Hoạt động dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền quản lý

Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò nền tảng trong việc quản lý, vận hành hệ thống hành chính nhà nước và lưu giữ các giá trị lịch sử, pháp lý của quốc gia. Trong bối cảnh chuyển đổi số và tinh gọn bộ máy, việc phân định rõ ràng thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ từ cấp tỉnh đến cấp xã là yêu cầu cấp thiết. Dựa trên các quy định mới ban hành, Thông tư số 06/2026/TT-BNV sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2025/TT-BNV ngày 19/6/2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã mang đến những điểm điều chỉnh quan trọng, giúp tối ưu hóa hoạt động dịch vụ lưu trữ theo thẩm quyền quản lý. Bài viết dưới đây Công ty Luật ACC sẽ phân tích chi tiết các nội dung trọng tâm xoay quanh chủ đề này.

1. Tổng quan về quy định mới tại Thông tư 06/2026/TT-BNV và phạm vi điều chỉnh

Ngày 29 tháng 4 năm 2026, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ký ban hành Thông tư 06/2026/TT-BNV sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2025/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và lĩnh vực nội vụ của phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Thông tư này có ý nghĩa bước ngoặt, tạo hành lang pháp lý đồng bộ để các cơ quan quản lý nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp cơ sở thực hiện đúng và đầy đủ chức năng quản lý ngành, trong đó đặc biệt chú trọng đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ và xây dựng cơ sở dữ liệu số tài liệu lưu trữ. Đối tượng áp dụng trực tiếp bao gồm Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Ủy ban nhân dân cấp xã cùng các phòng chuyên môn (hoặc công chức chuyên môn được bố trí phụ trách lĩnh vực nội vụ) tại cấp cơ sở.

2. Thẩm quyền quản lý nhà nước về lưu trữ tại cấp tỉnh theo quy định mới

Theo Thông tư số 06/2026/TT-BNV, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội vụ trong việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về lĩnh vực lưu trữ được quy định cụ thể, chi tiết hơn nhằm bắt kịp xu thế số hóa:

• Quản lý lưu trữ lịch sử và cơ sở dữ liệu: Tham mưu thực hiện quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo đúng thẩm quyền được phân cấp.
• Thiết lập Kho lưu trữ số: Tham mưu Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tiến hành thiết lập Kho lưu trữ số nhằm quản lý tập trung cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và các tài liệu lưu trữ số thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương.
• Cập nhật cơ sở dữ liệu địa phương: Tham mưu Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chỉ đạo xây dựng, cập nhật thường xuyên cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của địa phương, đồng thời kết nối đồng bộ với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
• Xác định cơ quan nộp tài liệu: Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định danh sách các cơ quan, tổ chức khác của Nhà nước có trách nhiệm nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh theo đúng quy định pháp luật.
• Phê duyệt danh mục và hủy tài liệu: Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phê duyệt danh mục tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện và thực hiện việc hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị tại lưu trữ lịch sử Nhà nước ở cấp tỉnh.
• Quản lý tài liệu có giá trị đặc biệt: Tham mưu, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện thủ tục công nhận hoặc hủy bỏ việc công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với tài liệu lưu trữ tư và tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức hoạt động trên địa bàn.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt

3. Hoạt động lưu trữ và nghiệp vụ tại cấp cơ sở (cấp xã)

Không chỉ tập trung ở cấp tỉnh, Thông tư số 06/2026/TT-BNV cũng làm rõ trách nhiệm quản lý nhà nước về lĩnh vực nội vụ, trong đó có công tác văn thư và lưu trữ tại cấp xã.

Theo đó, phòng chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã (hoặc công chức chuyên môn phụ trách lĩnh vực nội vụ tại các đơn vị hành chính cấp xã không thành lập phòng chuyên môn) có trách nhiệm tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý văn bản, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành điện tử kết hợp lưu trữ số đòi hỏi đội ngũ công chức cấp xã phải đảm bảo tính an toàn thông tin, bảo mật và khả năng tra cứu nhanh chóng, chính xác bất cứ lúc nào khi có yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính cho người dân.

Để minh họa cho quy trình lập và nộp hồ sơ lưu trữ định kỳ tại cấp cơ sở, có thể tham khảo bảng quy trình tóm tắt sau đây:

>>> Xem thêm tại đây: Giải pháp quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Việc ban hành và đi vào hiệu lực của Thông tư số 06/2026/TT-BNV sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 10/2025/TT-BNV đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc chuẩn hóa chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về ngành nội vụ nói chung và hoạt động dịch vụ lưu trữ nói riêng. Nắm vững các quy định mới này sẽ giúp các cơ quan, tổ chức và đội ngũ cán bộ, công chức triển khai đúng pháp luật, nâng cao hiệu quả cải cách hành chính và chuyển đổi số.

Nếu quý cơ quan, doanh nghiệp hoặc cá nhân còn bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến các quy định pháp luật mới, thủ tục hành chính hoặc cần giải đáp chi tiết về thẩm quyền quản lý, xin vui lòng liên hệ với Công ty Luật ACC để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn chuyên sâu từ đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm.