Công ty em mua hàng từ cá nhân không kinh doanh, giá trị giao dịch lớn. Làm sao để hợp pháp hóa chi phí này để khấu trừ Thuế Giá trị gia tăng và tính chi phí hợp lý?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Về khấu trừ thuế GTGT

Doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa, dịch vụ mua từ cá nhân không kinh doanh. Theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng 2008, điều kiện tiên quyết để khấu trừ là phải có hóa đơn GTGT hợp pháp do người bán xuất lập. Cá nhân không kinh doanh không có nghĩa vụ xuất hóa đơn GTGT, do đó khoản thuế GTGT liên quan đến giao dịch này không được khấu trừ. Từ ngày 01/01/2026, Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 áp dụng, nhưng quy định này vẫn giữ nguyên nguyên tắc về hóa đơn hợp pháp.

Về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP) và Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC). Cụ thể, chi phí phải có chứng từ hợp pháp thay thế hóa đơn, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và không vượt quá mức hợp lý so với giá thị trường. Nếu giá mua trên bảng kê cao hơn giá thị trường, cơ quan thuế sẽ điều chỉnh theo giá thị trường để xác định chi phí được trừ.

Các bước thực hiện để hợp pháp hóa chi phí

Để ghi nhận chi phí hợp lý cho thuế TNDN, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình sau, dựa trên Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Bước 1: Lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn (mẫu 01/TNDN)

Bảng kê phải được lập theo mẫu số 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC, ghi rõ thông tin người bán (tên, địa chỉ, số CMND/CCCD kèm bản photocopy), thời gian giao dịch và chi tiết hàng hóa, dịch vụ. Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực. Bảng kê phải lập theo thứ tự thời gian phát sinh giao dịch, không được lập dồn một lần cho nhiều giao dịch.

Bước 2: Thu thập và lưu trữ chứng từ liên quan

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch thực tế, bao gồm hợp đồng mua bán (nếu có), chứng từ thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản), biên bản bàn giao hàng hóa/dịch vụ và giấy tờ chứng minh quyền sở hữu (nếu áp dụng). Các chứng từ này phải được lưu trữ ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019, để phục vụ kiểm tra sau này.

Bước 3: Kê khai và nộp hồ sơ thuế

Doanh nghiệp kê khai chi phí vào Phụ lục 03-1A/TNDN của tờ khai quyết toán thuế TNDN, ghi rõ chứng từ thay thế là bảng kê 01/TNDN. Thời hạn kê khai theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019: hàng tháng hoặc hàng quý tùy phương pháp kê khai thuế GTGT của doanh nghiệp. Nếu giao dịch lớn, nên kê khai kịp thời để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán.

Điều kiện để chi phí được ghi nhận hợp lý

• Nguồn gốc hàng hóa phải từ cá nhân trực tiếp sản xuất, đánh bắt hoặc khai thác; hàng hóa đã qua chế biến thương mại không đủ điều kiện lập bảng kê theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Các khoản chi không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt, nhưng phải chứng minh tính hợp lý và liên quan đến hoạt động kinh doanh.
• Nếu cá nhân bán có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, họ phải liên hệ cơ quan thuế để mua hóa đơn bán lẻ và kê khai nộp thuế; từ 01/01/2026, ngưỡng này theo Luật Thuế GTGT 2024 là 200 triệu đồng/năm cho hộ, cá nhân sản xuất kinh doanh.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại chi phí, phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế gian lận (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP), đồng thời tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.