp pháp, như sao kê tài khoản ngân hàng nhận lương hoặc biên lai khấu trừ thuế từ đơn vị chi trả. Nếu thiếu hoàn toàn chứng từ, cơ quan thuế có thể từ chối hoàn thuế để tránh rủi ro gian lận.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Khi thiếu hợp đồng lao động, hồ sơ quyết toán thuế TNCN để hoàn thuế cần tập trung vào các chứng từ thay thế, theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP về quản lý thuế. Các tài liệu chính bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN).
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN do đơn vị chi trả cung cấp (nếu có), hoặc sao kê ngân hàng chứng minh khoản tiền nhận được và số thuế đã trừ.
• Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (nếu áp dụng), như giấy khai sinh hoặc sổ hộ khẩu.
• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người nộp thuế.
• Các tài liệu bổ sung khác như biên bản xác nhận thu nhập từ đơn vị cũ (nếu có thể yêu cầu) hoặc chứng từ chuyển khoản lương để thay thế hợp đồng.

Quy trình quyết toán và hoàn thuế

Quy trình quyết toán thuế TNCN để hoàn thuế được thực hiện hàng năm, theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Thời hạn nộp hồ sơ là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường đến hết tháng 3 năm sau). Nếu thiếu hợp đồng lao động, cần chuẩn bị chứng từ thay thế từ sớm để tránh chậm trễ.

Bước 1: Tính toán số thuế phải hoàn

Xác định tổng thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ qua phần mềm hỗ trợ quyết toán của Tổng cục Thuế (iHTKK hoặc eTax). So sánh với mức khấu trừ thực tế để tính khoản hoàn, đảm bảo không vượt quá số đã nộp. Việc này giúp phát hiện sai sót sớm, tránh phải bổ sung hồ sơ sau. Nếu thiếu hợp đồng, sử dụng sao kê ngân hàng làm cơ sở chính để tính toán chính xác.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Thu thập đầy đủ hồ sơ theo danh sách trên và nộp trực tiếp tại Cơ quan thuế khu vực nơi cư trú hoặc qua cổng thông tin điện tử etax.thue.gdt.gov.vn. Nếu nộp điện tử, cần chữ ký số để xác thực. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra sơ bộ trong 3-5 ngày làm việc; nếu thiếu chứng từ thay thế hợp đồng, có thể yêu cầu bổ sung trong 10 ngày.

Bước 3: Theo dõi và nhận hoàn thuế

Sau khi nộp, theo dõi tiến trình qua tài khoản eTax hoặc liên hệ cơ quan thuế. Thời gian xử lý hoàn thuế là 40 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Số tiền hoàn sẽ được chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng đã đăng ký, trừ trường hợp có nợ thuế khác thì sẽ khấu trừ trước. Nếu bị từ chối do thiếu chứng từ, có quyền khiếu nại theo Luật Khiếu nại 2011.

Việc tuân thủ quy trình quyết toán thuế TNCN giúp cá nhân tránh phạt chậm nộp (0,03%/ngày trên số thuế chậm) và bảo vệ quyền lợi tài chính hợp pháp. Đồng thời, giảm thiểu rủi ro kiểm tra sau từ cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.