Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Xử lý hóa đơn đầu vào sai ngày tháng theo quy định pháp luật
Hóa đơn đầu vào (hóa đơn từ nhà cung cấp) bị sai sót về ngày tháng có thể ảnh hưởng đến việc kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và hạch toán kế toán. Theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót về ngày tháng (kể cả hóa đơn đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ), người bán phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Người mua (người nhận hóa đơn đầu vào) có trách nhiệm thông báo sai sót cho người bán để yêu cầu điều chỉnh, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và khấu trừ thuế đúng quy định. Việc xử lý phải được thực hiện kịp thời để tránh rủi ro bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ hoặc xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung), với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không xử lý kịp thời sai sót hóa đơn.
Quy trình xử lý hóa đơn đầu vào sai ngày tháng
Việc xử lý được thực hiện theo các bước sau, dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Người mua cần phối hợp chặt chẽ với người bán để lập hóa đơn điều chỉnh, đồng thời cập nhật vào hệ thống kê khai thuế điện tử.
Bước 1: Kiểm tra và xác định sai sót
Người mua kiểm tra hóa đơn điện tử nhận được qua hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm kế toán, xác định cụ thể sai sót về ngày tháng (ví dụ: ngày lập hóa đơn không khớp với ngày giao hàng thực tế). Lập biên bản ghi nhận sai sót nội bộ, ghi rõ thông tin hóa đơn gốc (số hóa đơn, ngày tháng sai, nội dung giao dịch) và ảnh hưởng đến kê khai thuế. Bước này giúp làm cơ sở pháp lý cho việc yêu cầu điều chỉnh, tránh tranh chấp sau này. Thời hạn kiểm tra nên thực hiện ngay khi nhận hóa đơn, không quá 7 ngày làm việc theo khuyến nghị thực tiễn.
Bước 2: Thông báo và yêu cầu người bán điều chỉnh
Người mua gửi thông báo chính thức cho người bán qua email, văn bản hoặc hệ thống hóa đơn điện tử, nêu rõ sai sót về ngày tháng và yêu cầu lập hóa đơn điều chỉnh theo mẫu. Thông báo phải kèm theo biên bản sai sót và chứng từ liên quan (hợp đồng, biên bản giao hàng). Người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận thông báo, ghi rõ "Điều chỉnh hóa đơn số… ngày… sai sót về ngày tháng". Nếu người bán chậm trễ, người mua có thể báo cáo cơ quan thuế để xử lý theo quy định.
Bước 3: Nhận và kiểm tra hóa đơn điều chỉnh
Sau khi người bán lập và gửi hóa đơn điều chỉnh qua hệ thống điện tử, người mua kiểm tra tính hợp lệ (mã số thuế, chữ ký số, nội dung điều chỉnh chỉ tập trung vào ngày tháng, không thay đổi giá trị giao dịch). Hóa đơn điều chỉnh phải có cùng số hóa đơn gốc nhưng ngày lập mới, và người mua ký xác nhận nhận trên hệ thống. Nếu hóa đơn điều chỉnh vẫn sai, lặp lại bước 2. Bước này đảm bảo hóa đơn được cơ quan thuế chấp nhận khi kê khai.
Bước 4: Kê khai và hạch toán điều chỉnh
Người mua cập nhật hóa đơn điều chỉnh vào tờ khai thuế GTGT kỳ phát sinh sai sót điều chỉnh giảm hoặc tăng khấu trừ thuế nếu ngày tháng ảnh hưởng đến kỳ kê khai. Lưu trữ hóa đơn gốc và điều chỉnh trong hồ sơ kế toán ít nhất 10 năm theo Luật Kế toán 2015. Nếu sai sót dẫn đến kê khai sai, nộp bổ sung tờ khai và tính tiền chậm nộp theo mức 0,03%/ngày trên số thuế chậm theo Luật Quản lý thuế 2019.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Biên bản ghi nhận sai sót về ngày tháng (lập nội bộ hoặc liên ngành).
- Thông báo yêu cầu điều chỉnh gửi người bán (bản sao có xác nhận).
- Hóa đơn điện tử gốc và hóa đơn điều chỉnh (file XML và PDF).
- Chứng từ liên quan: Hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ.
- Tờ khai thuế GTGT điều chỉnh (nếu cần nộp bổ sung).
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình xử lý hóa đơn sai ngày tháng giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị loại trừ khấu trừ thuế GTGT, giảm thiểu phạt hành chính và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính. Đồng thời, nâng cao hiệu quả kê khai thuế điện tử theo định hướng số hóa của Nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận