Em chào anh chị trong nhóm. Em đang có vấn đề này muốn xin ý kiến tham khảo từ anh chị. Mẹ vợ giám đốc có một mảnh đất vay ngân hàng được 3 tỷ. Bây giờ công ty muốn vay lại 3 tỷ từ bác ấy (công ty vay cá nhân). Em cần chuẩn bị những giấy tờ gì để hợp thức khoản vay này và để lãi vay hàng tháng được tính vào chi phí của công ty? Và mức lãi suất khi vay cá nhân thì bao nhiêu là hợp lý? Em cảm ơn anh chị đã tư vấn!

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện hợp thức hóa khoản vay cá nhân cho công ty

Khoản vay 3 tỷ đồng từ cá nhân cho công ty được coi là hợp đồng vay tài sản dân sự, phải đáp ứng các điều kiện hiệu lực theo quy định tại Điều 117 và Điều 463 Bộ luật Dân sự 2015. Cụ thể, hợp đồng phải được lập bằng văn bản để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng chứng minh trong các giao dịch sau này, bao gồm số tiền vay rõ ràng (3 tỷ đồng), thời hạn vay, phương thức trả nợ và lãi suất (nếu có). Các bên tham gia phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ: cá nhân cho vay phải đủ 18 tuổi và có khả năng tài chính; đại diện công ty phải là người có thẩm quyền theo Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp 2020. Công ty có quyền vay vốn để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh theo Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, giúp bổ sung nguồn vốn mà không cần thủ tục phức tạp như vay ngân hàng. Việc hợp thức hóa giúp tránh rủi ro tranh chấp và hỗ trợ công ty khấu trừ chi phí lãi vay khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008.

2. Quy trình hợp thức hóa khoản vay

Để hợp thức hóa khoản vay, cần thực hiện theo các bước sau đây, đảm bảo tuân thủ Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Doanh nghiệp 2020, nhằm tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho giao dịch.

Bước 1: Soạn thảo hợp đồng vay tài sản

Hợp đồng phải ghi rõ các bên (cá nhân cho vay và công ty vay), số tiền 3 tỷ đồng, mục đích sử dụng (phục vụ sản xuất kinh doanh), thời hạn vay (ví dụ: 12 tháng), phương thức trả nợ (một lần hoặc góp dần) và lãi suất thỏa thuận. Nội dung phải phù hợp với Bộ luật Dân sự 2015, tránh các điều khoản bất lợi cho bên yếu thế. Nên tham khảo mẫu hợp đồng chuẩn để đảm bảo tính pháp lý, và có thể nhờ luật sư kiểm tra để tránh sai sót.

Bước 2: Ký kết và chứng thực hợp đồng

Các bên ký kết hợp đồng trước mặt nhau, với chữ ký của cá nhân cho vay và đại diện theo pháp luật của công ty (giám đốc hoặc người được ủy quyền theo Luật Doanh nghiệp 2020). Nếu số tiền lớn như 3 tỷ đồng, khuyến nghị công chứng tại văn phòng công chứng để tăng giá trị chứng cứ theo Bộ luật Dân sự 2015, giúp dễ dàng thực thi nếu có tranh chấp. Không bắt buộc công chứng nhưng điều này bảo vệ quyền lợi cả hai bên.

Bước 3: Chuyển giao khoản vay và lưu trữ hồ sơ

Cá nhân chuyển khoản 3 tỷ đồng vào tài khoản công ty qua ngân hàng để có chứng từ rõ ràng, tránh tranh chấp về việc đã nhận tiền. Lưu trữ hợp đồng gốc cùng biên lai chuyển tiền, biên bản bàn giao tài sản (nếu áp dụng). Công ty cần ghi nhận khoản vay vào sổ sách kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC để làm cơ sở khấu trừ thuế.

3. Quy định về tính lãi suất và chi phí

Lãi suất vay được thỏa thuận tự do giữa các bên nhưng không vượt quá 20%/năm của khoản tiền vay, theo Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015; nếu vượt quá, phần lãi vượt sẽ không có hiệu lực. Trường hợp không thỏa thuận lãi suất, áp dụng mức lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay (hiện khoảng 9%/năm). Ví dụ, với khoản vay 3 tỷ đồng trong 12 tháng và lãi suất 10%/năm, tổng lãi phải trả là 300 triệu đồng (tính theo công thức: Số tiền vay x Lãi suất x Thời gian). Chi phí lãi vay được coi là chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, miễn là có hợp đồng và chứng từ hợp lệ. Nếu chậm trả, bên vay phải chịu lãi phạt theo thỏa thuận nhưng không quá 10%/năm trên số tiền chậm trả . Công ty cần hạch toán chi phí này để tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, tránh bị cơ quan thuế loại trừ khi quyết toán.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp khoản vay được công nhận hợp pháp, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí tài chính cho công ty. Đồng thời, đảm bảo quyền lợi của cá nhân cho vay được bảo vệ đầy đủ. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.