Mọi người ơi, công ty em thuê lại nhà của cá nhân làm văn phòng, nhưng hợp đồng thuê chưa công chứng. Như vậy chi phí thuê đó có hợp lệ khi tính thuế TNDN không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí thuê nhà được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế TNDN (sửa đổi, bổ sung Luật số 14/2008/QH12 và các văn bản sửa đổi), khoản chi phí thuê tài sản (bao gồm nhà làm văn phòng) được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, việc thuê nhà của cá nhân để sử dụng làm văn phòng rõ ràng đáp ứng điều kiện này, vì nó hỗ trợ hoạt động kinh doanh hàng ngày.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với giao dịch thuê tài sản từ cá nhân không kinh doanh, hóa đơn không bắt buộc phải do cơ quan thuế cấp, mà có thể thay thế bằng hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán (như biên lai chuyển khoản ngân hàng hoặc xác nhận nhận tiền).
• Khoản chi không thuộc các trường hợp không được trừ theo quy định tại Điều 4 Luật Thuế TNDN, chẳng hạn như chi vượt mức quy định hoặc không có chứng từ.

Yêu cầu về hợp đồng thuê nhà của cá nhân

Hợp đồng thuê nhà giữa doanh nghiệp và cá nhân để làm văn phòng là một chứng từ quan trọng để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch, theo hướng dẫn tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP (quy định chi tiết thi hành Luật Thuế TNDN, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 12/2015/NĐ-CP). Tuy nhiên, việc hợp đồng có cần công chứng hay không không phải là điều kiện bắt buộc để chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Cụ thể:

• Theo Điều 122 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng thuê tài sản (như nhà) chỉ bắt buộc công chứng trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ khi liên quan đến quyền sử dụng đất hoặc giá trị lớn theo quy định của Luật Đất đai 2024 (nếu thuê trên 6 tháng và giá trị từ 100 triệu đồng/năm trở lên, có thể cần công chứng để đảm bảo tính pháp lý dân sự). Nhưng đối với mục đích thuế TNDN, cơ quan thuế tập trung vào tính hợp pháp của chứng từ hơn là hình thức công chứng.
• Nếu hợp đồng chưa công chứng, chi phí thuê vẫn được coi là hợp lệ miễn là:
• Hợp đồng được lập bằng văn bản, ghi rõ các nội dung cơ bản như bên thuê, bên cho thuê, thời hạn thuê, giá thuê, phương thức thanh toán và mục đích sử dụng (làm văn phòng).
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (ưu tiên chuyển khoản ngân hàng) để tránh rủi ro bị loại trừ theo Khoản 2.5 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC). Nếu thanh toán bằng tiền mặt, cần có biên lai hoặc xác nhận của bên cho thuê.
• Doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ hồ sơ để chứng minh khi cơ quan thuế kiểm tra, tránh tình trạng bị loại chi phí và truy thu thuế (có thể dẫn đến phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày theo Điều 137 Luật Quản lý thuế 2019).

Rủi ro nếu không tuân thủ và khuyến nghị

Nếu thiếu chứng từ đầy đủ, chi phí thuê có thể bị loại trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN (thuế suất 20% theo Điều 10 Luật Thuế TNDN) và phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế truy thu theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019. Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp nên:

• Bổ sung công chứng hợp đồng nếu thời hạn thuê dài (trên 6 tháng) để tăng tính pháp lý dân sự, theo Điều 500 Bộ luật Dân sự 2015.
• Lưu trữ hợp đồng gốc cùng chứng từ thanh toán trong sổ sách kế toán, và kê khai chi phí vào tờ khai quyết toán thuế TNDN theo mẫu 03/TNDN.
• Nếu cá nhân cho thuê có thu nhập từ 100 triệu đồng/năm trở lên, họ cần kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi), và doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế tại nguồn (10% theo Thông tư 111/2013/TT-BTC).

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu thuế, tối ưu hóa chi phí khấu trừ và đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.