Em làm trong công ty sản xuất, mua nguyên vật liệu từ nhiều nguồn nhỏ lẻ không có hóa đơn. Thuế bảo không được đưa vào chi phí, nhưng thực tế không có chứng từ thì làm sao đây mọi người, có cách nào hợp pháp hóa không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định pháp lý về chi phí được trừ khi không có hóa đơn

Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí nguyên vật liệu mua vào không có hóa đơn đầu vào vẫn có thể được xem là chi phí được trừ nếu đáp ứng nguyên tắc thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và có chứng từ thay thế hợp lệ. Cụ thể, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC) quy định rằng các khoản chi không có hóa đơn nhưng có bảng kê thu mua và chứng từ thanh toán sẽ được chấp nhận, miễn là doanh nghiệp chứng minh được tính hợp lý và lưu trữ đầy đủ hồ sơ để giải trình với cơ quan thuế.

Quy trình hợp pháp hóa chi phí nguyên vật liệu mua từ nguồn nhỏ lẻ

Để hợp pháp hóa chi phí, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật:

Bước 1: Lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ

Doanh nghiệp lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN (theo Phụ lục Thông tư 78/2014/TT-BTC). Bảng kê phải ghi rõ thông tin người bán (họ tên, địa chỉ, số CMND/CCCD), loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày giao dịch và chữ ký xác nhận của cả bên mua và bên bán. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của nội dung. Bảng kê này thay thế hóa đơn và là chứng từ bắt buộc để ghi nhận chi phí.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ thanh toán

Thực hiện thanh toán bằng tiền mặt thì lập phiếu chi có chữ ký người nhận tiền; nếu thanh toán qua ngân hàng thì sử dụng ủy nhiệm chi hoặc sao kê tài khoản. Trường hợp mua nông, lâm, thủy sản từ người sản xuất trực tiếp hoặc sản phẩm thủ công từ nguyên liệu tự nhiên không kinh doanh, không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC.

Bước 3: Thu thập các chứng từ hỗ trợ khác

Lập phiếu nhập kho ghi nhận số lượng, chất lượng hàng hóa; biên bản giao nhận hàng hóa với chữ ký hai bên, nêu rõ ngày giao nhận và mô tả hàng hóa. Nếu có hợp đồng mua bán, cần đính kèm để tăng tính thuyết phục. Toàn bộ chứng từ phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bước 4: Lưu trữ và giải trình

Lưu trữ đầy đủ hồ sơ ít nhất 10 năm theo quy định pháp luật thuế. Khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp cung cấp toàn bộ chứng từ để chứng minh chi phí hợp lý. Doanh nghiệp nên chủ động liên hệ Chi cục Thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể, tránh rủi ro từ chối khấu trừ.

Các lưu ý quan trọng khi áp dụng

• Nếu người bán là cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên, họ phải liên hệ cơ quan thuế để được cấp hóa đơn bán lẻ và kê khai nộp thuế; doanh nghiệp nên yêu cầu hóa đơn này để tránh tranh chấp.
• Chi phí chỉ được chấp nhận nếu chứng từ thay thế đáp ứng đầy đủ và không vi phạm nguyên tắc hợp pháp, thực tế; nếu thiếu, cơ quan thuế có thể loại trừ khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.
• Doanh nghiệp sản xuất nên ưu tiên mua từ nguồn có hóa đơn để giảm rủi ro, nhưng trong trường hợp nguồn nhỏ lẻ, việc sử dụng bảng kê là giải pháp hợp pháp theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ chi phí, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.