Anh chị ơi, quyết định mới không dùng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân giấy nữa thì đang dùng có phải làm thủ tục hủy gì không hay tự hủy thôi ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, tất cả các loại hóa đơn, chứng từ, bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bắt buộc phải chuyển sang hình thức điện tử. Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định này, quy định chi tiết về việc lập, sử dụng và xử lý hóa đơn điện tử, trong đó bao gồm cả việc hủy chứng từ.

Đối với chứng từ khấu trừ thuế TNCN dạng giấy được lập trước ngày 01/7/2022, việc hủy vẫn được áp dụng theo quy định chuyển tiếp tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đảm bảo tính liên tục và tuân thủ pháp luật thuế hiện hành.

Điều kiện hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy

Việc hủy chứng từ chỉ được thực hiện khi chứng từ đó bị hỏng, mất mát, sai sót thông tin hoặc không còn giá trị sử dụng, nhưng phải đảm bảo không ảnh hưởng đến quyền lợi khấu trừ thuế của cá nhân. Theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, chứng từ giấy hợp lệ trước ngày 01/7/2022 vẫn có hiệu lực đến hết thời hạn kê khai thuế liên quan, trừ trường hợp cần hủy do quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc phát hiện vi phạm.

Người nộp thuế phải chứng minh được lý do hủy hợp lý, tránh lạm dụng dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi hủy chứng từ không đúng quy định.

Quy trình hủy chứng từ

Quy trình hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy tuân thủ quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, kết hợp với hướng dẫn chuyển tiếp cho chứng từ giấy. Quy trình được thực hiện theo các bước sau để đảm bảo tính minh bạch và báo cáo kịp thời với cơ quan thuế.

Bước 1: Lập biên bản hủy chứng từ

Đơn vị chi trả thu nhập (người sử dụng lao động) lập biên bản hủy, ghi rõ lý do hủy (hỏng, sai sót hoặc mất mát), số lượng chứng từ, thông tin cá nhân liên quan và chữ ký của các bên chứng kiến. Biên bản phải được lập ngay khi phát hiện sự cố, tối đa trong vòng 3 ngày làm việc, và lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc này giúp tránh tranh chấp và làm cơ sở kê khai điều chỉnh thuế TNCN.

Bước 2: Thông báo hủy với cơ quan thuế

Trong vòng 3 ngày kể từ ngày lập biên bản, đơn vị gửi thông báo hủy đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp qua hệ thống hóa đơn điện tử (iHTKK hoặc eTax) hoặc văn bản giấy nếu chưa chuyển đổi đầy đủ. Thông báo phải đính kèm biên bản hủy và danh sách chứng từ cụ thể, theo mẫu tại Thông tư 32/2025/TT-BTC. Nếu chứng từ liên quan đến quyết định mới của cơ quan thuế (như kiểm tra sai sót), cần bổ sung quyết định đó để làm cơ sở pháp lý.

Bước 3: Xử lý chứng từ thay thế và kê khai điều chỉnh

Sau khi hủy, đơn vị lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới dưới dạng điện tử theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC và gửi cho cá nhân trong vòng 10 ngày. Đồng thời, kê khai điều chỉnh trong tờ khai thuế TNCN quý/năm tại hệ thống thuế điện tử, đảm bảo tổng số thuế khấu trừ không thay đổi. Nếu cá nhân đã sử dụng chứng từ cũ để quyết toán thuế, phải nộp bổ sung hồ sơ điều chỉnh theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Hồ sơ cần chuẩn bị

• Biên bản hủy chứng từ (bản gốc, có chữ ký xác nhận).
• Thông báo hủy gửi cơ quan thuế (theo mẫu quy định).
• Danh sách chi tiết chứng từ bị hủy (số lượng, mã số, thông tin cá nhân).
• Quyết định mới của cơ quan thuế (nếu hủy theo chỉ đạo kiểm tra hoặc thanh tra).
• Chứng từ điện tử thay thế (nếu áp dụng).

Việc tuân thủ quy trình hủy giúp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế cho cá nhân và giảm thiểu phạt hành chính lên đến 50.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Đồng thời, chuyển đổi sang chứng từ điện tử mang lại lợi ích về tính minh bạch, tiết kiệm chi phí lưu trữ và dễ dàng tra cứu.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.